Planujesz wdrożyć ISO 45001? Wprowadzenie i wdrożenie skutecznego systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP) jest zawsze strategiczną i operacyjną decyzją dla firmy. Stosowana na całym świecie norma ISO 45001 zapewnia odpowiednie ramy do realizacji tego celu. Jednak według autorów normy, samo formalne wdrożenie wymagań nie wystarczy, aby z powodzeniem wprowadzić system zarządzania BHP. Ważne jest raczej wyfiltrowanie czynników sukcesu wymienionych w wymaganiach normy i promowanie ich z uwzględnieniem kontekstu przedsiębiorstwa.

Loading...

CONTENT

 

 

Wprowadzenie ISO 45001: Co sprawia, że system zarządzania BHP jest skuteczny?

Norma ISO 45001 poświęca osobną sekcję (0.3) tematowi "czynników sukcesu", podobnie jak w przypadku normy środowiskowej ISO 14001. Tam skuteczność, a tym samym zdolność do osiągnięcia zamierzonych wyników systemu zarządzania BHP jest uzależniona przede wszystkim od następujących trzech kluczowych czynników:

  • Funkcja przywódcza najwyższego kierownictwa
  • Zaangażowanie, odpowiedzialność i rozliczalność najwyższego kierownictwa
  • Udziału pracowników na wszystkich poziomach i stanowiskach (konsultacje)

Najwyższe kierownictwo: Przywództwo i zaangażowanie jako pierwszy czynnik sukcesu

Najwyższe kierownictwo ma jednoznaczny obowiązek wykazania się przywództwem i zaangażowaniem oraz bycia wzorem do naśladowania dla pracowników, którzy są pod jego opieką. W związku z tym musi mieć świadomość znaczenia aspektów BHP i aktywnie wspierać system zarządzania BHP. Można to osiągnąć jedynie poprzez kontrolę i osobiste zaangażowanie.

Norma wymienia jednak również inne czynniki, które są niezbędne do skutecznego wdrożenia:

  • Polityka BHP i cele BHP: wszystkie tematy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy są zintegrowane z odpowiednimi procesami biznesowymi przedsiębiorstwa.
  • zgodność z przepisami: należy konsekwentnie przestrzegać zobowiązań prawnych i innych wymogów
  • Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: w razie potrzeby należy najpierw stworzyć wymagane do tego celu struktury
  • Podejście oparte na ryzyku: oprócz ryzyka należy również rozważyć i ocenić ewentualne możliwości.
  • Podejście zorientowane na proces: zaprojektuj skuteczne procesy w celu identyfikacji zagrożeń, kontroli ryzyka i wykorzystania szans
  • Zapewnienie niezbędnych zasobów: kompetentnego personelu, sprzętu do pracy, budynków, urządzeń, technologii informatycznych i systemów reagowania w sytuacjach awaryjnych itp.
  • Bieżąca ocena wyników

W zasadzie wszystkie te czynniki są ściśle powiązane z obowiązkami kierownictwa najwyższego szczebla. Dlatego też cały rozdział 5 normy, zatytułowany "Przywództwo i zaangażowanie pracowników", odgrywa kluczową rolę we wdrażaniu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Aktywna rola kierownictwa powinna być jasno określona przede wszystkim poprzez następujące podejście:

  • poprzez odpowiednią komunikację z pracownikami, kluczową "gotowość do reagowania i przekazywania informacji zwrotnych" (m.in. rozdział 5.4)
  • poprzez zapewnienie niezbędnych zasobów, słowo kluczowe "zaopatrzenie w sprzęt roboczy, personel i infrastrukturę" (m.in. rozdział 7.1).

Audyty wewnętrzne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy są niezbędnym narzędziem dla przedsiębiorstwa. Ich celem jest krytyczna samokontrola. Stawiają one pytanie, czy wymagane wdrożenie jest skuteczne i utrzymane. Wyniki uzyskane przez audytorów wewnętrznych są włączane do oceny zarządzania. Ponadto, norma ISO 45001 wymaga, aby wyniki audytów były również przekazywane pracownikom i innym zainteresowanym stronom.

Najlepszy warunek wstępny: Kultura zaufania

W celu pomyślnego wdrożenia normy ISO 45001 wymagana jest przede wszystkim kultura korporacyjna oparta na zaufaniu. Charakteryzuje się ona

  • Aktywne uczestnictwo pracowników
  • Efektywna współpraca i
  • Komunikacja oparta na wzajemnym zaufaniu.

