IATF - Auditorias remotas na indústria automotiva

CONTEÚDO

• IATF e auditorias remotas
• Realização de auditorias remotas
• A auditoria do IATF - Opções de implementação
• Competência de auditores para auditorias remotas do IATF
• Vantagens das auditorias remotas
• Requisitos para a tecnologia de comunicação utilizada
• As especificações no setor automotivo
• Conclusão - Realização de auditorias do IATF remotamente

As auditorias remotas, ou seja, auditorias realizadas remotamente para a avaliação e certificação de sistemas de gestão, ganharam forte aceitação desde o início da pandemia de Covid 19, no início de 2020. Isto foi mais uma vez confirmado por uma pesquisa de clientes DQS. Afinal, mesmo em tempos que tornam quase impossível uma auditoria normal no local em uma empresa, os certificados devem ser mantidos e auditorias programadas devem ser realizadas. Mesmo antes da pandemia, este método de auditoria foi aplicado com sucesso sem a presença física do auditor. Isto porque a diretriz internacionalmente válida para auditoria de sistemas de gestão, ISO 19011:2018, também prevê explicitamente a auditoria remota como uma alternativa à auditoria presencial em muitas áreas há bastante tempo.

IATF e auditorias remotas

Aos utilizadores da norma internacional automotiva IATF 16949 foi negado este método de auditoria alternativo até cerca de seis meses atrás. Em Outubro de 2020, contudo, a International Automotive Task Force (IATF) adaptou-se às circunstâncias atuais, pelo menos temporariamente, e criou condições adequadas para a realização de auditorias remotas para a IATF 16949, bem como com as "Medidas Pandemia do Coronavírus (COVID-19) - Revisão 5". No entanto, as possibilidades de auditoria remota são limitadas em comparação com as normas do sistema de gestão ISO, como a ISO 9001 (gestão da qualidade) ou a ISO 27001 (segurança da informação).

Isto porque uma condição essencial para realizar uma auditoria remota da IATF é que não é possível realizar uma auditoria no local por razões que se pode demonstrar estarem diretamente relacionadas com a pandemia da COVID-19. Apenas neste caso, organismos de certificação como a DQS estão autorizados a realizar auditorias remotas de acordo com as especificações da IATF. O pano de fundo é que a possibilidade de auditorias remotas evita que o prazo planejado ou permitido seja excedido.

Existem também regulamentações especiais no setor automotivo para instalações de produção que são desligadas devido a uma pandemia no momento de uma auditoria planejada da IATF ou que não estão produzindo nenhuma peça. Neste caso, contudo, o organismo de certificação deve obter informações adequadas do cliente para avaliar as circunstâncias e, se necessário, acordar uma nova data posterior para a auditoria da IATF. A IATF deve ser notificada da renúncia da auditoria inicialmente prevista.

Realização de auditorias remotas

A aplicação de auditorias remotas é possível para a norma automotiva IATF 16949 da seguinte forma, para

• Locais de produção
• Incluir locais de produção ampliados
• Locais de suporte remoto

As auditorias remotas do IATF são permitidas para os seguintes tipos de auditoria:

• Auditorias iniciais de certificação (1ª e 2ª fase). Se a auditoria de 2ª fase for realizada remotamente, a validade do certificado não pode exceder doze meses, e o certificado expira um dia antes. A auditoria subsequente é então considerada uma auditoria de recertificação.
• Auditorias de manutenção
• Auditorias de recertificação
• Auditorias de transferência
• Auditorias por razões especiais, as chamadas auditorias especiais

O organismo de certificação deve aplicar os seguintes princípios para a Auditoria Remota do IATF:

• IAF ID 12 - Princípios para Avaliações Remotas
• IAF MD 4 - Documento obrigatório sobre a utilização das tecnologias de informação e comunicação (TIC) para fins de auditoria e avaliação.
• Anexo A de "Medidas Pandemia do Coronavírus (COVID-19) - Revisão 5" - Requisitos para Auditorias Remotas do IATF

