Volgens de internationale norm ISO 9000:2015, die verantwoordelijk is voor concepten en terminologie, is topmanagement een

"Persoon of groep van personen die een organisatie op het hoogste niveau leidt en controleert".

ISO 9000: 2015-11 - Kwaliteitsmanagementsystemen - Basisbegrippen en terminologie

Wat vereist de norm?

Volgens deze definitie van de norm is dit dus een persoon of een groep personen op het hoogste niveau van beslissingsbevoegdheid. Op dit niveau worden beslissingen genomen over middelen en kunnen verantwoordelijkheden worden gedelegeerd. In de meeste ondernemingen gaan deze kenmerken hand in hand met een bedrijfsvoeringsfunctie en de bijbehorende handelingsbevoegdheid.

Tegelijkertijd is het echter een typisch normatieve term die in het dagelijkse bedrijfsleven vrijwel nooit wordt gebruikt. In de praktijk spreekt men eerder van een algemeen directeur, topmanagement of bedrijfsleiding.

Vanuit het oogpunt van de norm is deze benaming echter niet in alle gevallen van toepassing: "de organisatie" is immers niet altijd identiek met "het bedrijf" voor zover het het managementsysteem betreft. Het hangt altijd af van de reikwijdte van het managementsysteem! Vanuit het oogpunt van de norm is het dus mogelijk dat "de organisatie" slechts een deel van een complexe onderneming omvat. In dat geval kan het topmanagement van de organisatie ondergeschikt zijn aan het management van de hele onderneming.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van het topmanagement in het managementsysteem?

De eisen voor het topmanagement zijn te vinden in alle moderne managementsysteemnormen van de ISO (Internationale Organisatie voor Normalisatie) in hoofdstuk 5 "Leiderschap".

De verantwoordelijkheid van het topmanagement voor het managementsysteem is aanzienlijk toegenomen met de invoering van de gemeenschappelijke basisstructuur van de managementsysteemnormen (High Level Structure, HLS) met gemeenschappelijke hoofdstukken, tekstmodules en termen. Als we bijvoorbeeld de kwaliteitsmanagementnorm ISO 9001:2015 vergelijken met zijn voorganger uit 2008, is het eerste wat opvalt de gewijzigde titel: Voorheen "Managementverantwoordelijkheid" is gewoon "Leiderschap" geworden. En dit is nogal wat: de reikwijdte van het hoofdstuk is met ongeveer 50% gegroeid. Opvallend is de hoge mate van gedetailleerdheid van de eisen: Alleen al in het eerste subhoofdstuk - 5.1 Leiderschap en betrokkenheid - worden bijvoorbeeld tien afzonderlijke actiethema's beschreven.

Certificering volgens ISO 9001:2015

Spannend onderwerp? DQS biedt meer dan 35 jaar ervaring in certificering volgens de kwaliteitsmanagementnorm ★.

Meer informatie over de ISO 9001-norm

Dus - wat betreft het managementsysteem - moet het topmanagement leiderschap en betrokkenheid tonen, bijvoorbeeld:

  • Ervoor zorgen dat het managementsysteem de beoogde resultaten bereikt.
  • Verantwoordelijkheid nemen voor de doeltreffendheid van het managementsysteem
  • Beleid en doelstellingen vaststellen
  • Rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastleggen
  • Integreer de vereisten van de norm
  • Pas de risico- en procesgerichte aanpak toe
  • Zorg voor de nodige middelen
  • enz.

 

Wat betekent "verantwoordingsplicht"?

Dus het topmanagement is verantwoordelijk voor het managementsysteem, wat betekent dat? Onafhankelijk van een verantwoordingsplicht die het wettelijk toch al heeft voor het hele bedrijf, moet het die nu ook nemen voor het managementsysteem.

Indirect kan de verantwoordingsplicht echter ook juridische gevolgen hebben, namelijk wanneer het gaat om aansprakelijkheidskwesties, bijvoorbeeld in verband met wettelijke voorschriften. In geval van twijfel kan het topmanagement de vervulde verantwoordingsplicht en de bewezen doeltreffendheid van het in zijn bedrijf geïmplementeerde managementsysteem aanvoeren, wat op zijn beurt het juridische begrip "zorgplicht" kan inhouden.

Een belangrijke succesfactor voor de werking en het succes van het managementsysteem is de voorbeeldfunctie die het topmanagement in het algemeen en voor het managementsysteem in het bijzonder moet hebben. Het succes hangt namelijk vooral af van de vraag of zij de medewerkers kan inspireren om het managementsysteem te steunen en eraan deel te nemen.

Topmanagement in de certificatieaudit

Wat verwacht DQS als certificatieorganisatie van het topmanagement als zij een audit uitvoert? Leiderschap in de ISO 9001:2015-norm vereist persoonlijke, actieve betrokkenheid van het topmanagement bij het managementsysteem. Het bewijs kan worden gevonden in de vorm van zinvolle, op feiten gebaseerde managementbeoordelingen, in notulen, persoonlijke berichten, beslissingen en, last but not least, in producten en diensten van consistente hoge kwaliteit. Wie op een dergelijke manier tastbaar maakt dat hij zich inzet voor kwaliteit, is goed voorbereid op certificering.

 

Beoordeling: de vertegenwoordiger van het topmanagement

Een terugblik op ISO 9001:2008, de voorloperversie van ISO 9001:2015, laat zien in hoeverre hoofdstuk 5.1 een belangrijke verandering teweeg heeft gebracht. In die tijd was de verantwoordingsplicht de verantwoordelijkheid van de zogenaamde "top management representative", ook al noemde de norm dat niet zo. Deze persoon moest echter lid zijn van het topmanagement en alleen rapporteren aan de overige leden. Met de normvereisten die sinds 2015 van kracht zijn, is dit op beslissende wijze veranderd.

 

Conclusie

Topmanagement is een term die verwijst naar het managementsysteem van een bedrijf of organisatie. Het hoeft niet per se het topmanagement van het hele bedrijf te zijn, bijvoorbeeld als de reikwijdte van het managementsysteem slechts een deel van het bedrijf beslaat.

Met de gemeenschappelijke basisstructuur (HLS), die alle moderne ISO-managementsysteemnormen tegenwoordig hebben, werd in hoofdstuk 5.1 de verantwoordelijkheid voor het managementsysteem overgedragen aan het gehele topmanagement, die voorheen in een vergelijkbare vorm werd uitgeoefend door een zogenaamde "topmanagementvertegenwoordiger".

De taken van het topmanagement zijn in de huidige versie van de norm uit 2015 gespecificeerd en uitgebreid. Het moet veeleer "het voortouw nemen" voor het managementsysteem, het voorzien van de nodige middelen, rollen en verantwoordelijkheden toewijzen en, last but not least, als rolmodel fungeren voor degenen die de normvereisten in de dagelijkse praktijk in de praktijk moeten brengen.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

We beantwoorden graag uw vragen

Neem contact met ons op. Zonder verplichting en gratis.

Auteur
Ute Droege

DQS-expert voor kwaliteitsmanagementsystemen, sinds lange tijd auditor en ervaren trainer voor ISO 9001.

Loading...