Remote audits zijn een integraal onderdeel geworden van digitalisering en agile werken. Bedoeld wordt het onderscheidend vermogen van virtuele teams en thuiswerkende medewerkers om op hoog niveau productief te zijn - ook bij het auditeren van managementsystemen en -processen. Met name met het oog op de Corona-pandemie wordt "remote excellence" door bedrijfsleiding en leidinggevenden steeds vaker beoordeeld als een kritische succesfactor die bepalend zal zijn voor de toekomst. En ook certificeringsaudits moeten in hun planning en uitvoering zeer performant zijn, ongeacht of ze ter plaatse worden uitgevoerd of van op afstand als "remote audits". Een dergelijke audit op afstand vergt echter extra vaardigheden en een extra mate van uitmuntendheid van de kant van alle betrokkenen.
Loading...
Remote audits: wat ISO 19011 te zeggen heeft
Hoewel remote audits in ISO 19011:2011 al werden aangeprezen als een "alternatieve auditmethode", werd dit niet verder toegelicht. De herziening van 2018 bracht vervolgens meer elan in de zaak met de veel preciezere erkenning van deze auditmethode. De richtlijn kon inmiddels niet meer om de mogelijkheden van de toenemende digitalisering heen.
"Audits op afstand: inspelen op digitalisering - maar ook op tijden van crisis"
En alsof de opstellers van ISO 19011:2018 het hadden vermoed, bracht de Covid 19-pandemie een breed toepassingsgebied voor remote auditeren met zich mee. In tijden van crisis, wanneer on-site audits niet meer in de noodzakelijke mate kunnen worden uitgevoerd, komt remote auditeren van pas - zij het op beperkte wijze.
Audits op afstand: voorwaarden
Voordat remote audits als begeleidende auditmethode kunnen worden gebruikt, moet aan een hele reeks voorwaarden zijn voldaan. Tot deze voorwaarden behoort de complexiteit van de bedrijfsprocessen. De auditor moet bijvoorbeeld ook vertrouwd zijn met het managementsysteem en al eerder ter plaatse zijn geweest.
Andere essentiële eisen waaraan moet worden voldaan, zijn:
- De kwaliteit van de communicatietechnologie moet voldoen aan de zeer hoge eisen van een audit op afstand
- Geen enkele initiële certificatie mag op afstand worden geaudit. Dit betekent vooral dat het managementsysteem zich niet meer in een beginfase mag bevinden.
- Tijdens de vorige audit mogen zich op de betrokken locatie geen significante non-conformiteiten hebben voorgedaan
- Het managementsysteem moet zo georganiseerd zijn dat alle gegevens, bewijzen en specificaties onmiddellijk kunnen worden teruggevonden en gemakkelijk kunnen worden ingezien
- Risico's die de audit in gevaar kunnen brengen, moeten worden uitgesloten
"Voldoen aan auditvereisten op afstand: geen vanzelfsprekendheid, maar een teken van uitmuntendheid."
Voldoen aan deze eisen, vooral in totaal, is geen vanzelfsprekendheid. Het is eerder een teken van volwassen, uitstekende managementsystemen en van organisaties die hoge eisen stellen aan de aanpak van audits.
Ook voor externe auditors is een sleutelrol weggelegd: zij moeten over sterke, ruimschoots bovengemiddelde communicatieve en organisatorische vaardigheden beschikken om de audit op afstand te kunnen sturen en beheren.
De methode moet door alle betrokkenen worden aanvaard
En er is nog een belangrijke voorwaarde. Deze heeft betrekking op de houding van alle betrokkenen ten opzichte van deze auditmethode en hun bereidheid om zich ervoor in te zetten. Vertrouwen en acceptatie binnen de geauditeerde organisatie zijn daarom centrale punten voor een succesvolle auditplanning, het auditprogramma voor de uitvoering, en de follow-up van de remote audit.
Aangezien de auditor niet ter plaatse is, worden technische en communicatieve vaardigheden - onmisbare "soft skills" - nog belangrijker.
Als je audits op afstand wilt implementeren, als je deze technologie wilt gebruiken, dan moet je de acceptatie ervoor hebben in het bedrijf.
Audits op afstand: auditmethode of audittype?
Remote audits zijn een auditmethode, geen apart audittype. De auteurs van ISO 19011 verheffen audits op afstand niet tot een alternatief voor audits ter plaatse. In plaats daarvan bieden zij aan om "audits op afstand" op te nemen als een van de verschillende methoden die "op de juiste wijze zijn afgewogen" in de auditplanning.
