Audyty zdalne stały się integralną częścią cyfryzacji i pracy zwinnej. Chodzi o wyraźną zdolność zespołów wirtualnych i pracowników pracujących w domu do bycia produktywnymi na wysokim poziomie - również w zakresie audytowania systemów i procesów zarządzania. Zwłaszcza w obliczu pandemii Corony, kierownictwo firm i kadra zarządzająca coraz częściej oceniają "zdalną doskonałość" jako krytyczny czynnik sukcesu, który zadecyduje o przyszłości. Audyty certyfikujące, zarówno w zakresie planowania, jak i przeprowadzania, muszą również charakteryzować się wysoką wydajnością, niezależnie od tego, czy są przeprowadzane na miejscu, czy zdalnie, jako "audyty z daleka". A przecież taki zdalny audyt wymaga dodatkowych umiejętności i dodatkowego poziomu doskonałości od wszystkich zaangażowanych osób.
Loading...
Audyty zdalne: Co mówi norma ISO 19011
Chociaż audyty zdalne były już wymieniane jako "alternatywna metoda auditowania" w normie ISO 19011:2011, nie zostało to dokładniej wyjaśnione. Nowelizacja z 2018 r. nadała tej kwestii większy rozmach, uznając tę metodę audytu za znacznie bardziej precyzyjną. W tym momencie wytyczne nie mogły już dłużej ignorować możliwości rosnącej digitalizacji.
"Audyty zdalne: odpowiedź na cyfryzację - ale także na czasy kryzysu".
I tak jakby autorzy normy ISO 19011:2018 podejrzewali, pandemia Covid 19 przyniosła ze sobą szerokie pole zastosowań dla zdalnego audytu. W czasach kryzysu, gdy nie można już przeprowadzić audytów na miejscu w niezbędnym zakresie, przydaje się audyt zdalny - choć w ograniczonym zakresie.
Audyty zdalne: Warunki wstępne
Aby audyty zdalne mogły być wykorzystywane jako towarzysząca metoda audytowa, musi być spełniony cały szereg warunków wstępnych. Do tych warunków wstępnych należy złożoność procesów w firmie. Audytor musi być także zaznajomiony z systemem zarządzania i na przykład być już wcześniej na miejscu.
Inne istotne wymagania, które muszą być spełnione, to:
- Jakość technologii komunikacyjnej musi spełniać bardzo wysokie wymagania dotyczące auditu zdalnego.
- Żadna certyfikacja wstępna nie może być auditowana zdalnie. Przede wszystkim oznacza to, że system zarządzania nie może być już we wczesnej fazie.
- W czasie poprzedniego auditu w danym obiekcie nie mogły wystąpić żadne istotne niezgodności.
- System zarządzania musi być zorganizowany w taki sposób, aby wszystkie dane, dowody i specyfikacje można było natychmiast znaleźć i łatwo przeglądać.
- Należy wykluczyć ryzyko, które mogłoby zagrozić przeprowadzeniu auditu.
"Spełnianie wymagań zdalnego audytu: Nie sprawa oczywista, lecz oznaka doskonałości".
Spełnienie tych wymagań, zwłaszcza w całości, nie jest sprawą oczywistą. Jest to raczej oznaka dojrzałych, doskonałych systemów zarządzania oraz organizacji, które wyznaczają wysokie standardy postępowania w przypadku audytów.
Kluczową rolę do odegrania mają także audytorzy zewnętrzni: Muszą oni posiadać duże, znacznie powyżej przeciętnej, umiejętności komunikacyjne i organizacyjne, aby móc kierować i zarządzać auditem na odległość.
Metoda musi być akceptowana przez wszystkich zaangażowanych
Jest jeszcze jeden ważny warunek wstępny. Dotyczy on nastawienia wszystkich zaangażowanych osób do tej metody audytu i ich gotowości do zaangażowania się w nią. Zaufanie i akceptacja w auditowanej organizacji są zatem centralnymi punktami udanego planowania auditu, programu auditu do wykonania oraz kontynuacji auditu zdalnego.
Ponieważ audytor nie jest obecny na miejscu, umiejętności techniczne i komunikacyjne - niezbędne "umiejętności miękkie" - stają się jeszcze ważniejsze.
Jeśli chcesz wdrożyć zdalne audyty, jeśli chcesz korzystać z tej technologii, musisz mieć dla niej akceptację w firmie.
Audyty zdalne: Metoda audytu czy rodzaj audytu?
