Zintegrowany system zarządzania

Zintegrowany System Zarządzania ─ co to jest?


W zasadzie każda firma posiada system zarządzania, ponieważ każda firma zarządza sobą. Pytanie, czy jest to zintegrowany system zarządzania, który uwzględnia wymagania z różnych obszarów, czy rzeczywiście jest to system oparty na normie (na przykład ISO 9001), czy też są to po prostu tradycyjne pasma działań, które firma wykorzystuje do zorganizowania się.


SPIS TREŚCI

  • Zintegrowany system zarządzania: Tworzenie synergii z różnorodności
  • Jakie są wymagania?
  • Kiedy wzrasta złożoność
  • Jaki jest cel zintegrowanego systemu zarządzania?
  • Co jest podstawą zintegrowanego systemu zarządzania?
  • Jak struktura wysokiego poziomu może pomóc w zintegrowanym systemie zarządzania?
  • Jakie są różne drogi do integracji?
  • Zalety zintegrowanego systemu zarządzania - wnioski
  • Po prostu wykorzystanie jakości.

Zintegrowany system zarządzania: Tworzenie synergii z różnorodności


W przypadku zintegrowanego systemu zarządzania (IMS) mnogość systemów zarządzania, którymi muszą dziś zarządzać przedsiębiorstwa, jest w miarę możliwości łączona i integrowana, tak aby tarcia były jak najmniejsze, a synergia optymalnie wykorzystana.
Oznacza to, że metody i instrumenty służące spełnianiu wymagań z różnych obszarów są łączone w jednolitą strukturę. Służy to ładowi korporacyjnemu (zarządzaniu i monitorowaniu organizacji) i jest wspierane przez podejście oparte na ryzyku.
Podstawowa struktura nowoczesnych norm systemów zarządzania, tzw. High Level Structure (HLS), została wprowadzona przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) w 2012 roku. Dyrektywa ISO/IEC będąca jej podstawą została zrewidowana przez ISO w maju 2021 r., co oznaczało również, że HLS przeszła rewizję z różnymi wyjaśnieniami, uzupełnieniami, ale również usunięciami. Od tego czasu High Level Structure nosi obecnie nazwę "Harmonized Structure" (HS). Struktura ta zacznie jednak obowiązywać dopiero przy kolejnej rewizji odpowiedniej normy ISO.

Jakie są wymagania?

Wiele systemów zarządzania skupia się na konkretnych wymaganiach:               

  • Jakość np. ISO 9001
  • Ochrona środowiska, np. ISO 14001
  • Energia, np. ISO 50001
  • Zdrowie i bezpieczeństwo pracy, np. ISO 45001, SCC
  • Bezpieczeństwo informacji, np. ISO 27001
  • Zarządzanie kryzysowe lub awaryjne, np. ISO 22301
  • Zarządzanie ryzykiem, np. ISO 31000
  • CSR / Społeczna Odpowiedzialność Biznesu, np. SA8000
  • Różne inne systemy, np. zdrowie, urządzenia medyczne, zapobieganie paszom lub wybuchom

Firmy mają więc do czynienia z mnogością obszarów tematycznych, które mogą normatywnie uporządkować. Dodatkowo w różnych branżach obowiązują specjalne regulacje, takie jak IATF 16949 (przemysł motoryzacyjny) czy EN/AS 9100 (lotnictwo). Te najczęściej pogłębiają wymagania normy ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością i konkretyzują je w kontekście zastosowania.

Gdy rośnie złożoność


Z badań przeprowadzonych przez "Harvard Business Manager" wynika, że stopień złożoności, czyli liczba systemowych wymagań, które firma musi spełnić w biznesie, wzrósł od 1955 roku ponad sześciokrotnie. Kontrastuje to ze stopniem złożoności organizacyjnej w firmie, czyli liczbą różnych procesów, interfejsów, instrukcji, dokumentów i decyzji, która wzrosła 35-krotnie. To pokazuje, że coraz więcej się dodaje, ale nic się nie eliminuje.

HLS - Szanse dla zintegrowanego systemu zarządzania

  • 10 powodów dla IMS
  • Porównanie wymagań "wielkiej piątki": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 i ISO 27001

Rita Kagerer, ekspert ds. zintegrowanych systemów zarządzania
Pobierz teraz bezpłatnie

Poziom złożoności organizacyjnej spowalnia produktywność pracowników, a także przychody. Dlatego ważne jest, aby firmy zastanowiły się, jak integrować tematy i budować obszary zarządzania w sposób modułowy, aby rozszerzać obszary tematyczne bez zbytniego wewnętrznego wysiłku administracyjnego i bez dalszego zwiększania złożoności procesów. W idealnym przypadku eliminuje to konieczność tworzenia dokumentów i pozwala na zastosowanie jednolitego systemu dla różnych obszarów tematycznych.

