Belanghebbende partijen zijn een onontkoombaar onderdeel van de "context" van elke onderneming. Ongeacht de grootte of de bedrijfstak van de onderneming, er zijn altijd bepaalde individuen of groepen die er een gevestigd belang in hebben.
INHOUD
- Wat betekent het wanneer een norm spreekt over "belanghebbende partijen"?
- Wanneer is een belanghebbende partij relevant?
- Wat zijn de meest relevante belanghebbende partijen?
- Hoe identificeer je relevante belanghebbende partijen?
- Geïnteresseerde partijen in ISO-normen
- Opmerkingen over documentatie
- Conclusie
Wat betekent het wanneer in een norm wordt gesproken over "belanghebbende partijen"?
Allereerst, wat is een belanghebbende partij? De wereldwijd erkende norm voor principes en termen in kwaliteitsmanagement ISO 9000 geeft de volgende definitie:
"Persoon of organisatie die invloed kan uitoefenen op, beïnvloed kan worden door, of zich beïnvloed kan voelen door een beslissing of activiteit."
ISO 9000:2015-11 - Kwaliteitsmanagementsystemen - Grondbeginselen en vocabulaire
De term komt oorspronkelijk uit de "Guidance to Achieve Sustained Success" ISO 9004, waar het specifiek de rol en het belang van bepaalde belanghebbenden benadrukt - de belanghebbende partijen.
Wanneer is een belanghebbende partij relevant?
Waarom ISO-managementsysteemnormen zo intensief belang hechten aan belanghebbende partijen wordt duidelijk in hoofdstuk 4.2 van de normen. Een bedrijf hoeft namelijk niet alle belanghebbenden te identificeren, maar alleen de belanghebbenden die relevant zijn voor zijn managementsysteem. Zij moet ook inzicht hebben in hun behoeften en verwachtingen (eisen) ten aanzien van het managementsysteem of de onderneming. Strikt genomen gaat het dus niet om de belanghebbende partijen, maar veeleer om de mogelijke benadeling door de groepen belanghebbenden. Naast relevantie kan ook de frequentie waarmee de onderneming contact heeft met een belanghebbende van enige betekenis zijn.
Wat zijn de belangrijkste belanghebbende partijen?
De lijst van belanghebbenden is lang. De belangrijkste zijn:
- Klanten (inclusief eindgebruikers/consumenten)
- Werknemers
- Eigenaars, partners, aandeelhouders
- Leveranciers (externe leveranciers), zakenpartners
- Autoriteiten
- Concurrenten
- Vakbonden
- Verzekeringen, verenigingen
- Banken, schuldeisers
- Pers, media
- Buurt
- Burgerinitiatieven, enz.
Maar ook
- Niet-gouvernementele organisaties (NGO's)
- Universiteiten
- Religieuze groepen of kerken
- De samenleving als geheel
kunnen een relevantie hebben, zij het een andere relevantie, die zeker specifiek is voor de organisatie. Dit is wanneer zij een (potentiële) impact hebben "op het vermogen van de organisatie om op consistente wijze producten en diensten te leveren die voldoen aan de behoeften van de klant en aan de toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten" (bron: ISO 9001).
Hoe identificeert u relevante belanghebbende partijen
ISO-managementsysteemnormen vereisen dat uw organisatie inzicht heeft in de behoeften en verwachtingen van potentiële belanghebbenden. En: dat zij bepaalt welke relevant zijn voor het managementsysteem. Dit is een permanent proces in het bedrijf om veranderingen te kunnen waarnemen. De normen geven echter niet aan hoe dit moet gebeuren.
"De onderneming beslist zelf over de relevantie van een belanghebbende en zijn verwachtingen."
De toewijzing van belanghebbenden op basis van hun relevantie hangt in de eerste plaats af van het werkterrein van uw onderneming. Zo zal een chemisch productiebedrijf met een milieubeheersysteem volgens ISO 14001 voor een deel andere criteria voor de relevantie van belanghebbenden vaststellen, bijvoorbeeld ten aanzien van buren of verantwoordelijke instanties, dan een pakketdienstverlener waarvan het kwaliteitsbeheersysteem de ISO 9001-norm volgt. Daar staan eerder klanten, klanten en werknemers op de voorgrond.
Belanghebbende partijen bij ISO-normen
Met de overgang naar de gemeenschappelijke basisstructuur (High Level Structure, HLS) vanaf 2012 hebben de eisen voor de omgang met belanghebbende partijen geleidelijk hun weg gevonden in alle belangrijke ISO-managementsysteemnormen. Ten laatste met de grote herziening van de ISO 9001- en ISO 14001-normen in 2015, werd de term bekend bij een breed scala van gebruikers.
Opmerkingen over documentatie
Als de algemeen directeur van een kleine operatie geen documentatie nodig heeft om zijn relevante belanghebbenden te identificeren, is dat geloofwaardig. Maar als hij of zij besluit om zijn managementsysteem te certificeren, is er wel een documentatievereiste. Dit is bijvoorbeeld het geval zodra belanghebbende partijen hun weg vinden naar de managementbeoordeling in de vorm van feedback van klanten.
Het is dus niet alleen voor grote ondernemingen en concerns zinvol een matrix op te stellen waarin de geïdentificeerde belanghebbende partijen, hun contactgegevens, hun verwachtingen en de hun toegekende relevantie worden opgenomen. Volgens de normen van het managementsysteem moet deze informatie worden gecontroleerd en herzien.
In principe is het echter raadzaam om een schriftelijke registratie te maken, bijvoorbeeld met behulp van een matrix, met alle nodige informatie. In het geval van bijzonder relevante belanghebbenden dient dit te gebeuren met de betrokkenheid van de betrokken partijen. Dit is meestal geen nutteloos werk, omdat de verslagen op zijn laatst toch nodig zijn als input voor de evaluatie van het beheer.
Loading...
Heeft u vragen?
Neem contact met ons op.
Zonder verplichting en kosteloos.
Conclusie
Relevante belanghebbende partijen zijn personen of organisaties die in een positie verkeren om invloed uit te oefenen op het managementsysteem van uw onderneming. Als zodanig zijn zij onlosmakelijk verbonden met de context van uw organisatie. ISO-managementsysteemnormen vereisen dat relevante belanghebbenden worden geïdentificeerd en dat informatie over hen regelmatig op actualiteit wordt gecontroleerd. De normen zeggen echter niet hoe dit moet gebeuren, ook niet met betrekking tot eventuele documentatie.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Ute Droege
DQS-expert voor kwaliteitsmanagementsystemen, sinds lange tijd auditor en ervaren trainer voor ISO 9001.
Loading...