De eisen in hoofdstuk 5.5.3 van ISO 19011 gaan over het selecteren en bepalen van auditmethoden: "Om de audit effectief en efficiënt uit te voeren, moet(en) de perso(o)n(en) die het auditprogramma controleren, de methoden voor de audit selecteren en bepalen, afhankelijk van de gedefinieerde auditdoelstellingen, de gedefinieerde auditomvang en de gedefinieerde auditcriteria."
Audit op afstand: formeel kader volgens IAF
Naast ISO 19011 speelt ook het International Accreditation Forum (IAF) document MD 4 een rol en wordt het gebruikt om een duidelijk beeld te krijgen van het formele kader voor audits op afstand. Hier volgen drie voorbeelden van voorwaarden voor audits op afstand met gebruikmaking van "Informatie- en communicatietechnologie (ICT)":
- De veiligheid en vertrouwelijkheid van elektronische of elektronisch verzonden informatie moeten gewaarborgd zijn (4.1.1). Noot: De audittee bepaalt het niveau van de beveiligingseisen.
- Over het gebruik van ICT moet overeenstemming bestaan tussen de beoordeelde en de beoordelaar (4.1.2). Let op: Dit vereist een gevestigde "relatie".
- Verzeker u er van tevoren van dat de cliënt en de beoordelaar over de nodige elektronische infrastructuur beschikken om ICT te gebruiken (4.2.2). Opmerking: "Verzekeren" betekent ook de infrastructuur uitproberen en zo nodig alternatieven plannen!
Dergelijke computerondersteunde audittechnieken (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) kunnen bijvoorbeeld het volgende omvatten:
- Het voeren van conferentiegesprekken
- Vergaderingen op het internet
- Interactieve communicatie via het web
- Elektronische toegang op afstand tot de documentatie van het managementsysteem en/of de processen van het managementsysteem".
"Audit op afstand: DQS-enquête over de acceptatie van audits op afstand"
Remote audits met DQS
Met de digitale transformatie en de Corona-pandemie hebben remote audits een vaste plaats veroverd onder de auditmethoden. Vanuit het oogpunt van de accreditatie-instellingen zijn de formele randvoorwaarden aanwezig. Ook de randvoorwaarden op het gebied van technologie en competenties zijn duidelijk geschetst. De mogelijkheden van audits op afstand kunnen dus ten volle worden benut. Toch moet het gebruik ervan altijd zorgvuldig worden overwogen. Niet elke situatie kan adequaat op afstand worden beoordeeld. Daarom zal DQS de betreffende situatie in uw bedrijf en de risico's van de implementatie vooraf met u doornemen.
Eenvoudig gebruik maken van kwaliteit
Sinds haar oprichting in 1985 als eerste Duitse certificeerder van managementsystemen zet DQS zich in voor het duurzame succes van haar klanten. Met audits die toegevoegde waarde bieden en klantgerichte concepten begeleiden wij organisaties op hun weg naar business excellence.
Naast de beoordeling volgens afzonderlijke managementsysteemnormen biedt de gecombineerde, gelijktijdige audit van volledig geïntegreerde managementsystemen u talrijke mogelijkheden. De interdisciplinaire beoordeling maakt het mogelijk synergieën te benutten en tegelijkertijd interacties en tegenstrijdigheden tussen de verschillende onderwerpen vast te stellen.
In het kader van ISO 19011 bieden wij voor geselecteerde thema's ook second-party audits als dienst aan, bijvoorbeeld als leveranciersaudit.
Om de voordelen voor onze klanten te vergroten, richten wij ons bij de selectie en bijscholing van onze auditors op meervoudige kwalificaties: DQS-auditors bestrijken gemiddeld minstens drie normen. Houdt u ons aan ons woord. Wij verheugen ons op een gesprek met u.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Julian König
Als hoofd Product Management & Accreditatie bij DQS en tevens expert voor ISO 50001, is Julian König verantwoordelijk voor accreditatie-conforme productondersteuning en ontwikkeling voor de focusproducten van DQS. De bundeling van knowhow in zijn team zorgt voor een sterke aansluiting op de behoeften van de markt. Met zijn expertise in standaarden is hij ook een veelgevraagd auteur en moderator.
Loading...