Jaki jest cel zintegrowanego systemu zarządzania?


Celem ZSZ musi być rozwiązywanie konfliktów, koordynacja celów i zapewnienie jasnych, najlepiej kwalifikowanych specyfikacji.
Jednak różne systemy zarządzania mają różne wymagania do spełnienia. W związku z tym mogą pojawić się konflikty celów, które muszą być brane pod uwagę.
W tym momencie organizacje muszą zdecydować, który cel ma priorytet i w razie potrzeby pozwolić, aby inny cel zajął miejsce z tyłu. Na przykład rozwiązania, które miałyby sens z perspektywy efektywnego projektowania procesów, musiałyby ustąpić miejsca optymalnej organizacji bezpieczeństwa i higieny pracy. W tym przypadku firmy muszą podejmować decyzje indywidualnie, również z myślą o certyfikacji systemów zarządzania.

Co jest podstawą zintegrowanego systemu zarządzania?


Dla solidnych podstaw potrzebny jest jednolity system zarządzania procesami.
Narzędzia pracy i formy dokumentacji muszą być ujednolicone. Pomocny w realizacji jest wspólny kokpit środków, do którego wpływają różne środki wynikające z ustanowienia i funkcjonowania zintegrowanego systemu zarządzania i poprzez który można kontrolować i śledzić zadania. Na tym solidnym fundamencie tworzone i integrowane są następnie procesy specjalistyczne.

Jak Struktura Wysokiego Poziomu może pomóc w Zintegrowanym Systemie Zarządzania?


High Level Structure (HLS) jest pomocnym narzędziem dla firm, które chcą budować swoje systemy na zasadzie modułowej. Dzieje się tak dlatego, że ta nadrzędna struktura podstawowa zapewnia, że struktury systemów zarządzania odpowiadają sobie w swoich wymaganiach normatywnych i dlatego mogą być łatwiej zintegrowane.
W rewizjach norm ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 i ISO 45001:2018 zmieniono strukturę sekcji i część terminologii, aby poprawić dostosowanie do innych norm dotyczących systemów zarządzania. W ten sposób wszystkie główne normy ISO dotyczące systemów zarządzania podlegają wspólnej strukturze podstawowej. W przyszłości również inne normy będą się dostosowywać do tej struktury.
Przede wszystkim oznacza to, że procesy firmowe mogą być dostosowane do nowych lub zmienionych warunków zgodnie z wymaganiami. I to bez nadmiernego obciążania struktur podstawowych w firmie redundancjami i niespójnościami. Procesy mogą być łatwo rozszerzone, jeśli konieczne jest uwzględnienie nowych standardów.
Przy tworzeniu ZSZ ważne jest, aby postawić się w sytuacji pracownika. W związku z tym należy stosować pojęcia i procesy z codziennej pracy pracowników.

Jakie są różne drogi do integracji?


Faza planowania: Dobry przegląd


W fazie planowania warto zaangażować zewnętrzną firmę doradczą, aby uwzględnić doświadczenia z projektów integracyjnych w innych przedsiębiorstwach. Następnie wszystkie dokumenty i wymagania są wyłożone na stół, aby móc stworzyć analizę wymagań i interakcji. Na jej podstawie stawia się diagnozę, gdzie np. warto przeprowadzić integrację jako pierwszy krok.


Faza tworzenia: Wyznaczanie kierunku ─ zabezpieczanie korzyści


W fazie tworzenia zintegrowanego systemu zarządzania duże znaczenie ma zaangażowanie zainteresowanych stron, takich jak klienci wewnętrzni i zewnętrzni. Podczas projektowania procesu istotne jest zaangażowanie pracowników, ponieważ są oni centralnym zasobem, który później będzie musiał pracować ze specyfikacjami. Kolejnym krokiem jest podstawowa integracja kontroli dokumentów, audytów wewnętrznych, polityki, celów i kluczowych wskaźników wydajności, jak również zarządzanie działaniami wyższego rzędu. Następnie należy objąć różne obszary tematyczne w dziedzinie zasobów ludzkich, zintegrować procesy operacyjne oraz zaangażować łańcuch dostaw i dostawców i określić dla nich wymagania.

Faza doskonalenia: Łączenie informacji


W fazie doskonalenia organizacja mierzy wyniki, których metryki wcześniej zdefiniowała, z perspektywy zainteresowanych stron. Ważny jest monitoring poprzez audyty wewnętrzne i zewnętrzne. Istotny jest również przegląd zarządzania, gdzie samo kierownictwo może wystawić ocenę. Można to zrobić np. poprzez rozłożone w ciągu roku oceny zarządzania na małą skalę. W trakcie fazy doskonalenia organizacja decyduje, czy i jakie dalsze systemy będzie integrować oraz dla jakich systemów zarządzania będzie starać się o certyfikację lub ją kontynuować.