A auditoria do IATF - Opções de implementação

• 100% no local
• Parcialmente remoto (auditoria à distância) e parcialmente no local
• 100% remoto

Ao determinar o número de dias de auditoria, deve-se levar em conta o tempo e o esforço adicional necessários para a auditoria remota. No livro "Measures Coronavirus Pandemic", a IATF aponta que mesmo a IATF 16949 auditorias remotas e seu planejamento podem ser observadas ("testemunhadas") se necessário, por exemplo para determinar se a tecnologia utilizada está em conformidade com os regulamentos ou se a abordagem do respectivo auditor está em conformidade. No entanto, esta observação no sentido de uma auditoria testemunhal não pode ser rejeitada

Competência de auditores para auditorias remotas do IATF

Outros elementos importantes de uma auditoria remota são competência e habilidades suficientes de todas as partes envolvidas em uma auditoria remota. Tanto os auditores como os clientes devem ser capazes de operar a infra-estrutura eletrônica de tal forma que os resultados desejados possam ser alcançados. E deve ser assegurado que os resultados da auditoria sejam também significativos e objetivos.

Os auditores que realizam uma auditoria remota da IATF já devem, portanto, estar familiarizados com a empresa em questão e com a atmosfera prevalecente na mesma, por exemplo, a partir de uma auditoria automotiva no local. Além disso, os auditores devem ter uma vasta experiência e uma rotina de auditoria remota, uma vez que a auditoria remota requer técnicas de questionamento diferentes em alguns casos do que é normal para uma auditoria no local.

Nossa última pesquisa com clientes sobre este tópico mostra o seguinte resultado em relação aos auditores DQS:

Outros aspectos essenciais e requisitos especiais podem ser resumidos como se segue:

• Não há um caso de conflito nem um evento avaliado criticamente (não-conformidade).
• O número de participantes de uma auditoria remota da IATF deve ser limitado.
• As "sessões" individuais devem ser programadas para um máximo de duas horas, seguidas de um intervalo. Este procedimento é necessário, pois de outra forma a concentração sofre em situações por vezes desconhecidas. Portanto, deve ser planejado um pouco mais de tempo para o planejamento de uma auditoria remota em comparação com uma auditoria convencional da IATF no local.

Vantagens das auditorias remotas

• Redução significativa do tempo de viagem
• Os locais que não podem ser visitados podem ser auditados com esforço justificável
• (quase qualquer número de) Especialistas e auditores de todo o mundo também podem estar envolvidos ao mesmo tempo
• Os riscos pessoais para os auditores e seus colaboradores são minimizados, por exemplo, riscos de saúde e segurança
• Eliminação das restrições de viagem
• O tempo entre a recolha de dados e a análise dos dados pode ser minimizado
• Muita flexibilidade em caso de interrupções, por exemplo, disponibilidade de auditados
• A redução das emissões de _CO2 contribui para a sustentabilidade

Requisitos para a tecnologia de comunicação utilizada

A tecnologia de informação e comunicação (TIC) utilizada desempenha um papel especial em todas as auditorias realizadas remotamente. O documento IAF MD 4:2018 fornece especificações vinculativas para isso. O documento é publicado pelo IAF (International Accreditation Forum) e regula globalmente os aspectos centrais na utilização das TIC.

Os principais requisitos, que além das auditorias da IATF também afetam todas as outras auditorias para a certificação de normas de sistemas de gestão ISO, são:

• Garantir a segurança e confidencialidade da informação transmitida eletronicamente.
• Acordo sobre a utilização das TIC entre o auditor e o cliente. Isto requer uma relação comercial estabelecida.
• Identificação de riscos e oportunidades por parte do auditor em relação às TIC. Isto envolve, entre outras coisas, a validade e a objetividade das conclusões com antecedência.
• Garantia de que a infra-estrutura eletrônica necessária está instalada.
• Competência e capacidade de todos os envolvidos para operar as TIC de tal forma que os resultados desejados possam ser alcançados.

