Niezapowiedziane audyty IFS
IFS opublikował już doktryny dla kilku standardów, w których ten nowy wymóg został wdrożony. Doktryna jest dokumentem normatywnym, który musi być przestrzegany dodatkowo do wymagań zawartych w standardzie. Dla następujących standardów została opublikowana doktryna wymagająca obowiązkowego stosowania opcji niezapowiedzianego audytu raz na trzy lata:
IFS Food, IFS Logistics & IFS PACsecure.
Od 1 stycznia 2021 r. co najmniej co trzeci audyt certyfikacyjny dla tych standardów musi być niezapowiedziany. Opcja ta jest preferowana w przypadku audytów recertyfikacyjnych, ale może być również stosowana w przypadku pierwszych certyfikacji.
Aby zarejestrować się na niezapowiedziany audyt, firma musi powiadomić swoją jednostkę certyfikującą przynajmniej przed rozpoczęciem okna audytowego (patrz poniżej). Dotyczy to zarówno firm, które mają tę samą jednostkę certyfikującą, jak i firm, które zmieniają jednostkę certyfikującą. Jeśli firma nie powiadomi jednostki certyfikującej przed rozpoczęciem okna czasowego audytu, opcja "Niezapowiedziany" nie może zostać wybrana.
W przypadku IFS Food i IFS PACsecure, w wyjątkowych przypadkach i w porozumieniu z jednostką certyfikującą, okres audytu może zostać przesunięty. Należy jednak pamiętać, że ważność certyfikatu może ulec skróceniu. Ewentualne luki w certyfikacji są rozwiązywane między zakładem a jednostką certyfikującą przed rejestracją.
Jeśli cykl certyfikacji zostanie przerwany w czasie, w którym powinien odbyć się audit niezapowiedziany, następny audit certyfikacyjny (= audit wstępny) musi być niezapowiedziany.
Audyty niezapowiedziane w BRCGS
BRCGS opublikowało również stanowisko, w którym wprowadza obowiązek przeprowadzania auditów niezapowiedzianych dla standardów BRCGS Food Safety Issue 8, BRCGS Packaging Materials Issue 6 oraz BRCGS Storage & Distribution Issue 4. W ciągu trzech lat musi być przeprowadzony przynajmniej jeden niezapowiedziany audit.
Harmonogram
W przypadku audytów dotyczących bezpieczeństwa żywności i materiałów opakowaniowych, rozporządzenie to obowiązuje od 1 lutego 2021 r., a w przypadku zagadnienia 4 dotyczącego magazynowania i dystrybucji od 1 maja 2021 r.
Przepis dotyczy tylko zakładów, które stosują program zapowiedzianych audytów; zakłady, które już stosują program niezapowiedzianych audytów, nie są objęte nowym przepisem.
O tym, czy następny audyt będzie zapowiadany czy niezapowiedziany, jednostka certyfikująca poinformuje po wydaniu certyfikatu. Rozmowa pomiędzy jednostką certyfikującą a zakładem musi odbyć się w ciągu trzech miesięcy od ostatniego auditu.
Niezapowiedziany audit może się odbyć w ciągu czterech miesięcy przed terminem auditu. Dotyczy to również 28 dni przed terminem auditu. Po tym terminie audyt nie odbędzie się, chyba że zaistnieją wyjątkowe okoliczności. Audyty odbywają się tylko w dni powszednie podczas normalnej pracy obiektu, chyba że wcześniej dokonano innych uzgodnień z obiektem.
Strona może zablokować maksymalnie 10 dni, w których audyty nie mogą się odbyć. Obiekty, które są audytowane co sześć miesięcy, mogą zablokować maksymalnie 5 dni. Aby zablokować dzień, musi istnieć uzasadniony powód, taki jak wizyta klienta w związku z zaplanowaną produkcją wstępną z udziałem personelu technicznego i kierownictwa. Nieobecność konkretnego pracownika nie jest powodem dnia wolnego od audytu. Daty i powody muszą być podane do wiadomości jednostki certyfikującej z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem.
Z treścią stanowiska można zapoznać się tutaj. Znajdą w nim Państwo również szczegółowe informacje dotyczące procesu auditu.
Niezapowiedziane audyty FSSC 22000
W tej normie niezapowiedziane audyty były już obowiązkowe co trzy lata. Od wersji 4, przynajmniej jeden z dwóch auditów nadzoru musi być niezapowiedziany. W związku z tym nie należy spodziewać się żadnych zmian w tej normie.