Taka kultura korporacyjna jest szczególnym czynnikiem sukcesu. To właśnie ona umożliwia pracownikom przede wszystkim aktywne uczestnictwo w systemie zarządzania BHP. Mało kto jest w stanie ocenić lub rozpoznać potencjał zagrożeń w bezpośrednim środowisku pracy lepiej niż osoba, która zna sytuację na miejscu dzięki swojej codziennej pracy. W ten sposób system zarządzania BHP może być w znacznym stopniu wspierany. Równocześnie znacznie wzrasta jego akceptacja.

"Samo formalne wdrożenie wymagań normy ISO 45001 nie jest wystarczające dla udanego wprowadzenia systemu. Wynik zależy od rzeczywistych czynników sukcesu."

Dla najwyższego kierownictwa oznacza to stworzenie odpowiednich warunków i zapewnienie odpowiednich narzędzi. Należą do nich

  • Reprezentacja pracowników jako instrument uczestnictwa i konsultacji
  • Podnoszenie świadomości pracowników, np. poprzez odpowiednie szkolenia
  • Identyfikowanie potencjalnych zagrożeń w bezpośrednim środowisku pracy
  • zachęcanie pracowników do zgłaszania incydentów i zagrożeń bez obawy przed represjami lub innymi niedogodnościami. Rozdział 5.4 c) wyraźnie określa to jako przykład barier dla uczestnictwa. Muszą one zostać zidentyfikowane i usunięte. Jeśli usunięcie nie jest możliwe, bariery należy zminimalizować.

 

Polityka BHP i cele BHP zgodne ze strategią firmy

Kolejnym kluczowym czynnikiem sukcesu dla pomyślnego wprowadzenia ISO 45001 jest zgodność polityki BHP i celów BHP z nadrzędną strategią korporacyjną. Polityka BHP powinna skupiać się na zobowiązaniu kierownictwa do wspierania i doskonalenia działań w zakresie BHP w dłuższej perspektywie czasowej. Tworzy to odpowiednie ramy dla działań, które zapewniają osiągnięcie zamierzonych wyników systemu zarządzania ochroną zdrowia pracujących.

Warunek ten można spełnić jedynie poprzez pełną integrację wszystkich zagadnień związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy z istniejącym systemem zarządzania lub procesami biznesowymi. Wspólna struktura podstawowa wszystkich nowoczesnych norm ISO dotyczących systemów zarządzania, takich jak ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 lub ISO 50001, tzw. struktura wysokiego poziomu (HLS), stanowi wsparcie w tym zakresie. Dzięki temu integracja z istniejącym systemem zarządzania jest znacznie łatwiejsza.

 

Zgodność: Konieczność dla zrównoważonego sukcesu

Zgodność z przepisami jest kluczowym zagadnieniem dla każdej firmy. Odgrywa ona również kluczową rolę w skuteczności systemu zarządzania BHP (rozdział 6.1.3). Zobowiązania prawne i inne wymagania muszą być spełnione w każdym przypadku. Stanowią one niebagatelny potencjał ryzyka dla organizacji. Na przykład, poprzez (niezamierzone) nieprzestrzeganie zobowiązań prawnych, np. w formie umów, lub poprzez nieprzestrzeganie innych umów zawartych przez firmę z własnej woli.

Podczas gdy wymagania normy ISO 45001 mają moc obowiązującą na całym świecie, sytuacja prawna w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy różni się w poszczególnych krajach. W zależności od lokalizacji, może to oznaczać, że norma wykracza poza zobowiązania prawne danego kraju. Lub odwrotnie. Niemniej jednak, w przypadku systemu zarządzania BHP, zgodność jest uważana za absolutny czynnik sukcesu.

 

Skuteczne wprowadzenie ISO 45001 dzięki właściwej komunikacji

Norma ISO 45001 kładzie duży nacisk na kompleksową komunikację na wszystkich poziomach (rozdz. 7.4). Aby to zapewnić, firma musi ustanowić proces i zdefiniować następujące kwestie:

  • O czym
  • Kiedy
  • Z kim
  • Jak musi przebiegać komunikacja

Nawet jeśli nie jest to jednoznacznie standardowy wymóg, firmy powinny określić, "kto" komunikuje się - zwłaszcza na zewnątrz. Jest to szczególnie istotne w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych i konieczności poinformowania agencji zewnętrznych. Proces komunikacji powinien być odpowiedni zarówno do zbierania, jak i rozpowszechniania informacji. Musi również zapewniać, że odpowiednie informacje są dostarczane, odbierane i rozumiane przez wszystkich właściwych pracowników i zainteresowane strony. Jest to wymóg dla systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy. Należy dokonać rozróżnienia między komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną.

