Zintegrowany system zarządzania o wspólnej strukturze - ewolucja
Wraz z opublikowaniem pod koniec sierpnia 2018 r. normy ISO 50001 dotyczącej zarządzania energią, ostatnia z wielkiej piątki norm ISO dotyczących systemów zarządzania została również wyposażona w Strukturę Wysokiego Poziomu (HLS). Ta podstawowa struktura ustanawia również jednolite teksty podstawowe dla podstawowych wymagań, jak również wspólne oznaczenia i podstawowe definicje. W ten sposób różne systemy powinny łatwiej się łączyć i stawać się jednym zintegrowanym systemem zarządzania.
Kiedy w 2013 r. pojawiła się norma ISO 27001 dotycząca bezpieczeństwa informacji, była to pierwsza z bardziej znaczących norm ISO, która opierała się na HLS. Jednak dopiero od czasu dużej rewizji norm ISO 9001 (zarządzanie jakością) i ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) w 2015 r. wspólna struktura podstawowa stała się znana szerszemu gronu użytkowników. W marcu 2018 r. dodano normę ISO 45001 (bezpieczeństwo i higiena pracy), a w sierpniu 2018 r. normę ISO 50001 (zarządzanie energią).
Dziś można powiedzieć, że dzięki wspólnej strukturze podstawowej, jaką jest High Level Structure, zintegrowany system zarządzania jest znacznie bardziej efektywny. Innowacje sprawdziły się i to bez zastrzeżeń: organizacje, których system zarządzania - na przykład według ISO 9001 - zbudowany jest na podstawie High Level Structure, mają zauważalną przewagę w integracji i wdrażaniu dalszych, specyficznych dla danego tematu wymagań.
Zalety i korzyści wynikające z zastosowania Struktury Wysokiego Szczebla
Zastosowanie kilku norm w zintegrowanym systemie zarządzania staje się znacznie łatwiejsze, na przykład w przypadku połączenia zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy spełnione jest podstawowe wymaganie wszystkich stosowanych zbiorów zasad: mianowicie pełna integracja odpowiednich wymagań normy z istniejącym systemem zarządzania, a tym samym z ogólnymi procesami biznesowymi przedsiębiorstwa.
Poniżej przedstawiono przegląd głównych zalet:
- Jednolita struktura i stosowanie identycznych tekstów podstawowych, terminów i definicji ułatwiają użytkownikom zrozumienie normy.
- Dzięki standaryzacji kolejne systemy zarządzania mogą być szybciej zintegrowane z istniejącym systemem; w większości przypadków ISO 9001 stanowi punkt wyjścia.
- Dzięki HLS, wprowadzenie kilku systemów zarządzania, na przykład jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem informacji, staje się znacznie prostsze i bardziej efektywne. Zmniejsza się również dublowanie pracy i nakłady na dokumentację.
- Dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania można łatwiej przeprowadzać audyty (wewnętrzne i zewnętrzne) lub według kilku norm jednocześnie, a także wykorzystać efekt synergii.
Czy zintegrowany system zarządzania o wspólnej strukturze ma wady?
Odpowiednie normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 i ISO 50001 miały już pewne podobieństwa w strukturze i treści. Jednak dopiero w HLS stworzono strukturę, dzięki której integracja wymagań różnych zbiorów przepisów aż do ostatnich zakamarków przedsiębiorstwa jest znacznie łatwiejsza, a nawet w ogóle możliwa. Jest to szczególnie widoczne w przypadku bezpieczeństwa i higieny pracy dzięki High Level Structure w ISO 45001.
Jeśli firma stosuje zintegrowany system o wspólnej strukturze, nie powoduje to żadnych niedogodności - ani ze strony jednolitej struktury, ani ze strony terminologii. Nie ma również wymogu, aby terminologia ta była stosowana w udokumentowanych informacjach przedsiębiorstwa.