Isto inclui garantir que os clientes e auditores estejam familiarizados com o hardware e software adequados (tablets, WebCams, hubs WiFi ou ferramentas de TI como WebEx, GoToMeeting, programas de edição de imagens, etc.) e que haja largura de banda suficiente para uma conexão segura e estável.

Outras especificações no setor automotivo

• DIN EN ISO/IEC 17021 - Requisitos para organismos de certificação que auditam e certificam sistemas de gestão para efeitos de avaliação da conformidade
• DIN EN ISO 19011 - Diretriz para a auditoria de sistemas de gestão
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - Documento vinculativo para a determinação dos tempos de auditoria de sistemas de gestão da qualidade e ambiental
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - Documento vinculativo sobre a utilização de técnicas de auditoria assistida por computador (CAAT) na auditoria dos sistemas de gestão por organismos de certificação acreditados
• IATF - Renúncias e medidas globais em resposta ao Pandemia do Coronavírus (COVID 19), Anexo A contém os requisitos para a realização de auditorias remotas para o conjunto de regulamentos da IATF 16949

Conclusão - Realização de auditorias do IATF remotamente

As auditorias remotas tornaram-se parte de uma "nova realidade" em apenas um ano. Hoje, elas são um método de auditoria reconhecido que pode substituir uma auditoria clássica no local, pelo menos em parte, e assim contribuir para a manutenção do certificado. As auditorias remotas podem, portanto, ser um complemento útil às auditorias convencionais no local. Seja durante uma avaliação para alavancar conhecimentos adicionais, em combinação para cobrir de forma rentável vários locais, ou auditando de forma totalmente remota quando apropriado para atender aos requisitos de certificação ou conforme as condições atuais ditarem.

As possibilidades que as auditorias remotas há muito oferecem para as normas ISO também podem ser exploradas (pelo menos temporariamente) para a norma automotiva IATF 16949 desde o outono de 2020. No entanto, apenas em relação a falhas comprovadamente relacionadas com pandemias de auditorias planejadas no local, e se isto colocar em risco a manutenção dos certificados. Além disso, a sua aplicação deve ser sempre cuidadosamente ponderada. Nem todas as situações podem ser adequadamente avaliadas à distância. Portanto, a DQS examina antecipadamente as respectivas circunstâncias na sua empresa, os requisitos por parte das autoridades e da acreditação, bem como os riscos associados à implementação.

Ao realizar auditorias remotas, devem ser observados requisitos especiais que estão estabelecidos nas normas e diretrizes acima mencionadas. Estas especificações centram-se nas tecnologias de informação e comunicação (TIC) utilizadas e na experiência e rotina dos respectivos auditores - dois aspectos que têm a maior influência no sucesso de uma auditoria remota.

Além disso, regras adicionais para o planeamento e realização de auditorias aplicam-se às auditorias remotas da IATF. Dependendo do tipo de auditoria, isto pode também aplicar-se à duração dos certificados emitidos com base em auditorias remotas. Detalhes sobre os requisitos podem ser encontrados no Apêndice A do chamado "Medidas de Pandemia do Coronavírus (COVID-19) - Revisão 5".

Experiência e confiança

O IATF 16949 é considerado como a norma de qualidade internacional na indústria automotiva. Como sucessor da ISO/TS 16949:2009, ela tem sido praticamente o bilhete para esta indústria global desde sua publicação em outubro de 2016. A Especificação Técnica da ISO/TS 16949 foi emitida pela primeira vez em março de 1999. Com nosso reconhecimento pela IATF e aprovação pela VDA-QMC em fevereiro de 2000, a DQS foi um dos primeiros organismos de certificação mundial para esta norma automotiva.

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