Komunikacja wewnętrzna

Istotne jest, aby informacje dotyczące systemu zarządzania BHP były wymieniane pomiędzy wszystkimi właściwymi poziomami i funkcjami, np. w przypadku wprowadzania zmian. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy mogą przyczynić się do ciągłego doskonalenia tylko wtedy, gdy uczestniczą w tym procesie.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna jest zasadniczo związana z przestrzeganiem wiążących zobowiązań i nierzadko dotyczy sytuacji niebezpiecznych. W tym przypadku, oprócz treści, szczególnie ważne jest, aby kanały komunikacyjne mogły być wykorzystywane bez opóźnień. Można to osiągnąć np. poprzez regularne aktualizowanie danych osób kontaktowych.

Ważna wskazówka: ISO 45001 zastąpiła BS OHSAS 18001.

W dniu 30 września 2021 r. norma ISO 45001 zastąpiła brytyjską normę, która od ponad 20 lat jest istotna dla zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Firmy, które posiadają certyfikowany system zarządzania jakością i/lub środowiskiem są zazwyczaj zaznajomione z procedurą i okresami przejściowymi ustalonymi przez Międzynarodowe Forum Akredytacyjne (IAF). Podobnie jak w przypadku rewizji dwóch norm ISO, ustalono trzyletni okres przejściowy na przejście na nową normę. Początkowo miał się on zakończyć 11 marca 2021 r., ale został przedłużony przez IAF o sześć miesięcy z powodu kryzysu w Covid 19. Teraz wszystkie certyfikaty BS OHSAS 18001 straciły swoją ważność. Stara norma została zastąpiona.

W zasadzie DQS jeszcze w zeszłym roku przeprowadzał certyfikacje według starej normy - ale tylko do 30 września 2020 roku. Po tej dacie koszty finansowe certyfikacji nie były już uzasadnione.

Wdrażanie ISO 45001: Wnioski

Aby z powodzeniem wdrożyć ISO 45001, należy wziąć pod uwagę szereg różnych czynników. Zwrócenie na nie szczególnej uwagi jest kluczowe dla powodzenia systemu zarządzania BHP i poprawy wyników. Dlatego też norma określa je mianem czynników sukcesu.

"Wdrożenie skutecznego systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP) jest zawsze decyzją strategiczną dla firmy".

Jakość tych ściśle powiązanych czynników zależy bezpośrednio od stopnia, w jakim najwyższe kierownictwo wykazuje przywództwo i zaangażowanie. Norma "ISO 45001:2018-06 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wymagania wraz z wytycznymi dotyczącymi stosowania" jest dostępna w ISO.

 

Ekspertyza i zaufanie

Nasze audyty zapewniają Państwu jasność. Holistyczne, neutralne spojrzenie naszych doświadczonych auditorów na ludzi, procesy, systemy i wyniki pokazuje, jak skuteczny jest Państwa system zarządzania, jak jest wdrażany i opanowany. Ważne jest dla nas, abyście Państwo postrzegali certyfikację nie jako test, lecz jako wzbogacenie Państwa systemu zarządzania. Nasze twierdzenie zaczyna się zawsze tam, gdzie kończą się listy kontrolne z auditu.

Podczas auditu pytamy przede wszystkim "dlaczego", ponieważ chcemy zrozumieć motywy, które skłoniły Państwa do wyboru określonego sposobu wdrożenia. Skupiamy się na możliwościach poprawy i zachęcamy do zmiany perspektywy. W ten sposób można określić możliwości działania, dzięki którym można stale doskonalić system zarządzania. Proszę nam wierzyć na słowo.

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami.
Bezpłatnie i bez zobowiązań.

Uwaga: Nasze artykuły są pisane wyłącznie przez naszych ekspertów ds. norm systemów zarządzania i wieloletnich audytorów. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy dla autora, prosimy o kontakt z nami. Chętnie z Państwem porozmawiamy.

Autor
Altan Dayankac

Menedżer produktu DQS i ekspert w wielu kwestiach związanych ze zrównoważonym rozwojem, klimatem, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy. Altan Dayankac dzieli się również swoją wiedzą jako autor i prezenter w komisjach ds. środowiska i BHP oraz podczas licznych wydarzeń branżowych.

Loading...