Kwaliteitsmanagementsysteem - een efficiënt kwaliteitsmanagementsysteem met ISO 9001

INHOUD

• Kwaliteitsmanagementsysteem: Procesgerichte procedures ontwerpen
• Het kwaliteitsmanagementsysteem als managementinstrument
• Kwaliteitsmanagementsysteem volgens de ISO 9001-norm
• QMS: Wat is het belang van ISO 9001 voor uw kwaliteitsmanagementsysteem?
• Kwaliteitsmanagementsysteem: Eisen van de norm
• Wat zijn de taken van een kwaliteitsmanagementsysteem?
• Waaruit bestaat een kwaliteitsmanagementsysteem?
• Wat zijn de voordelen van een kwaliteitsmanagementsysteem?
• Wat is het certificeringsproces voor kwaliteitsmanagementsystemen?
• DQS - voortrekkersrol bij de certificatie van managementsystemen
• Expertise en vertrouwen

Kwaliteitsmanagementsysteem: Procesgericht ontwerp en organisatie

Een kwaliteitsmanagementsysteem begint in verschillende hoeken. Uw organisatiestructuur, procedures, processen en middelen die nodig zijn om te voldoen aan de individuele kwaliteitseisen in uw onderneming.

Met behulp van een professioneel QMS definieert u de randvoorwaarden die een systematisch kwaliteitsmanagement mogelijk maken. Door de organisatiestructuur en -processen en de uitvoering van alle kwaliteitstaken nauwkeurig te definiëren, zorgt u ervoor dat uw middelen en maatregelen met betrekking tot kwaliteit beter kunnen worden gecoördineerd, gepland en gemeten.

U kunt zich daarbij laten ondersteunen door de internationaal geldende en erkende "basisnorm" voor kwaliteitsmanagement ISO 9001:2015, kortweg ISO 9001. ISO staat voor International Organization for Standardization. 9001 is het nummer van de norm. 2015 betekent dat de norm voor het laatst werd herzien in 2015.

Deze norm voor QM-systemen maakt een doelgerichte procesgerichte inrichting van alle bedrijfsprocessen mogelijk. Rekening houdend met de verwachtingen van de klant, kunt u door ISO 9001 te implementeren elke vorm van verspilling vermijden en uw processen onderwerpen aan een voortdurende verbetering op het vlak van kwaliteit.

ISO 9004: Leidraad voor het bereiken van duurzaam succes

Ook hier biedt de ISO 9004-gids ondersteuning. De gids is geen op zichzelf staande norm voor certificering, maar helpt bij het bereiken van duurzaam succes en het bepalen van het volwassenheidsniveau van uw kwaliteitsmanagementsysteem.

Op deze manier kunnen bedrijven die de positieve effecten van beide normen combineren niet alleen hun processen effectiever en efficiënter maken, maar ook het dagelijkse werk voor hun werknemers vergemakkelijken. Werkprocessen worden gewoon efficiënter.

Het kwaliteitsmanagementsysteem als managementinstrument

De invoering van elk professioneel managementsysteem dient om essentiële bedrijfsprocessen in een netwerk met elkaar te verbinden en hun optimale interactie te garanderen. Problemen en kansen liggen namelijk vaak juist verborgen in de niet-functionerende interactie van processen.

Zoals elk managementsysteem is kwaliteitsmanagement daarom een professioneel instrument voor het topmanagement. Als managementinstrument kan een managementsysteem u de systematische aanpak bieden om processen te plannen, te controleren, te monitoren en te verbeteren (Plan-Do-Check-Act model). Op die manier creëert u transparantie, vermindert u de complexiteit in uw bedrijf en biedt u zekerheid van handelen.

Om voordeel te halen uit een managementsysteem zijn wil en wilskracht alleen echter niet voldoende. U moet ook consequent en volhardend zijn in uw werk.

Kwaliteitsmanagementsysteem volgens de ISO 9001-norm

In verband met kwaliteitsmanagement is de normenreeks ISO 9000ff tegenwoordig van bijzonder belang. Zij formuleert eisen en geeft concrete informatie over hoe een kwaliteitsmanagementsysteem moet worden opgezet en verder ontwikkeld in de zin van voortdurende verbetering.

