Bez względu na to, ile audytów już przeprowadziłeś, pierwszy audyt zdalny z pewnością będzie wyzwaniem. Kluczem do sukcesu jest dobre przygotowanie. W tym artykule przedstawimy kilka cennych wskazówek, które pomogą Ci się do tego przygotować.

To jest piąta część siedmioczęściowej serii artykułów na temat zdalnych audytów:

Przeprowadzenie audytu zdalnego wymaga gruntownego przygotowania - nawet bardziej gruntownego niż w przypadku audytu na miejscu. Audytor określi, kto, kiedy i jakimi kanałami ma uczestniczyć w audycie. Na początku brzmi to podobnie do tradycyjnego harmonogramu audytu, jednak w trakcie audytu zdalnego wprowadzenie jakichkolwiek zmian staje się prawie niemożliwe: Zmiana terminu spotkania z uczestnikami znajdującymi się w różnych miejscach może szybko doprowadzić do chaosu.

Kolejnym kłopotliwym błędem, którego należy unikać, jest nieporozumienie dotyczące stref czasowych. W przypadku audytów przeprowadzanych na miejscu, nie było powodu, aby w planie audytu określać strefę czasową - zawsze była to strefa czasowa danej lokalizacji. Jednak gdy uczestnicy konferencji internetowej znajdują się na różnych kontynentach, mały błąd może mieć poważne konsekwencje.

Jeśli chodzi o czas trwania audytu zdalnego, to z doświadczenia możemy powiedzieć, że audyt zdalny nie powinien być krótszy niż audyt na miejscu. Wręcz przeciwnie, istnieją dobre powody, aby zaplanować dłuższy czas trwania audytu, zwłaszcza jeśli jest to pierwszy audyt zdalny.

  • Problemy techniczne (np. problemy z łącznością) mogą spowodować opóźnienie. Wskazane jest, aby przewidzieć i zaplanować dodatkowy czas na zrekompensowanie przestojów
  • Audytorzy będą potrzebowali więcej czasu na przetwarzanie informacji na ekranie niż gdyby byli na miejscu.
  • Uczestnicy będą potrzebowali częstych przerw, ponieważ konferencje internetowe są bardziej stresujące niż spotkania twarzą w twarz

Właśnie dlatego, że konferencje internetowe mogą być wyczerpujące, zaleca się zorganizowanie kilku krótszych sesji i rozłożenie ich na kilka dni, a nie planowanie jednego bardzo intensywnego dnia.

Problemy z łącznością i jakością dźwięku są powszechne w przypadku konferencji internetowych. Nigdy nie da się ich całkowicie wyeliminować - ale bardzo pomocne jest wcześniejsze przetestowanie połączenia i upewnienie się, że wszyscy uczestnicy audytu znają wymagany sprzęt i oprogramowanie. Jednostka audytowana musi także zapewnić wszystkim uczestnikom ciche środowisko, aby uniknąć zakłóceń i hałasu w tle.

Przed przeprowadzeniem audytu należy również ustalić, czy sesje muszą być nagrywane. Chociaż nagrywanie sesji może być przydatne do udokumentowania audytu, należy wziąć pod uwagę kwestie związane z bezpieczeństwem danych i prywatnością. Potrzebna jest nie tylko zgoda wszystkich uczestników, ale także omówienie aspektu bezpieczeństwa oraz określenie warunków przechowywania i usuwania danych (zob. część 4 i część 7). Starając się o zgodę, należy pamiętać o określeniu, czy nagrywany będzie dźwięk, obraz czy oba rodzaje materiałów. Jeśli dokumentacja wyników ma się opierać na nagraniach, należy upewnić się, że istnieje możliwość ustalenia, kto co powiedział.

Pamiętaj jednak, że jeśli Ty i audytowany zdecydujecie, że sesje nie mogą być nagrywane, nadal technicznie możliwe (ale niedozwolone!) jest robienie zrzutów ekranu lub nagrywanie sesji w inny sposób. Oczywiste jest, że stanowiłoby to poważne naruszenie poufności i uczciwości zawodowej. Audyt zdalny wymaga więc pewnego poziomu zaufania między audytorem a audytowanym.

Po przygotowaniach przychodzi czas na właściwy audyt. Więcej na ten temat można przeczytać wczęści szóstej - wskazówki dotyczące przeprowadzania audytów zdalnych.

Autor
Dr Thijs Willaert

Dr Thijs Willaert jest globalnym dyrektorem ds. usług zrównoważonego rozwoju. W tej roli jest odpowiedzialny za całe portfolio usług ESG firmy DQS. Jego obszary zainteresowań obejmują zrównoważone zamówienia, należytą staranność w zakresie praw człowieka i audyty ESG.

Loading...