Nawet dla doświadczonych audytorów przeprowadzenie audytu zdalnego może być wyzwaniem. W tym artykule, który jest częścią naszej serii artykułów na temat audytów zdalnych, przedstawiamy kilka ważnych wskazówek dotyczących sprawnego przeprowadzenia audytu.
Jest to szósta część z siedmioczęściowej serii artykułów na temat zdalnych audytów:
- Część 1 - Jak przeprowadzać audyty zdalne
- Część 2 - Ocena ryzyka
- Część 3 - Metoda audytu
- Część 4 - Technologia
- Część 5 - Przygotowanie
- Część 6 - Wskazówki dotyczące wdrożenia
- Część 7 - Działania następcze
Chociaż zdalne audyty szybko zyskują na popularności, nie istnieje jeszcze żaden międzynarodowy protokół ani wytyczne dotyczące ich przeprowadzania. W naszej serii artykułów omówiliśmy różne kroki prowadzące do audytu. Dzisiaj przyjrzymy się samemu audytowi i sformułujemy kilka ogólnie obowiązujących wskazówek, które pozwolą na sprawne przeprowadzenie audytu zdalnego.
- Podczas sesji otwierającej ważne jest określenie zasad i sposobu prowadzenia dialogu. Im większa grupa uczestników, tym ważniejsze staje się to zadanie.
- Należy ograniczyć do minimum liczbę uczestników mówiących jednocześnie i wyciszyć uczestników niemówiących.
- Jeżeli zgodziliście się na nagrywanie sesji (zob. część 5), nie zapomnijcie o uruchomieniu nagrania.
- Upewnij się, że uczestnicy przedstawiają się przed zabraniem głosu.
- Upewnij się, że wszyscy znają harmonogram audytu i trzymają się go.
- Jeśli to możliwe, rozdaj dokumenty z wyprzedzeniem.
- Jeśli planujesz transmisję na ekranach, poinformuj o tym wcześniej - w przeciwnym razie uczestnicy mogą w razie potrzeby połączyć się telefonicznie.
Podczas audytu niektóre informacje nie mogą być udostępniane do audytu zdalnego. Dotyczy to często informacji wysoce poufnych. Audytor musi wiedzieć, jak reagować w takich przypadkach i znać obowiązujące zasady. Na przykład w przypadku niektórych standardów i regulacji dopuszczalne może być nieujawnienie pewnych dokumentów, podczas gdy w przypadku innych ujawnienie jest obowiązkowe, a brak ujawnienia spowoduje nieprzestrzeganie przepisów.
Wszystkie audyty zdalne muszą kończyć się dyskusją podsumowującą wątpliwości, pytania, ustalenia i niezgodności.
Czy zakończyliście już swój zdalny audyt? Świetnie - wsiódmej części tej serii zajmiemy się kontynuacją.
Newsletter DQS
Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!
Autor
Dr Thijs Willaert
Dr Thijs Willaert jest globalnym dyrektorem ds. usług zrównoważonego rozwoju. W tej roli jest odpowiedzialny za całe portfolio usług ESG firmy DQS. Jego obszary zainteresowań obejmują zrównoważone zamówienia, należytą staranność w zakresie praw człowieka i audyty ESG.
Loading...