Een professioneel kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit verschillende deelaspecten:

1. Alle activiteiten en beslissingen met betrekking tot de kwaliteitsdoelstellingen,
2. Alle processen en middelen om de doelstellingen te bereiken, en
3. Alle elementen en personen voor de controle en het beheer van het kwaliteitswerk.

QMS: wat is het belang van ISO 9001 voor uw kwaliteitsmanagementsysteem?

De ISO 9000ff. normenreeks is de bekendste en meest internationaal erkende basis voor kwaliteitsmanagementsystemen. ISO 9001 formuleert kwaliteitseisen voor alle bedrijfstakken en voor alle soorten en maten organisaties.

Het benadrukt dat elk bedrijf "kwaliteit" tot de kern van zijn inspanningen kan maken. ISO 9001 biedt u de mogelijkheid uw managementsysteem individueel en volgens uw behoeften te ontwerpen. De norm geeft namelijk aan wat er in het kader van een QMS moet worden geregeld. Er wordt echter niet gezegd hoe dit moet gebeuren.

Elk kwaliteitsmanagementsysteem moet daarom uniek en precies op uw organisatie worden afgestemd om ervoor te zorgen dat aan de eisen van de klant wordt voldaan. Op die manier wordt kwaliteit de basis voor al uw bedrijfsactiviteiten.

Kwaliteitsmanagementsysteem: eisen van de norm

De norm stelt universele eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem:

1. Ondernemerssucces is gebaseerd op het principe van voortdurende verbetering volgens de PDCA-cyclus.
2. De organisatie moet duidelijke kwaliteitsdoelstellingen en -strategieën hebben.
3. Processen moeten transparant en efficiënt zijn.
4. Resultaten moeten meetbaar en gedocumenteerd zijn.
5. Het managementniveau is verantwoordelijk voor kwaliteit.
6. De hele onderneming en haar omgeving staan in het middelpunt van de belangstelling.

Sinds de invoering heeft de norm een voortdurende ontwikkeling doorgemaakt. Deze ontwikkeling maakt duidelijk hoezeer het begrip kwaliteit is veranderd. Terwijl vroeger de nadruk lag op producten en resultaten, ligt de nadruk tegenwoordig op klanten en processen.

Fundamenteel voor de implementatie van een QM-systeem is het transparant maken van de organisatiestructuur en de bedrijfsprocessen. Op die manier kunnen bronnen van fouten worden opgespoord en geëlimineerd. Voor een succesvol beheer van een onderneming is het noodzakelijk dat deze op een systematische en duidelijke manier wordt geleid en gestuurd. Nuttig hierbij is een managementsysteem dat u helpt uw prestaties voortdurend te verbeteren en tegelijkertijd rekening te houden met de verwachtingen van alle betrokken partijen.

Om dit te bereiken, beschrijft ISO 9000 de zeven principes van kwaliteitsmanagement:

1. Klantgerichtheid
2. Leiderschap
3. Betrokkenheid van mensen
4. Procesgerichte aanpak
5. Verbetering
6. Op feiten gebaseerde besluitvorming
7. Relatiebeheer

Wat zijn de taken van een kwaliteitsmanagementsysteem?

De belangrijkste taak van een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) is het "werken aan kwaliteit" te beheersen. Maar daarnaast doet het nog meer. Het...

1. Beschrijft een onderneming in termen van kwaliteit
2. Identificeert kansen en risico's van alle bedrijfsactiviteiten
3. Documenteert onderlinge verbanden en creëert kennis
4. Verbindt alle relevante bedrijfsafdelingen

Door systematisch naar kwaliteitstaken en -factoren te kijken, leert u uw bedrijf vanuit een geheel nieuw perspectief kennen. Processen en procedures worden transparanter en wendbaarder. Ook wordt er beter gereageerd op uitdagingen en veranderingen.

