Otrzymałeś od biegłego rewidenta plan działania i nie wiesz dokładnie, jak teraz postąpić? Przede wszystkim: Nie stresuj się - odchylenia są powszechne podczas audytów IFS i zazwyczaj można je szybko rozwiązać. Następny krok: przeczytaj nasz pomocny przewodnik i dowiedz się wszystkiego, co powinieneś wiedzieć już teraz.

Nadszedł czas, audyt dobiegł końca. Wkrótce otrzymasz wstępny plan działania w formacie .xls, który Twój audytor prześle Ci pocztą elektroniczną. Należy w nim wprowadzić korekty i działania korygujące dla każdego odchylenia lub niezgodności, zawsze z podaniem terminu, osoby odpowiedzialnej i stanu realizacji.

Należy pamiętać, że wszystkie korekty i działania korygujące muszą być również przetłumaczone na język angielski.

Jaka jest różnica między korektą
a działaniem korygującym?

Działanie korygujące to działanie mające na celu wyeliminowanie zidentyfikowanego odchylenia i/lub niezgodności w krótkim czasie. Działanie korygujące sięga głębiej i ma na celu wyeliminowanie pierwotnej przyczyny zidentyfikowanego odchylenia i/lub niezgodności. Zatem o ile działanie korygujące ma efekt krótkoterminowy, o tyle działanie naprawcze ma efekt długoterminowy.

Ile mam czasu na przeprowadzenie działań korygujących lub planu działań korygujących
?

Po otrzymaniu wstępnego planu działań naprawczych masz maksymalnie cztery tygodnie na zwrócenie audytorowi wypełnionego planu w postaci pliku .cls i przedstawienie dowodów jego wdrożenia.

Wdrażanie korekt

Korekty powinny zostać wdrożone tak szybko, jak to możliwe. IFS precyzuje, że najpóźniej w ciągu czterech tygodni od otrzymania wstępnego planu działania, dowody wdrożenia muszą być kompletne i właściwie złożone w jednostce certyfikującej. Jeśli termin ten nie zostanie dotrzymany, firma musi przejść pełny audyt wstępny lub recertyfikacyjny IFS.

IFS wyznacza również krótkie terminy dla jednostek certyfikujących na zakończenie procesu. Dlatego ważne jest, aby przesłać audytorowi dowody wdrożenia najpóźniej po trzech tygodniach, tak aby można było przeprowadzić wszelkie niezbędne prace uzupełniające. Zapewni to, że termin czterech tygodni nie zostanie przekroczony.

Co należy wiedzieć o dowodach wdrożenia korekt
:

Dowody wdrożenia korekt muszą być poparte faktycznym wdrożeniem korekty, co jest jedynym sposobem zatwierdzenia planu działania przez audytora. Dowody można przedstawić np. w postaci zdjęć lub zeskanowanych dokumentów, w zależności od rodzaju odchylenia.

Zdjęcia dowodów należy umieścić w pliku .doc, wraz z wyjaśnieniem, jaka korekta została wprowadzona na danym zdjęciu. Proszę zapisać to jako plik .pdf. Proszę pamiętać, że nie należy wysyłać zdjęć w oryginalnym rozmiarze. Rozdzielczość 75 dpi jest zazwyczaj wystarczająca.

Aby zapewnić prawidłowe i szybkie przyporządkowanie wydruków próbnych, prosimy o nazwanie plików w następujący sposób: NazwaFirmy_Poprawka_Określenie punktu(ów) wymagań IFS, np. PrzykładowaFirma_Poprawka_IFS_2-2-1.

Należy pamiętać, aby zawsze podsumowywać odchylenia w podziale na poszczególne działania, nie należy łączyć wszystkich odchyleń w jednym pliku.

Wdrażanie działań korygujących

Skuteczne i trwałe wdrożenie działań naprawczych może trwać dłużej niż cztery tygodnie. Proszę podać odpowiednie uzasadnienie w arkuszu kalkulacyjnym .xls, dlaczego potrzebujecie więcej czasu na wdrożenie działań i pamiętajcie, że uzasadnienie to musi być również przetłumaczone na język angielski. Wdrożenie działań naprawczych musi nastąpić najpóźniej przed kolejnym audytem nadzoru IFS.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner  jest specjalistą ds. badań i komunikacji w zakresie zrównoważonego rozwoju i bezpieczeństwa żywności. Na tym stanowisku śledzi wszystkie ważne wydarzenia w tym kontekście i informuje o nich naszych klientów w comiesięcznym biuletynie. Prowadzi także doroczną konferencję Sustainability Heroes.

Loading...