IATF - Zdalne audyty w przemyśle motoryzacyjnym

CONTENT

• IATF i audyty zdalne
• Przeprowadzanie zdalnych audytów
• Audyt IATF - możliwości wdrożenia
• Kompetencje auditora dla zdalnych audytów IATF
• Zalety zdalnych audytów
• Wymagania dotyczące stosowanej technologii komunikacyjnej
• Onne specyfikacje w branży motoryzacyjnej
• Podsumowanie - zdalne przeprowadzanie audytów IATF

Zdalne audyty, czyli audyty przeprowadzane zdalnie w celu oceny i certyfikacji systemów zarządzania, zyskały silną akceptację od czasu rozpoczęcia pandemii Covid 19 na początku 2020 roku. Zostało to po raz kolejny potwierdzone w ankiecie przeprowadzonej wśród klientów DQS. W końcu nawet w czasach, które sprawiają, że normalny audyt na miejscu w firmie jest prawie niemożliwy, certyfikaty muszą być utrzymane i muszą być przeprowadzane zaplanowane audyty. Nawet przed pandemią, ta metoda audytu była z powodzeniem stosowana bez fizycznej obecności audytora. Wynika to z faktu, że obowiązujące na całym świecie wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, ISO 19011:2018, od dłuższego czasu wyraźnie przewidują również zdalny audyt jako alternatywę dla audytów na miejscu w wielu obszarach.

IATF i audyty zdalne

Użytkownicy międzynarodowego standardu motoryzacyjnego IATF 16949 jeszcze około pół roku temu nie mogli korzystać z tej alternatywnej metody audytowania. W październiku 2020 r. Międzynarodowa Motoryzacyjna Grupa Zadaniowa (IATF) dostosowała się jednak, przynajmniej tymczasowo, do aktualnych okoliczności i stworzyła odpowiednie warunki do przeprowadzania zdalnych audytów również dla IATF 16949 za pomocą "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5". Możliwości zdalnego audytu są jednak ograniczone w porównaniu z normami systemów zarządzania ISO, takimi jak ISO 9001 (zarządzanie jakością) czy ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji).

Wynika to z faktu, że istotnym warunkiem przeprowadzenia auditu zdalnego IATF jest brak możliwości przeprowadzenia auditu na miejscu z powodów, które można wykazać jako bezpośrednio związane z pandemią COVID-19. Tylko w tym przypadku jednostki certyfikujące, takie jak DQS, są upoważnione do przeprowadzania zdalnych audytów zgodnie ze specyfikacją IATF. Wynika to z faktu, że możliwość przeprowadzania zdalnych audytów zapobiega przekroczeniu zaplanowanych lub dopuszczalnych ram czasowych.

Również w branży motoryzacyjnej istnieją specjalne regulacje dla zakładów produkcyjnych, które w czasie planowanego auditu IATF są zamknięte z powodu pandemii lub nie produkują części. W takim przypadku jednostka certyfikująca musi jednak uzyskać odpowiednie informacje od klienta w celu oceny okoliczności i w razie potrzeby uzgodnić nowy, późniejszy termin auditu IATF. IATF musi zostać powiadomiona o odstąpieniu od pierwotnie zaplanowanego auditu.

Przeprowadzanie auditów zdalnych

Zastosowanie auditów zdalnych jest możliwe dla standardu motoryzacyjnego IATF 16949 w następujący sposób, dla

• Zakłady produkcyjne
• Włączenie rozszerzonych zakładów produkcyjnych
• Zakłady wsparcia zdalnego

Zdalne audyty IATF są dozwolone dla następujących typów audytów:

• Audyty certyfikacji wstępnej (etap 1 i etap 2). Jeżeli audyt etapu 2 jest przeprowadzany zdalnie, ważność certyfikatu nie może przekroczyć dwunastu miesięcy, a certyfikat wygasa jeden dzień wcześniej. Kolejny audyt jest wówczas traktowany jako audyt recertyfikacyjny.
• Audyty nadzoru
• Audyty recertyfikacyjne
• Audyty transferowe
• Audyty z powodów specjalnych, tzw. audyty specjalne

Jednostka certyfikująca musi stosować następujące zasady dla auditu zdalnego IATF:

• IAF ID 12 - Zasady przeprowadzania zdalnych ocen
• IAF MD 4 - Dokument obowiązkowy dotyczący wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) do celów audytu i oceny.
• Załącznik A do "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" - Wymagania dotyczące zdalnych audytów IATF.