Een duidelijk beeld van een organisatie maakt het gemakkelijker om de belangrijkste taken van kwaliteitsmanagement te vervullen:

• Identificatie en uitwerking van alle bedrijfsdoelstellingen
• Geplande coördinatie van alle processen en middelen om de doelstellingen te bereiken
• Waardecreatie door kwaliteitsverbetering
• Betrouwbare besluitvorming voor het managementniveau
• Vermogen om te reageren op externe invloeden
• Klantenloyaliteit en werknemersloyaliteit

Deze succesfactoren zijn van cruciaal belang voor elke onderneming. Het kwaliteitsmanagementsysteem zorgt voor een duidelijke kop, tastbare argumenten en oriëntatie. Kwaliteit als overkoepelend en systemisch concept wordt een leidende waarde waarop uw organisatie zich kan afstemmen.

Waaruit bestaat een kwaliteitsmanagementsysteem?

Als u een kwaliteitsmanagementsysteem wilt invoeren, moet u uw hele organisatie in ogenschouw nemen. Zelfs de beschrijving van de huidige situatie verduidelijkt de belangrijkste onderlinge verbanden voor meer kwaliteit. De volgende factoren staan centraal:

1. Medewerkers: Welke functie moet een werknemer vervullen met betrekking tot kwaliteit? Wat is hun verantwoordelijkheid in het kwaliteitsproces? Hoe kunnen zij de aandacht vestigen op fouten zonder al een concrete verbetersuggestie bij de hand te hebben? Welke maatregelen zijn in hun verantwoordelijkheidsgebied van belang?
2. Processen en activiteiten: Hoe klant- en kwaliteitsgericht werkt uw bedrijf in het algemeen? Waar is er behoefte aan verbetering? Welke activiteiten bevorderen de kwaliteitsdoelstellingen, welke belemmeren ze? Hoe moeten verschillende processen met elkaar in verband worden gebracht? Hoe duidelijker en ondubbelzinniger de specificaties door het topmanagement worden gedefinieerd, des te efficiënter kunnen de processen worden ontworpen.
3. Methoden en procedures: Hoe worden kwaliteitskenmerken bepaald en geëvalueerd? Hoe kan een onderneming haar kwaliteit handhaven en verhogen? Welke maatregelen zijn zinvol en beproefd? Welke voortdurende inspanningen zijn essentieel?
4. Machines en uitrusting: Voldoen de apparatuur en functies aan de eisen voor product- en proceskwaliteit? Sluiten de (productie)processen perfect op elkaar aan?
5. Informatie en kennis: Beschikken alle betrokkenen steeds over een actueel kennisniveau? Kunnen zij ongehinderd informatie uitwisselen en vrij informatie vinden? Hoe zit het met de communicatie van kwaliteitsinspanningen naar derden (stakeholders)?
6. Organisatorische eenheden: Zijn verschillende organisatie-eenheden zodanig met elkaar verbonden dat het kwaliteitsproces in alle delen van het bedrijf ongehinderd functioneert?
   Kwaliteitsmanagement is de holistische kijk op de hele organisatie.
7. Systemen: Hoe draagt uw bedrijf interne kwaliteitsprocessen over naar andere systemen (wetgevers, leveranciers, industriepartners, enz.) om ervoor te zorgen dat kwaliteit niet ophoudt bij de bedrijfsgrens?

Al deze aspecten spelen een rol. Daarom is een kwaliteitsmanagementsysteem geen kwestie van bedrijfsgrootte. Een QMS is altijd zinvol. Naarmate een onderneming echter in omvang en complexiteit toeneemt, wordt het steeds crucialer voor duurzaam succes. Als het ontbreekt, kunnen de verantwoordelijken de kwaliteitsmaatregelen niet volledig controleren.

Elke werknemer in uw bedrijf moet weten of en hoe hij een bijdrage kan leveren die uiteindelijk de klant ten goede komt. Hoe sterker de eisen van de klant in het QM-systeem zijn verankerd, des te groter is de bijdrage van het systeem aan het succes.

Wat zijn de voordelen van een kwaliteitsmanagementsysteem?

