Ogólne Warunki biznesowe określają warunki na jakich DQS Polska sp. z o. o. (zwana dalej DQS) świadczy usługi certyfikacji systemów zarządzania i certyfikacji produktów.
1.2
Ogólne Warunki mają zastosowanie do umowy (zwanej dalej Umową) zawartej przez DQS ze zleceniodawcą (zwanym dalej Klientem), o ile ich obowiązywanie nie zostało wyłączone lub ograniczone w Umowie.
1.3
DQS oferuje swoim Klientom usługi w zakresie certyfikacji systemów zarządzania i certyfikację produktów w oparciu o uznawane normy i standardy oraz prowadzenia nadzoru nad wydanymi przez DQS certyfikatami w trakcie trwania ich ważności.
1.4
Klient w celu uzyskania i utrzymania ważności certyfikatu zobowiązany jest do wdrożenia i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania zgodnie z wymaganiami norm i standardów odniesienia oraz do umożliwienia DQS prowadzenia auditów według norm i standardów zarządzania określonych w umowie na proces certyfikacji.
1.5
DQS poinformuje Klienta o zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych. Informacje w tym zakresie będą prezentowane na stronie internetowej DQS. Wszelkie zmiany w tym zakresie, pod kątem spełnienia ich przez Klienta, DQS weryfikuje na zasadach i w sposób uzgodniony z Klientem.
1.6
Integralną częścią Ogólnych Warunków są wymagania przywołane w Uzupełnieniach do Ogólnych Warunków (jeśli ma to zastosowanie) mających odniesienie do wymagań przywołanych np. w EMAS.
1.7
DQS przeprowadzi proces certyfikacji w języku polskim korzystając z auditorów polskich, o ile nie ma innych ustaleń. W związku z powyższym Klient przedkłada dokumentację w języku polskim.
1.8
DQS wykorzystuje do prowadzenia niektórych procesów certyfikacji aplikację , do której dostęp otrzymuje Klient w celu wprowadzenia podstawnych danych dotyczących systemu zarządzania organizacji. Informacje te stanowią dane wejściowe do procesu auditu realizowanego przez DQS u klienta.
1.9
Nie później niż 6 tygodni przed rozpoczęciem auditu, Klient może wnieść pisemny sprzeciw wraz z uzasadnieniem co do proponowanego przez DQS składu auditorskiego lub auditora. W takim wypadku DQS wybierze inny skład auditorski lub innego auditora. Prawo do odrzucenia propozycji dotyczącej składu auditorów przysługuje jeden raz na początku certyfikacji systemu zarządzania i auditów nadzoru. W przypadku, gdy auditor z przyczyn obiektywnych np.: choroba, utrata statusu auditora, rozwiązanie umowy z auditorem, brak możliwości zapewnienia bezstronności, nie może uczestniczyć w realizacji auditu - w takim przypadku DQS wyznaczy innego auditora.
1.10
W zakresie procesu certyfikacji zarówno DQS jak i auditorzy są niezależni i bezstronni. Klient jest zobowiązany do jakichkolwiek działań mogących podważyć lub wpłynąć na niezależność lub bezstronność pracowników DQS lub auditorów, w szczególności Klient zobowiązany jest do im w trakcie procesu certyfikacji lub obowiązywania Umowy ofert zatrudnienia lub innych propozycji nawiązania współpracy.
1.11
Ocena zgodności z daną normą lub przyjętym standardem zarządzania następuje w drodze dwuetapowego auditu certyfikacyjnego, auditów nadzoru w pierwszym i drugim roku stosowania certyfikatów oraz w celu odnowienia certyfikacji przed upływem ważności certyfikatu, auditu ponownej certyfikacji.
1.12
Normę lub przyjęty standard zarządzania - stanowiące podstawę do procesu certyfikacji, określa Umowa. Czas i nakład pracy niezbędny do przeprowadzenia procesu certyfikacji określa DQS w ofercie.
1.13
Utrzymanie certyfikatu warunkowane jest prowadzeniem przez DQS w okresie ważności certyfikatu auditów nadzoru, nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, licząc od ostatniego dnia auditu certyfikacyjnego lub/jeżeli dotyczy auditu ponownej certyfikacji, potwierdzających spełnienie przez system zarządzania Klienta wszystkich wymagań danej normy lub przyjętego standardu zarządzania lub jeżeli dotyczy co pół roku W przypadku certyfikacji produktów audit nadzoru jest zwykle zastępowany corocznym ponownym auditem.
1.14
Termin auditów ustala DQS w porozumieniu z Klientem.
1.15
DQS oferuje na życzenie rozmowę informacyjna może służyć jako wymiana informacji o celach i korzyściach z certyfikacji systemu zarządzania, daje możliwość zaprezentowania zakresu świadczonych usług przez DQS, pozwala również poznać oczekiwania samej organizacji w kontekście przedłożonej oferty. W przypadku większych projektów oceny i certyfikacji rozmowa informacyjna zapewnia opracowanie zindywidualizowanego planu oceny dla wszystkich odpowiednich funkcji i lokalizacji.