Korzyści wynikające ze zintegrowanego systemu zarządzania ─ Wnioski


Zintegrowany system zarządzania (ZSZ) posiada krajobraz procesów, który obejmuje wszystkie tematy istotne dla przedsiębiorstwa. Dlatego system powinien być budowany krok po kroku. Przedsiębiorstwo musi zdecydować, które obszary i standardy powinny być zintegrowane w pierwszej kolejności, a które powinny obejmować dalsze etapy rozbudowy. W przeciwnym razie integracja przytłoczy organizację i jej pracowników.


Wsparcie najwyższego kierownictwa jest w tym procesie kluczowe. Każdy w organizacji musi być świadomy, że zintegrowany system zarządzania nie jest podręcznikiem, który leży w szafie. Jest to raczej narzędzie codziennej pracy, które - jeśli jest używane prawidłowo - ułatwia pracę wszystkim.
I które daje wszystkim zaangażowanym pewność, że istotne wymagania klientów, władz i innych kluczowych stron są odpowiednio uwzględniane.


Czy mają Państwo pytania?
Skontaktuj się z nami!
Bez zobowiązań i bezpłatnie.

Simply leveraging Quality.

Od momentu założenia w 1985 roku jako pierwszy niemiecki certyfikator systemów zarządzania, DQS jest zaangażowany w trwały sukces swoich klientów. Poprzez audyty wartościujące i koncepcje zorientowane na klienta towarzyszymy organizacjom w drodze do doskonałości biznesowej.
Szczególnie połączone, jednoczesne audytowanie w pełni zintegrowanych systemów zarządzania oferuje wiele możliwości, ponieważ ocena przekrojowa pozwala na wykorzystanie synergii, a jednocześnie na zidentyfikowanie interakcji, ale także sprzeczności pomiędzy różnymi tematami. Aby zwiększyć korzyści dla naszych klientów posiadających zintegrowane systemy zarządzania, przy wyborze i szkoleniu naszych auditorów skupiamy się na ich wielorakich kwalifikacjach: Audytorzy DQS obejmują średnio co najmniej trzy zestawy przepisów. Proszę nam wierzyć na słowo. Cieszymy się na rozmowę z Państwem.

 

 

Pokaż więcej
Pokaż mniej

Zalety, wprowadzenie i definicja zintegrowanego systemu zarządzania

Zalety, wprowadzenie i definicja zintegrowanego systemu zarządzania

whitepaper-dqs-mann-liest-auf-einem-ipad
Loading...

Budowa zintegrowanego systemu zarządzania z wykorzystaniem struktury wysokiego poziomu (HLS)

Struktura wysokopoziomowa

Struktura wysokiego poziomu

Blog
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Co to jest struktura wysokiego poziomu?

Bezpieczeństwo i Higiena Pracy w zintegrowanym systemie zarządzania

Bezpieczeństwo i Higiena Pracy w zintegrowanym systemie zarządzania

Blog
Medizinprodukte-EU-Anpassungsgesetz
Loading...

Wydłużenie okresów przejściowych dla norm ISO

Blog
arbeitsschutz-header-blog-dqs-arbeitshelme haengen an spind
Loading...

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz zgodność z przepisami: wypełnianie luk

Zarządzanie energią w zintegrowanym systemie zarządzania

Zarządzanie energią w zintegrowanym systemie zarządzania

whitepaper-dqs-mann-liest-auf-einem-ipad
Loading...

ISO 50001 Zarządzanie energią - systematycznie

Blog
Medizinprodukte-EU-Anpassungsgesetz
Loading...

Wydłużenie okresów przejściowych dla norm ISO

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania

Blog
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

ZEISS i DQS - 20 lat najlepszej współpracy

Blog
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Dalszy rozwój zintegrowanego systemu zarządzania

Blog
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Neptun Werft: Dobry przykład zintegrowanych systemów zarządzania

Zarządzanie środowiskowe w zintegrowanym systemie zarządzania

Zarządzanie środowiskowe w zintegrowanym systemie zarządzania

Blog
umwelt-header-blog-dqs-mit gruenen pflanzen bepflanzte treppe bestehend aus weissen steinen
Loading...

Doświadczenia z ISO 14001: Hermes Niemcy

Blog
umwelt-header-blog-dqs-mit gruenen pflanzen bepflanzte treppe bestehend aus weissen steinen
Loading...

System zarządzania środowiskowego - przewodnik