Audyt IATF - możliwości wdrożenia

• 100% na miejscu
• Częściowo zdalny (audyt z odległości) i częściowo na miejscu
• 100% zdalnie

Przy określaniu liczby dni audytowych należy uwzględnić dodatkowy czas i wysiłek wymagany przy audytach zdalnych. W "Measures Coronavirus Pandemic", IATF zwraca uwagę, że nawet IATF 16949 audyty zdalne i ich planowanie mogą być obserwowane ("witnessed") w razie potrzeby, na przykład w celu ustalenia, czy zastosowana technologia jest zgodna z przepisami lub czy podejście danego auditora jest zgodne z przepisami. Nie można jednak odrzucić tej obserwacji w sensie auditu z udziałem świadków.

Kompetencje auditora dla zdalnych audytów IATF

Kolejnymi ważnymi elementami audytu zdalnego są wystarczające kompetencje i umiejętności wszystkich stron biorących udział w audycie zdalnym. Zarówno audytorzy, jak i klienci muszą być w stanie obsługiwać infrastrukturę elektroniczną w taki sposób, aby można było osiągnąć pożądane wyniki. Należy również zadbać o to, aby wyniki audytu były znaczące i obiektywne.

Audytorzy, którzy przeprowadzają audyt IATF zdalnie, powinni zatem znać już daną firmę i panującą w niej atmosferę, na przykład z audytu samochodowego przeprowadzonego na miejscu. Ponadto, audytorzy muszą mieć duże doświadczenie i rutynę zdalnego audytu, ponieważ zdalny audyt wymaga w niektórych przypadkach innych technik zadawania pytań niż te, które są normalne dla audytu na miejscu.

Nasza ostatnia ankieta przeprowadzona wśród klientów na ten temat pokazuje następujący wynik w odniesieniu do audytorów DQS:

Dalsze istotne aspekty i specjalne wymagania można podsumować w następujący sposób:

• Nie ma ani przypadku konfliktu, ani krytycznie ocenianego zdarzenia (niezgodności).
• Liczba uczestników w zdalnym audycie IATF powinna być ograniczona.
• Poszczególne "sesje" powinny być zaplanowane na maksymalnie dwie godziny, po których następuje przerwa. Procedura ta jest konieczna, ponieważ w przeciwnym razie w nieznanej czasami sytuacji cierpi koncentracja. Dlatego też na planowanie auditu zdalnego należy zaplanować nieco więcej czasu w porównaniu do konwencjonalnego auditu IATF na miejscu.

Zalety audytów zdalnych

• Znacząca redukcja czasu podróży
• Miejsca, które nie mogą być odwiedzone, mogą być auditowane przy uzasadnionym wysiłku
• (prawie dowolna liczba) W tym samym czasie mogą być zaangażowani specjaliści i eksperci z całego świata
• Zminimalizowanie ryzyka osobistego dla audytorów i ich pracowników, np. ryzyka związanego z bezpieczeństwem i higieną pracy
• Eliminacja ograniczeń w podróży
• Minimalizacja czasu pomiędzy zbieraniem danych a ich analizą
• Duża elastyczność w przypadku zakłóceń, na przykład dostępność audytowanych.
• Zmniejszona emisja_CO2 przyczynia się do zrównoważonego rozwoju

Wymagania dotyczące stosowanej technologii komunikacyjnej

Stosowana technologia informacyjno-komunikacyjna (ICT) odgrywa szczególną rolę we wszystkich audytach przeprowadzanych zdalnie. Dokument IAF MD 4:2018 zawiera wiążące specyfikacje w tym zakresie. Dokument ten jest publikowany przez IAF (International Accreditation Forum) i reguluje globalnie centralne aspekty w zakresie stosowania ICT.

Kluczowe wymagania, które oprócz audytów IATF wpływają również na wszystkie inne audyty w zakresie certyfikacji norm systemów zarządzania ISO, to:

• Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji przekazywanych elektronicznie.
• Porozumienie w sprawie wykorzystania ICT pomiędzy audytorem a klientem. Wymaga to nawiązania relacji biznesowych.
• Identyfikacja ryzyk i szans przez audytora w odniesieniu do ICT. Dotyczy to między innymi ważności i obiektywności ustaleń z wyprzedzeniem.
• Zapewnienie, że istnieje niezbędna infrastruktura elektroniczna.
• Kompetencje i zdolność wszystkich zaangażowanych osób do obsługi ICT w taki sposób, aby można było osiągnąć pożądane wyniki.