1.16
Audity specjalne
Na wniosek Klienta DQS może rozszerzyć zakres udzielonej certyfikacji. DQS oceni możliwości rozszerzenia zakresu certyfikacji Klienta i określi czynności, niezbędne do podjęcia decyzji o rozszerzeniu. Rozszerzenie zakresu może mieć miejsce w powiązaniu z auditem na miejscu u Klienta w szczególności podczas auditu nadzoru.
1.17
DQS może podjąć decyzję o konieczności przeprowadzenia auditu z krótkim terminem powiadamiania w przypadku wystąpienia którejś z poniższych sytuacji:
1.17.1
zbadanie skargi,
1.17.2
w odpowiedzi na zmiany w systemie zarządzania organizacji Klienta,
1.17.3
w ramach postępowania z Klientem, którego certyfikat został zawieszony.
1.18
W przypadkach, o których mowa w pkt. 1.17. DQS powiadomi Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem o warunkach auditu z krótkim terminem powiadamiania.
1.19
Niezgodności systemu zarządzania
Klient jest zobowiązany usunąć niezgodności w terminie do 90 dni od dnia powiadomienia go lub zdefiniowania niezgodności przez DQS.
1.20
Decyzja certyfikacyjna i wydanie certyfikatu może nastąpić wyłącznie po wdrożeniu przez Klienta i zaakceptowaniu przez DQS działań korygujących.
1.21
Usunięcie niezgodności przez Klienta jest równoznaczne ze spełnieniem przez Klienta wymagań danej normy lub standardu zarządzania pod warunkiem akceptacji przez auditora DQS, wdrożonych przez Klienta działań korygujących.
1.22
W przypadku, gdy niezgodności nie zostaną usunięte w terminie 90 dni lub pomimo przeprowadzenia dwóch auditów dodatkowych warunki przyznania certyfikatu nie zostaną osiągnięte, procedura certyfikacji zostanie zakończona sporządzeniem sprawozdania z auditu bez przyznania certyfikatu.
1.23
Klient zobowiązany jest do wyznaczenia kompetentnego personelu, który zobowiązany jest do przedstawienia auditorom rzetelnych informacji obejmujących min. dane organizacyjne, rejestrowe, techniczne, kontrolno-pomiarowe a związane z przyjętym u Klienta systemem zarządzania, w tym zapisów związanych z reklamacjami, skargami klientów oraz działaniami korygującymi. Wszystkie dowody potwierdzające spełnienie wymagań norm i specyfikacji zgłoszonych do certyfikacji przez Klienta muszą zostać zaprezentowane DQS i wprowadzone do aplikacji Audit Manager o której jest mowa w punkcie 1.8.
1.24
Klient bez zwłoki informuje DQS o okolicznościach, które mogą wpłynąć na zdolność systemu zarządzania Klienta do spełnienia wymagań danej normy lub standardu zarządzania, stanowiących podstawę procesu certyfikacji, w szczególności Klient zobowiązany jest powiadomić DQS o zmianie którejś z poniższych sytuacji:
1.24.1
struktury organizacyjnej i zarządzania (np. kluczowego personelu zarządzającego, personelu podejmującego decyzje lub technicznego),
1.24.2
danych teleadresowych i miejsc prowadzenia działalności,
1.24.3
zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania,
1.24.4
ważnych zmian w systemie zarządzania.
1.25
Klient jest zobowiązany do umożliwienia uczestniczenia w audicie pracownikom jednostek akredytujących, kontrolujących i udzielającej autoryzującej oraz auditorom realizującym witness audity dla DQS.
Klient, na wniosek DQS może wyrazić zgodę na uczestniczenie w audicie u klienta auditora uczącego się. Koszty z tytułu jego uczestnictwa i pobytu ponoszone są przez DQS.
1,26
Certyfikaty i symbole certyfikacyjne
1.26.1
Certyfikaty i symbole certyfikacyjne są niezbywalne.
1.26.2
W razie zawieszenia lub wycofania certyfikatu Klient jest zobowiązany zaprzestać stosowania i powoływania się na certyfikat DQS i jeżeli dotyczy certyfikatu IQNet.
1.26.3
Wycofany certyfikat, klient jest zobowiązany zwrócić do DQS.
1.26.4
Reprodukcja lub zmiana certyfikatów lub symboli certyfikacyjnych może być dokonywana wyłącznie przez DQS.
1.26.5
Klient może stosować certyfikat wyłącznie w całości.
1.26.6
Certyfikaty systemów zarządzania DQS i IQNet są ważne zazwyczaj przez okres trzech lat poczynając od dnia wydania decyzji o przyznaniu certyfikatu. Ważność certyfikatu(ów) jest uzależniona od przeprowadzenia przez DQS auditów nadzoru w odstępach czasu co najmniej 12 miesięcy, licząc od ostatniego dnia auditu.
