Gedocumenteerde informatie is de titel van hoofdstuk 7.5 van alle managementsysteemnormen van de Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO) die sinds 2012 zijn gepubliceerd. Daarmee is het een integraal onderdeel van de gemeenschappelijke basisstructuur van moderne managementsysteemnormen, de zogenaamde High Level Structure (HLS). Met de grote herziening van ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 14001 (milieumanagement) in 2015 werd de term bij een bredere kring van gebruikers bekend.
INHOUD
Loading...
De "Big Five" van managementsysteemnormen
& de High Level Structure
Infographics over ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 en ISO 50001
In vroegere versies van de internationale normen voor managementsystemen was er nog sprake van "documentatie", "documentatie-eisen", "documenten" en "records". Nu vatten de ISO-normen deze termen samen onder "gedocumenteerde informatie".
Voor de gebruikers van de normen is het gebruik van de verzamelterm echter niet verplicht. Degenen die dat wensen, kunnen natuurlijk de eigen termen van het bedrijf blijven gebruiken in hun gedocumenteerde informatie en bij de omgang ermee. Er moet echter wel voor worden gezorgd dat het gebruik van de termen systematisch en uniform is. Het mag bijvoorbeeld bij externe certificeringsaudits niet tot misverstanden leiden.
Hoe wordt gedocumenteerde informatie gedefinieerd?
De internationale norm ISO 9000:2015-11 definieert de principes en termen van een kwaliteitsmanagementsysteem. In hoofdstuk 3.8.6 wordt het omschreven als "informatie die moet worden gecontroleerd en onderhouden door een organisatie". Dit omvat ook het medium waarop de informatie staat. Welke media worden gebruikt, is aan uw organisatie. Tegenwoordig gaat het steeds vaker om fotodocumentatie, video's, audio-formaten en interactieve bedieningsbegeleiding.
De definitie in ISO 9000 maakt ook een onderscheid tussen drie gebieden die het volgende vertegenwoordigen:
- Het managementsysteem en zijn processen
- De werking van uw bedrijf
- Het bewijs van resultaten
Is elke gedocumenteerde informatie "gedocumenteerde informatie"?
Iedereen die denkt dat gedocumenteerde informatie in de zin van de norm bestaat zodra enige informatie is gedocumenteerd, vergist zich. De status van "gedocumenteerde informatie" hangt af van het feit of een norm, bijvoorbeeld ISO 9001, voorschrijft dat bepaalde informatie ook moet worden gedocumenteerd. Als dat het geval is, wordt dat vermeld in de desbetreffende hoofdstukken en bij de desbetreffende eis.
Kwaliteitsmanagement volgens ISO 9001
Op zoek naar ISO 9001 certificering? DQS biedt 35 jaar ervaring! ★ De eerste ISO 9001-certificering in Duitsland (1986) ★ Kwaliteitsmanagementnorm
Bovendien kan informatie die niet door de norm wordt vereist, maar wel wordt vastgelegd, onder bepaalde omstandigheden gedocumenteerde informatie worden in de zin van de norm. Dit is altijd het geval als uw bedrijf deze informatie noodzakelijk acht voor de doeltreffendheid van zijn managementsysteem.
Als bijvoorbeeld een lijst met gegevens over de relevante belanghebbenden van een bedrijf beschikbaar is, is dit niet per se gedocumenteerde informatie in de zin van de norm. Dit komt omdat een dergelijke lijst niet vereist wordt door de norm. Als uw bedrijf deze lijst echter als essentieel beschouwt voor de effectiviteit van het managementsysteem, kan het "echte" gedocumenteerde informatie worden.
Gedocumenteerde informatie creëren?
In hoofdstuk 7.5.2 van de bekende ISO-normen worden wel enkele basiseisen gesteld aan het creëren en bijwerken van gedocumenteerde informatie. Deze gaan van etikettering in een geschikt formaat tot controle van de geschiktheid en adequaatheid van de informatie zelf. Ook aan de controle (hoofdstuk 7.5.3) worden bepaalde eisen gesteld, waarvan de belangrijkste betrekking hebben op de beschikbaarheid en bescherming ervan.
Andere eisen zijn gericht op de verspreiding, de vindbaarheid, de toegang en het gebruik, de opslag en archivering, de bewaring en het toezicht op wijzigingen. Een zeer belangrijke eis betreft de bewaring als bewijs van naleving. Dit aspect is niet alleen van belang voor het beheersysteem, maar kan ook een zeer belangrijke rol spelen in het kader van juridische kwesties.
In welke mate moet het worden gecreëerd?
Wat precies moet worden gedocumenteerd, wordt gespecificeerd in de afzonderlijke hoofdstukken van de norm. Voorbeelden hiervan zijn het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsdoelstellingen of als bewijs van bekwaamheid. De verplichting om gedocumenteerde informatie te creëren, te onderhouden of te bewaren verschilt echter per normdiscipline.
Wat het toepassingsgebied betreft, geldt ruwweg het volgende: hoe groter een bedrijf, hoe complexer de processen en hoe uitgebreider de bewijsverplichting, hoe uitgebreider deze moet zijn.
Ook de bedrijfstak en de competentie van de in het bedrijf werkzame werknemers spelen een belangrijke rol.
Is een handleiding voor kwaliteitsmanagement nog verplicht?
Een handboek voor kwaliteitsmanagement is sinds de herziening van ISO 9001 in 2015 niet meer verplicht. De beslissing om ervan af te zien, houdt rekening met de algemene tendens van moderne ISO-managementsysteemnormen om normgebruikers meer vrijheid te geven bij het ontwerpen van hun managementsysteem. Tegelijkertijd wordt er echter steeds meer een beroep gedaan op het topmanagement om verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op zich te nemen.
Conclusie: gedocumenteerde informatie
Gedocumenteerde informatie is het opschrift van hoofdstuk 7.5 van alle huidige ISO-managementsysteemnormen en maakt dus integraal deel uit van hun gemeenschappelijke basisstructuur (High Level Structure / HLS). De verzamelnaam vervangt de vroegere documentatie-eisen, documentatie, documenten en registers.
Volgens de internationaal erkende norm voor kwaliteitsmanagement ISO 9000:2015 is gedocumenteerde informatie "informatie die door een organisatie moet worden gecontroleerd en bijgehouden". Het formaat en het medium zijn echter niet gespecificeerd, ze hoeven alleen maar geschikt te zijn. Er worden concrete eisen gesteld aan het beheer en onderhoud van dergelijke informatie, zonder de reikwijdte ervan te specificeren. Dit is afhankelijk van het type, de omvang en de complexiteit van een onderneming en haar processen. Gedocumenteerde informatie wordt als zodanig aangeduid als het een vereiste van de desbetreffende norm is of als de onderneming het noodzakelijk acht voor de doeltreffendheid van het managementsysteem.
Loading...
We beantwoorden graag uw vragen
Neem contact met ons op. Zonder verplichting en gratis.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Ute Droege
DQS-expert voor kwaliteitsmanagementsystemen, sinds lange tijd auditor en ervaren trainer voor ISO 9001.
Loading...