Obejmuje to zapewnienie, że klienci i audytorzy są zaznajomieni z odpowiednim sprzętem i oprogramowaniem (tablety, kamery internetowe, węzły WiFi lub narzędzia informatyczne, takie jak WebEx, GoToMeeting, programy do edycji obrazu itp.) oraz że dostępna jest wystarczająca przepustowość dla bezpiecznego, stabilnego połączenia.

Inne specyfikacje w sektorze motoryzacyjnym

• DIN EN ISO/IEC 17021 - Wymagania dla jednostek certyfikujących, które audytują i certyfikują systemy zarządzania dla celów oceny zgodności
• DIN EN ISO 19011 - Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - dokument wiążący do określania czasu audytu dla audytowania systemów zarządzania jakością i środowiskiem
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - dokument wiążący dotyczący stosowania technik auditu wspomaganego komputerowo (CAAT) w auditowaniu systemów zarządzania przez akredytowane jednostki certyfikujące
• IATF - Globalne zwolnienia i środki w odpowiedzi na pandemię koronawirusa COVID 19, załącznik A zawiera wymagania dotyczące przeprowadzania zdalnych auditów dla zbioru przepisów IATF 16949

Wnioski - Przeprowadzanie auditów IATF na odległość

Zdalne audyty stały się częścią "nowej rzeczywistości" w ciągu zaledwie jednego roku. Dzisiaj są one uznaną metodą auditowania, która może przynajmniej częściowo zastąpić klasyczny audit na miejscu i w ten sposób przyczynić się do utrzymania certyfikatu. Zdalne audyty mogą być zatem użytecznym uzupełnieniem konwencjonalnych audytów na miejscu. Czy to podczas oceny w celu wykorzystania dodatkowej wiedzy specjalistycznej, w połączeniu w celu efektywnego kosztowo objęcia wielu lokalizacji, czy też przeprowadzając audyty całkowicie zdalnie, gdy jest to konieczne do spełnienia wymagań certyfikacyjnych lub gdy dyktują to aktualne warunki.

Możliwości, jakie od dawna oferują zdalne audyty dla norm ISO, mogą być również wykorzystane (przynajmniej tymczasowo) dla normy motoryzacyjnej IATF 16949 od jesieni 2020 roku. Jednak tylko w odniesieniu do ewidentnie pandemicznych niepowodzeń planowanych audytów na miejscu i jeśli zagraża to utrzymaniu certyfikatów. Ponadto, ich zastosowanie musi być zawsze starannie wyważone. Nie każda sytuacja może być odpowiednio oceniona na odległość. Dlatego też DQS bada z wyprzedzeniem okoliczności w Państwa firmie, wymagania ze strony akredytacji i władz, jak również ryzyko związane z wdrożeniem.

Podczas przeprowadzania zdalnych audytów muszą być przestrzegane specjalne wymagania, które są określone w wyżej wymienionych standardach i wytycznych. Specyfikacje te koncentrują się na wykorzystywanej technologii informacyjnej i komunikacyjnej (ICT) oraz doświadczeniu i rutynie odpowiednich audytorów - dwóch aspektach, które mają największy wpływ na powodzenie zdalnego audytu.

Ponadto, dodatkowe zasady dotyczące planowania i przeprowadzania auditów mają zastosowanie do zdalnych auditów IATF. W zależności od rodzaju auditu, może to również dotyczyć okresu ważności certyfikatów wydanych na podstawie auditów zdalnych. Szczegóły dotyczące wymagań znajdują się w Załączniku A do tzw. "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5".

Doświadczenie i zaufanie

IATF 16949 jest uznawany za międzynarodowy standard jakości w przemyśle motoryzacyjnym. Jako następca ISO/TS 16949:2009, od momentu opublikowania w październiku 2016 roku, jest praktycznie biletem wstępu dla tej globalnej branży. Specyfikacja techniczna ISO/TS 16949 została wydana po raz pierwszy w marcu 1999 roku. Dzięki naszemu uznaniu przez IATF i zatwierdzeniu przez VDA-QMC w lutym 2000 roku, DQS był wśród pierwszych jednostek certyfikujących na świecie dla tego standardu motoryzacyjnego.

Nasze teksty i białe księgi są pisane wyłącznie przez naszych ekspertów ds. norm lub audytorów z wieloletnim doświadczeniem. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące treści tekstów, naszych audytów i certyfikacji autorów, prosimy o kontakt.