De systematische afstemming en controle van bedrijfsprocedures en -processen leidt tot grotere efficiëntie en betrouwbaarheid. Dit komt doordat organisaties functionerende kwaliteitsmanagementsystemen opzetten die

• Organisatie en processen (voor het eerst) duidelijk maken
• Duidelijke verantwoordelijkheden definiëren
• Kansen verduidelijken
• Risico's minimaliseren
• Kosten reduceren
• Creëer concurrentievoordelen
• Kennis genereren, verspreiden en bewaren
• Imago verbeteren
• Toekomstige levensvatbaarheid veiligstellen
• Medewerkers motiveren en behouden
• Klanten op lange termijn behouden en ontwikkelen.

Voordat een kwaliteitsmanagementsysteem deze voordelen kan bereiken, moet u zorgvuldig de eisen van de norm in uw bedrijf vaststellen. Certificering is hiervoor een goede gelegenheid.

Hoe verloopt de certificering van kwaliteitsmanagementsystemen?

Er zijn verschillende normen waaraan bedrijven hun kwaliteitsmanagement kunnen laten certificeren. Tot de meest voorkomende behoren ISO 9001, maar ook ISO 13485 (QM voor medische hulpmiddelen) of IATF 16949 (kwaliteit in de automobielindustrie). Met een certificaat kunt u bewijzen dat uw QMS werkt, meetbaar succes boekt en een levend onderdeel is van de ontwikkeling van uw bedrijf - het is het beste bewijs van de kwaliteitscapaciteit van uw bedrijf.

Hiervoor voert een neutrale certificatie-instelling zoals DQS een audit uit op uw kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) en onderzoekt het op alle aspecten die deel uitmaken van een goed functionerend QMS. Het certificaat is geldig voor een bepaalde periode, meestal drie jaar. Binnen deze periode worden monitoring audits uitgevoerd, met name om continue verbeteringen te initiëren.

Voordat het certificaat vervalt, moet u een nieuwe audit ondergaan als u het certificaat wilt behouden. Daarmee toont u aan dat u kwaliteitsbeheer ziet als een alomvattend en continu verbeteringsproces.

De certificering verloopt in verschillende stappen:

• Informatiebijeenkomst over het certificaat, de procedure en de eisen
• Offerte met een lijst van alle kosten en diensten van de certificatie-instelling
• Optionele pre-audit als proef en om zwakke punten te identificeren
• Systeemanalyse en evaluatie van documentatie
• Alomvattende audit inclusief identificatie van het potentieel voor verbetering
• Evaluatie, verslag en afgifte van het certificaat
• Jaarlijkse periodieke audits
• Hercertificering

Om ter plaatse het grootst mogelijke voordeel te behalen, wordt elke certificering door DQS individueel gepland en afgestemd op de specifieke omstandigheden, uw doelstellingen en succesfactoren. We beginnen altijd met een kennismaking en een informatieve offerte zonder verborgen kosten.

Wilt u ook uw QM systeem naar een nieuw niveau tillen? Onze ervaren DQS-experts helpen u graag verder.

DQS - pionier in de certificering van managementsystemen

De Duitse vereniging voor de certificering van managementsystemen (DQS) werd in 1985 opgericht door DGQ (Duitse vereniging voor kwaliteit) en DIN (Duits instituut voor standaardisatie) als eerste Duitse instantie voor de certificering van managementsystemen.

Wij zijn de enige grote certificatie-instelling die zich richt op managementsystemen en processen. Wij spelen dus al vele jaren een pioniersrol. Zo gaf DQS in 1986 het eerste Duitse certificaat af volgens ISO 9001, 's werelds belangrijkste norm voor managementsystemen.

In 1991 was DQS de eerste certificatie-instelling in Duitsland die door de toenmalige TGA GmbH (tegenwoordig: Duitse accreditatie-instelling DAkkS) werd geaccrediteerd voor ISO 9001/2/3. Vandaag de dag omvat het spectrum van onze diensten ongeveer 100 internationale regelgevingen en nationale normen. Onze normen beginnen altijd waar checklists eindigen. Houdt u ons aan ons woord!

Expertise en vertrouwen

Let op: onze artikelen en materialen zijn uitsluitend geschreven door onze interne experts voor managementsystemen en auditors van vele jaren. Als u inhoudelijke vragen heeft aan onze auteurs, neem dan contact met ons op. We kijken ernaar uit om met u te spreken.