Audyty zdalne są metodą audytu, a nie odrębnym rodzajem audytu. Autorzy normy ISO 19011 nie podnoszą zdalnych audytów do rangi alternatywy dla audytów na miejscu. Proponują raczej uwzględnienie "zdalnego" jako jednej z kilku metod "odpowiednio wyważonych" w planowaniu auditu.
Wymagania w rozdziale 5.5.3 normy ISO 19011 dotyczą wyboru i określenia metod auditu: "Aby przeprowadzić audit skutecznie i efektywnie, osoba (osoby) kontrolująca program auditu powinna wybrać i określić metody auditu w zależności od zdefiniowanych celów auditu, zdefiniowanego zakresu auditu i zdefiniowanych kryteriów auditu".
Audyt zdalny: Formalne ramy według IAF
Oprócz normy ISO 19011, ważną rolę odgrywa również dokument MD 4 Międzynarodowego Forum Akredytacyjnego (IAF), który jest wykorzystywany do uzyskania jasnego obrazu formalnych ram dla auditów zdalnych. Oto trzy przykłady warunków wstępnych dla auditów zdalnych z wykorzystaniem "technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)":
- Należy zapewnić bezpieczeństwo i poufność informacji elektronicznych lub przekazywanych elektronicznie (4.1.1). Uwaga: Jednostka audytowana określa poziom wymagań bezpieczeństwa.
- Wykorzystanie ICT musi być uzgodnione pomiędzy audytowanym i audytorem (4.1.2). Ostrożnie: Wymaga to nawiązania "relacji".
- Upewnij się z wyprzedzeniem, że klient i audytor posiadają niezbędną infrastrukturę elektroniczną do korzystania z ICT (4.2.2). Uwaga: "Zapewnienie" obejmuje wypróbowanie infrastruktury i zaplanowanie alternatywnych rozwiązań w razie potrzeby!
Takie techniki audytu wspomaganego komputerowo (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) mogą obejmować na przykład następujące elementy:
- Prowadzenie telekonferencji
- spotkania przez Internet
- Interaktywną komunikację opartą na sieci WWW
- Zdalny elektroniczny dostęp do dokumentacji systemu zarządzania i/lub procesów systemu zarządzania".
"Audyt zdalny: Badanie DQS dotyczące akceptacji zdalnych audytów".
Zdalne audyty z DQS
Wraz z transformacją cyfrową i pandemią Corony, audyty zdalne zyskały mocną pozycję wśród metod audytowania. Z punktu widzenia jednostek akredytujących istnieją już formalne warunki ramowe. Warunki wstępne w zakresie technologii i kompetencji są również jasno określone. Można zatem w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez audyty zdalne. Niemniej jednak ich stosowanie musi być zawsze starannie przemyślane. Nie każda sytuacja może być odpowiednio oceniona zdalnie. Dlatego DQS z wyprzedzeniem przeanalizuje z Państwem sytuację w Państwa firmie oraz ryzyko związane z wdrożeniem.
Po prostu wykorzystać jakość
Od momentu powstania w 1985 roku jako pierwszy niemiecki certyfikator systemów zarządzania, DQS jest zaangażowany w trwały sukces swoich klientów. Dzięki audytom wnoszącym wartość dodaną oraz koncepcjom zorientowanym na klienta, towarzyszymy organizacjom na całej drodze do doskonałości biznesowej.
Oprócz oceny według poszczególnych standardów systemów zarządzania, łączne, równoczesne audytowanie w pełni zintegrowanych systemów zarządzania oferuje wiele możliwości. Ocena interdyscyplinarna pozwala na wykorzystanie efektu synergii, a jednocześnie na identyfikację interakcji i sprzeczności pomiędzy różnymi zagadnieniami.
W związku z normą ISO 19011 oferujemy również audyty drugiej strony jako usługę w wybranych obszarach tematycznych, na przykład jako audyty dostawców.
Aby zwiększyć korzyści dla naszych klientów, przy wyborze i doskonaleniu zawodowym naszych auditorów kładziemy nacisk na różnorodne kwalifikacje: Audytorzy DQS zajmują się średnio co najmniej trzema standardami. Proszę nam wierzyć na słowo. Czekamy na rozmowę z Państwem.
Newsletter DQS
Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!
Autor
Julian König
Julian König, szef działu zarządzania produktem i akredytacji w DQS, a także ekspert ISO 50001, jest odpowiedzialny za wsparcie i rozwój produktów DQS zgodnych z akredytacją. Połączenie know-how w jego zespole tworzy silny związek z potrzebami rynku. Dzięki swojej wiedzy na temat norm jest on również cenionym autorem i moderatorem.
Loading...