Narzędzie CARA do dokumentacji audytów
IATF opracowała narzędzie do dokumentacji auditu o nazwie "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Wspólna Aplikacja Sprawozdawcza z Audytu
IATF opracowała narzędzie do dokumentacji audytowej pod nazwą"CARA - Common Audit Report Application". Głównym celem jest ujednolicenie dokumentacji auditu, która wcześniej była traktowana indywidualnie przez jednostki certyfikujące. W przyszłości dokumenty z auditów będą tworzone, edytowane, przechowywane i wykorzystywane w sposób ustandaryzowany. W przyszłości wszyscy auditorzy IATF na całym świecie będą dokumentować wyniki auditów na wspólnej platformie, niezależnie od tego, dla jakiej jednostki certyfikującej pracują.
CARA jest aplikacją opartą na przeglądarce internetowej IATF, która nie wymaga instalowania w organizacji żadnego dodatkowego oprogramowania. Aplikacja nie jest również podłączona do serwera lub chmury. Wszystkie utworzone i zaimportowane dane dotyczące audytów są przechowywane wyłącznie w wewnętrznej bazie danych przeglądarki każdego użytkownika, do której dostęp można uzyskać w trybie offline (bez połączenia z Internetem). To z kolei wymaga od użytkownika pracy tylko z tą jedną przeglądarką, ponieważ dostęp z innych przeglądarek nie jest możliwy.
Korzystanie z narzędzia jest obowiązkowe dla wszystkich procedur auditu IATF od 1 stycznia 2021 r., nawet jeśli jesteś już w trakcie cyklu auditu. Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć CARA, zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze pytania i odpowiedzi .
W przypadku dalszych pytań, nasz sprawdzony zespół wsparcia technicznego z przyjemnością udzieli Państwu pomocy poprzez helpdesk pod numerem wewnętrznym +49 69 95427-555 lub poprzez e-mail na adres auditmanager(at)dqs.de. Kwestie związane z programowaniem lub poważniejsze problemy są tam również gromadzone i przekazywane do VDA QMC za pośrednictwem wsparcia drugiego poziomu DQS Holding GmbH.
Pytania i odpowiedzi na temat CARA
Jaki jest cel CARA?
Ujednolicenie dokumentacji audytowej, która wcześniej była traktowana indywidualnie przez firmy certyfikujące. W przyszłości wszystkie dokumenty audytowe będą tworzone, edytowane, zapisywane i wykorzystywane w sposób ustandaryzowany.
Jak mogę skontaktować się z CARA?
Jako klient zaangażowany w proces certyfikacji, możesz skontaktować się z odpowiednimi dla Ciebie obszarami CARA poprzez następujący link: nccara.iatfglobaloversight.org.
Czy CARA wymaga zainstalowania dodatkowego oprogramowania w organizacji?
Nie, CARA jest aplikacją opartą na przeglądarce internetowej, która wymaga jedynie dostępu do Internetu, ale nie wymaga żadnego dodatkowego oprogramowania. Aplikacja nie jest również podłączona do serwera lub chmury. Wszystkie utworzone i zaimportowane dane audytowe są przechowywane wyłącznie w wewnętrznej bazie danych przeglądarki danego użytkownika, do której dostęp można uzyskać również w trybie offline (bez połączenia z Internetem). Dzięki temu żadne inne dane nie są przesyłane do baz danych poza lokalną aplikacją.
Jakie przeglądarki są obsługiwane?
- Edge, Chrome, Firefox i Opera - te cztery przeglądarki są w pełni obsługiwane w swoich aktualnych wersjach.
- Przeglądarka Internet Explorer w wersji 11 i wyższej jest obsługiwana, ale nie powinna być używana.
Które przeglądarki nie są obsługiwane?
- Safari - ta przeglądarka firmy Apple nie jest obsługiwana. Działa ona zgodnie z własnymi standardami, nie można generować plików PDF ani drukować raportów.
- Urządzenia Apple iOS nie mogą tworzyć plików w przeglądarce, dlatego nie jest możliwe tworzenie kopii zapasowych danych. Korzystanie z niej nie jest zalecane ani oficjalnie wspierane.
Jakie skutki dla naszej organizacji ma przejście na system CARA?
- Planowanie audytu
Przez ostatnie cztery lata używali Państwo Menedżera audytów DQS do planowania audytów. Jednak po zakończeniu przejścia na CARA nie będzie to już możliwe. Zamiast tego DQS wprowadzi szablony oparte na Excelu, aby przejściowo wykorzystać je do przeprowadzenia udokumentowanego procesu planowania audytu. Jak tylko Państwa audit zostanie zaplanowany i potwierdzony, odpowiedzialny auditor IATF prześle Państwu te szablony do wypełnienia. Dokumenty / dokumenty, które następnie odeślesz, stanowią podstawę do opracowania i uzupełnienia planu auditu na nadchodzący audit.
- Dokumentacja auditu
Od 1 stycznia 2021 r. wszystkie raporty z auditów oraz dalsza dokumentacja wszelkich niezgodności będą tworzone w CARA. Oznacza to, że zarządzanie niezgodnościami oraz wymiana niezbędnych informacji pomiędzy Tobą a audytorem odbywa się również bezpośrednio za pośrednictwem CARA.
