DQS-certificeringsproces voor managementsystemen
DQS-audits: een effectief instrument voor de verdere ontwikkeling van uw managementsysteem
Loading...
Het DQS-certificeringsproces voor managementsystemen
Het certificatieproces voor managementsystemen omvat gewoonlijk meerdere stappen en eindigt in de meeste gevallen met een auditrapport waarin de resultaten van de audit en het certificaat worden gedocumenteerd. Onze audits hebben als algemeen doel de doeltreffendheid en de conformiteit met internationale normen of specificaties aan te tonen. Maar zij kunnen meer doen: DQS-audits zijn een bijzonder effectief instrument voor de verdere ontwikkeling van uw managementsysteem. U krijgt een intensievere kennis en een dieper inzicht in uw organisatie - en kunt deze gericht verbeteren.
Initieel interview en doelbepaling
Het certificeringstraject van DQS begint met een kennismaking en het uitwisselen van de eerste informatie voor een zinvolle offerte. Tijdens dit proces willen wij graag meer te weten komen over uw individuele bedrijfssituatie, de omvang van uw bedrijf, speciale processen en het volwassenheidsniveau van uw managementsysteem. Dit zijn allemaal belangrijke factoren bij het bepalen van de duur van de audit en de kwalificaties van onze auditors. Zij worden vastgelegd in de zogenaamde basisgegevens van uw onderneming.
Om echter een gedetailleerde offerte te kunnen opstellen die is afgestemd op de individuele behoeften van uw organisatie en waarin alle relevante diensten zijn opgenomen, vragen wij ook naar bepaalde verwachtingen van uw bedrijf: Wat zijn de vereisten voor het strategisch gebruik van managementsystemen? Welke doelstellingen zijn verbonden aan certificering?
Projectplanning en pre-audit (optioneel)
De planning hiervan dient 120 dagen voor de certificatieaudit te zijn afgerond. Om deze planning betrouwbaar te laten verlopen, gebruikt DQS geautomatiseerde processtappen om alle belangrijke informatie met één muisklik beschikbaar te hebben voor, tijdens en na de audit. Echter, wat net zo belangrijk is in de planningsfase is onze dialoog met u.
Naast de bezetting van het auditteam gaat het er daarbij om de te auditen onderdelen van de organisatie en de contactpersonen in een vroeg stadium te identificeren en bij de audit te betrekken. Vooral in het geval van gecombineerde audits of complexe steekproef- en matrixprocedures zijn voorbereidende planningsvergaderingen en workshops bijna onmisbaar gebleken. De planningsteams voor klantenondersteuning van DQS worden ondersteund door gevestigde deskundigen op het gebied van normen en industrie, die vaak zelf ervaren auditors zijn.
In veel gevallen is het nuttig gebleken om een pre-audit uit te voeren. Deze optionele dienst helpt uw organisatie om zich specifiek voor te bereiden op de eigenlijke certificering, op basis van de geïdentificeerde sterke punten of het potentieel voor verbetering.
Certificeringsaudit, fasen 1 en 2
Het eigenlijke certificeringsproces begint dan met de systeemanalyse (auditfase 1). De systeemanalyse is een noodzakelijke stap voor initiële certificeringen en, gedeeltelijk, voor de overname van bestaande certificaten. De nadruk ligt op het evalueren van de systeemdocumentatie en het beoordelen van de resultaten van managementbeoordelingen en interne audits. Onze auditors bepalen of uw managementsysteem voldoende is ontwikkeld en klaar is voor certificering. Uw DQS auditor licht de resultaten toe en regelt de verdere stappen ter voorbereiding van de on-site systeemaudit.
In de systeemaudit (auditfase 2) beoordeelt de auditor of het team van auditors meestal de effectiviteit van uw managementsysteem op de productie- of servicelocatie (on-site). In uitzonderlijke gevallen kan een audit ook op afstand worden uitgevoerd, vervangen of aangevuld (audit op afstand, niet op locatie).
Terwijl de systeemanalyse gericht is op de structuur en de documentatie ("Wat is beschreven?"), heeft de systeemaudit betrekking op wat daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Aan de hand van de normen en specificaties voor managementsystemen wordt de doeltreffendheid van alle functionele gebieden en managementsysteemprocessen geëvalueerd.
Alle bevindingen uit observaties, beoordelingen en interviews worden verwerkt in het auditresultaat, dat tijdens de slotbijeenkomst aan de klant wordt gepresenteerd en toegelicht. In geval van non-conformiteiten worden actieplannen overeengekomen.
Systeemevaluatie
Als onafhankelijke certificatie-instelling evalueert DQS vervolgens de auditresultaten opnieuw in het kader van de systeemevaluatie. Tijdens een zogenaamde technical review wordt vastgesteld of de audit naar behoren is uitgevoerd, of alle vereiste documenten volledig zijn en of is aangetoond dat in voldoende mate aan de normeisen voor het managementsysteem is voldaan. Pas daarna wordt besloten of het certificaat wordt afgegeven. De klant ontvangt vervolgens het gecontroleerde auditrapport.
Het certificaat
Als uw DQS-auditor na de systeemaudit de afgifte van een certificaat aanbeveelt, eventueel onder voorwaarden, en de technische beoordeling deze beoordeling bevestigt, wordt het betreffende certificaat afgegeven.
Zo'n certificaat is de zichtbare uiting naar buiten van een neutrale en onafhankelijke beoordeling. Het toont aan dat uw organisatie een of meer managementsystemen op de juiste wijze en effectief hanteert, en daarmee structuren heeft gecreëerd om aan specifieke verwachtingen van klanten of wettelijke eisen te voldoen.
Voor veel klanten van DQS is het certificaat echter slechts één facet van de certificering. Hun focus ligt op de aanwijzingen voor verbetering of risico's die zij tijdens de beoordeling ontvangen. DQS auditors kijken met een vooruitziende blik naar de effectiviteit van managementsystemen, inclusief veranderingsprocessen in organisaties, en gaan actief de dialoog aan met het management. Op deze manier helpen zij bedrijven doelstellingen en strategische doelen te bereiken en het vertrouwen van zakenpartners op de lange termijn veilig te stellen.
Toezichtsaudits
In het geval van geaccrediteerde normen is een certificaat gewoonlijk drie jaar geldig. Om geldig te blijven tijdens de looptijd, moet het echter jaarlijks worden geverifieerd. Daarom voeren DQS-auditors in het eerste en tweede jaar na de afgifte van het certificaat korte toezichtsaudits uit, waarbij zij bijvoorbeeld de doeltreffendheid van essentiële systeemcomponenten of van corrigerende en preventieve maatregelen onderzoeken.
Hercertificering
Aan het einde van de driejarige cyclus vindt hercertificering plaats. Wat de reikwijdte van de beoordeling betreft, komt deze overeen met de systeemaudit tijdens de initiële certificering. In de tweede, derde en volgende cycli houden de auditors echter ook rekening met de grotere maturiteit en de betere prestaties van het managementsysteem. De jaarlijkse beoordeling ondersteunt dus de voortdurende ontwikkeling van bedrijven: het is een stimulans voor het management, stimuleert voortdurende verbetering en voorkomt blinde vlekken.