1.26.7
W przypadku rozwiązania Umowy lub jej wygaśnięcia Klient traci prawo do używania certyfikatu.
1.26.8
Koszty wydania certyfikatu ponosi Klient zgodnie z aktualną ofertą DQS.
1.26.9
Wydanie certyfikatu i dokumentacji poauditowej, nastąpi z chwilą wywiązania się klienta z warunków określonych w zawartej umowie, w tym rozliczeń finansowych.
1.27
Ograniczenie zakresu certyfikacji
1.27.1
DQS może podjąć decyzję o ograniczeniu zakresu certyfikacji w przypadku wystąpienia którejkolwiek z poniższych przyczyn:
1.27.2
system zarządzania zgłoszony do certyfikacji przez Klienta, nie wykazuje skuteczności w pełnym zakresie,
1.27.3
Klient nie realizuje produkcji lub usługi w zakresie, zgłoszonym do certyfikacji,
1.27.4
Klient zaprzestał realizacji procesów zgłoszonych do certyfikacji,
1.27.5
ograniczenie zakresu certyfikacji skutkuje wydaniem certyfikatu zgodnie ze stanem faktycznie realizowanych procesów przez Klienta.
1.28
Zawieszenie certyfikatu
1.28.1
Może nastąpić, gdy:
certyfikowany system zarządzania Klienta stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych, w tym dotyczących skuteczności systemu zarządzania,
1.28.2
Klient dobrowolnie poprosił o zawieszenie certyfikacji,
1.28.3
w przypadku niedostarczenia niezbędnych informacji wymaganych do skutecznego planowania auditu, a określonych przez jednostkę certyfikującą.
1.28.4
Klient ma prawo odwołać się od decyzji DQS do Dyrekcji DQS Polska.
1.28.5
Odwołanie może być poddane ocenie przez Radę Programową DQS, pełniącą funkcję Komitetu Odwoławczego, w terminie 14 dni od podjęcia decyzji.
1.29
Wycofanie certyfikatu
1.29.1
Może mieć miejsce, gdy:
pomimo pisemnego wezwania DQS, Klient używa certyfikatu i znaków certyfikacyjnych w sposób niezgodny z „Regulaminem stosowania symboli certyfikacyjnych DQS i IQNet”, Klient nie usunął skutecznie niezgodności,
1.29.2
z powodu działań podjętych przez Klienta, zakwestionowana została wiarygodność lub rzetelność auditu albo bezstronność lub niezależność auditora przeprowadzającego audit.
1.29.3
Klient stosuje certyfikat w sposób, który podważa dobre imię DQS,
1.29.4
Klient zaprzestał prowadzenia działalności, która była przedmiotem procesu certyfikacji przez DQS,
1.29.5
Klient nie wywiązał się ze zobowiązań finansowych wynikających z podpisanej z nim umowy na proces certyfikacji systemu zarządzania.
1.29.6
Klient ma prawo odwołać się od decyzji DQS do Dyrekcji DQS Polska.
1.29.7
Odwołanie może być poddane ocenie przez Radę Programową DQS, pełniącej funkcję Komitetu Odwoławczego, w terminie 14 dni od podjęcia decyzji.
1.30
Odpowiedzialność
1.30.1
DQS nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną świadczonymi przez Klienta usługami lub produktami, objętymi systemem zarządzania, który stanowił przedmiot procesu certyfikacji.
1.30.2
Odpowiedzialność DQS ograniczona jest do kwoty 10 000 000,00 EURO (dziesięć milionów euro).
1.31
Odwołania i skargi
1.31.1
W przypadku różnicy zdań pomiędzy Klientem i auditorem, lub Klientem i DQS, Klient ma prawo złożyć skargę lub odwołanie od decyzji.
1.31.2
Skargi i odwołania mogą być składane pisemnie lub ustnie pracownikowi DQS.
1.31.3
Postępowanie ze skargami i odwołaniami reguluje „Postępowanie z odwołaniami /skargami” dostępne na stronie internetowej: https://dqs.pl/kontakt/complaints/
1.32
Zachowanie poufności, dozwolone ujawnienie i ochrona danych
1.32.1
Ograniczenia w zakresie zachowania poufności nie będą obowiązywały w takim zakresie, w jakim uniemożliwiłyby DQS ujawnienie informacji w sposób wymagany przepisami prawa i wymaganiami akredytacyjnymi oraz autoryzacji
1.32.2
DQS prowadzi i publikuje wykazy aktualnie ważnych certyfikatów na co Klient wyraża zgodę. Publikowany wykaz zawiera nazwę Klienta, jego adres, normę lub standard zarządzania na zgodność z którą został przyznany Klientowi certyfikat, numer certyfikatu oraz zakres certyfikacji,