W przeszłości korzystano również z Menedżera audytów, aby móc reagować na niezgodności wykryte podczas audytu. Wraz z przejściem na CARA, nastąpi również zmiana w sensie standaryzacji. CARA posiada bowiem internetowy szablon, za pomocą którego należy reagować na otwarte niezgodności w sposób ustandaryzowany na całym świecie. Obowiązkowe wykorzystanie CARA do zarządzania niezgodnościami zostało już odnotowane w SI 13 zasad certyfikacji IATF.
Formularz internetowy wykorzystuje tę samą technologię co CARA, więc nie trzeba instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, a dostęp do niego nie jest w żaden sposób ograniczony. Korzystanie z formularza internetowego gwarantuje, że struktura danych zostanie zachowana, a odpowiedzi będą zapisywane w spójnym formacie. Dla Ciebie oznacza to zmianę wyglądu raportu z audytu oraz planu działań w zakresie śledzenia środków (planu działania).
W jaki sposób w programie CARA identyfikuje się audyt zdalny?
W CARA, w podsekcji "Dane z audytu" jest teraz wyraźne pytanie, czy audyt IATF jest audytem zdalnym czy nie - firma musi wypełnić odpowiednie pole (tak / nie).
Ponadto CARA utworzyła kategorię dla auditów częściowo zdalnych. CARA podaje następujące informacje: Jeśli audyt był częściowo przeprowadzony zdalnie, prosimy o podanie nazwisk audytorów, którzy przeprowadzili go zdalnie oraz wskazanie w obszarze "Procesy" w sekcji "Szczegóły audytu procesów" w części "Informacje o audycie", które procesy były wykonywane zdalnie. Pole obowiązkowe, jeśli
ma zastosowanie.
Jak dokładnie działa zarządzanie niezgodnościami (NC) w CARA?
Twój wkład jest wymieniany za pomocą aplikacji Formularze NC CARA. Proces komunikacji pomiędzy Tobą a Twoim audytorem przebiega w następujący sposób i może być powtarzany tak często, jak to konieczne:
- Twoje wpisy będą wymieniane za pośrednictwem aplikacji CARA Formularze NC. Proces komunikacji pomiędzy Tobą a Twoim audytorem
jest następujący i może być powtarzany tak często, jak to konieczne:
1. Twój audytor uzupełnia wszystkie dane wymagane w procesie certyfikacji w aplikacji CARA, a następnie tworzy raport z audytu
.
2. W tym samym czasie tworzony jest raport NC, jeśli zostaną wykryte niezgodności.
3. Audytor zazwyczaj przesyła raport NC pocztą elektroniczną, eksportując i wysyłając plik JSON* zawierający link do strony CARA
(https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Transmisja odbywa się poza CARA. Uwaga: Zapisany plik może być
odczytany tylko w systemie CARA, tzn. musi być wcześniej ponownie zaimportowany do aplikacji przez redaktora.
4. Dla Ciebie oznacza to, że po otrzymaniu raportu NC (plik JSON), otwórz "NC CARA" i zaimportuj go z powrotem do CARA klikając
na "Załaduj raport".
5. 5. Teraz możesz edytować niezgodności w zwykły sposób - raport jest dostępny dla wpisów w Twojej organizacji.
Poszczególne NC z raportu można wyeksportować i przekazać do odpowiedzialnych działów.
6. Po zakończeniu edycji raport NC zostanie zapisany w folderze pobierania przez kliknięcie "Zapisz NC dla audytora".
7. Raport NC zostaje ponownie wyeksportowany i odesłany do audytora (ponownie jako plik JSON pocztą elektroniczną). Ze względów bezpieczeństwa,
dodatkowo załączone pliki muszą być w formacie PDF lub JPG i nie mogą przekraczać 10 MB każdy.
8. Po otrzymaniu raportu NC audytor importuje go z powrotem do CARA, klikając na "Załaduj zarządzanie NC klienta".
Ta wersja raportu NC automatycznie zastępuje wersję tam dostępną.
9. Jeśli konieczne jest dalsze przetwarzanie informacji zwrotnej, wykonuje się to ponownie zgodnie z krokami od 1 do 8.
* Skrót JSON oznacza JavaScript Object Notation (rozszerzenie pliku .json). Jest to plik czysto tekstowy, który służy do wymiany danych między aplikacjami.
W jaki sposób otrzymam raport z audytu?
Końcowy raport z audytu zostanie wysłany do Ciebie tak jak poprzednio. Nie będzie żadnych zmian nawet po wprowadzeniu CARA.
Gdzie mogę uzyskać wsparcie od DQS?
Proszę pamiętać, że aplikacja CARA jest zaprogramowana wyłącznie przez IATF. Jednakże, aby pomóc Państwu w przypadku trudności technicznych, zespół wsparcia, który sprawdził się od czasu wprowadzenia Audit Managera, jest do Państwa dyspozycji poprzez helpdesk pod adresem Auditmanager@dqs.de lub telefonicznie pod numerem +49 69 95427-555. Kwestie związane z programowaniem lub poważniejsze problemy są tam również zbierane i przekazywane do VDA QMC za pośrednictwem drugiego poziomu wsparcia DQS Holding GmbH.
Gdzie mogę znaleźć dalsze informacje?
Aby uzyskać więcej informacji na temat nowego narzędzia do dokumentacji audytowej CARA, proszę odwiedzić oficjalną stronę CARA Wiki IATF oraz oficjalny podręcznik CARA. Dostępne są tam również aktualne FQA oraz przydatne samouczki wideo dla użytkowników.