IATF - Remote audits in de automobielindustrie

INHOUD

• IATF en audits op afstand
• Uitvoeren van audits op afstand
• De IATF audit - Opties voor implementatie
• Auditor bevoegdheid voor IATF audits op afstand
• Voordelen van audits op afstand
• Vereisten voor de gebruikte communicatietechnologie
• Oandere specificaties in de automobielsector
• Conclusie - Het uitvoeren van IATF audits op afstand

Audits op afstand, d.w.z. audits die op afstand worden uitgevoerd voor de beoordeling en certificering van managementsystemen, hebben sinds het begin van de Covid 19-pandemie begin 2020 sterk aan acceptatie gewonnen. Dit werd nog eens bevestigd door een klantenonderzoek van DQS. Immers, ook in tijden die een normale on-site audit bij een bedrijf vrijwel onmogelijk maken, moeten certificaten worden bijgehouden en geplande audits worden uitgevoerd. Al voor de pandemie werd deze auditmethode met succes toegepast zonder de fysieke aanwezigheid van de auditor. Dit komt omdat de internationaal geldende richtlijn voor het auditen van managementsystemen, ISO 19011:2018, ook al geruime tijd expliciet voorziet in auditing op afstand als alternatief voor auditing ter plaatse op veel gebieden.

IATF en audits op afstand

Gebruikers van de internationale automobielnorm IATF 16949 werd deze alternatieve auditmethode tot ongeveer zes maanden geleden ontzegd. In oktober 2020 heeft de International Automotive Task Force (IATF) zich echter, althans tijdelijk, aangepast aan de huidige omstandigheden en met de "Maatregelen Coronavirus Pandemie (COVID-19) - Revisie 5" geschikte voorwaarden geschapen om ook voor IATF 16949 audits op afstand uit te voeren. De mogelijkheden voor audits op afstand zijn echter beperkt in vergelijking met ISO-managementsysteemnormen zoals ISO 9001 (kwaliteitsbeheer) of ISO 27001 (informatiebeveiliging).

Een essentiële voorwaarde voor het uitvoeren van een IATF-audit op afstand is namelijk dat het niet mogelijk is een audit ter plaatse uit te voeren om redenen waarvan kan worden aangetoond dat zij rechtstreeks verband houden met de COVID-19-pandemie. Alleen in dit geval zijn certificatie-instellingen zoals DQS gemachtigd om remote audits uit te voeren volgens de IATF-specificaties. De achtergrond hiervan is dat de mogelijkheid van audits op afstand voorkomt dat het geplande of toegestane tijdsbestek wordt overschreden.

In de automobielsector bestaan ook speciale regelingen voor productiefaciliteiten die op het ogenblik van een geplande IATF-audit wegens een pandemie worden stilgelegd of die geen onderdelen produceren. In dit geval moet de certificatie-instelling echter de nodige informatie van de klant verkrijgen om de omstandigheden te beoordelen en, indien nodig, een nieuwe, latere datum voor de IATF-audit overeen te komen. De IATF moet op de hoogte worden gebracht van de afwijking van de oorspronkelijk geplande audit.

Uitvoeren van audits op afstand

De toepassing van audits op afstand is voor de automobielnorm IATF 16949 als volgt mogelijk, voor

• Productielocaties
• Uitbreiding van de productielocaties
• Ondersteunende locaties op afstand

IATF Remote Audits zijn toegestaan voor de volgende audit types:

• Initiële certificatie audits (fase 1 en fase 2). Indien de fase 2 audit op afstand wordt uitgevoerd, mag de geldigheid van het certificaat niet langer zijn dan twaalf maanden, en vervalt het certificaat één dag eerder. De daaropvolgende audit wordt dan beschouwd als een hercertificeringsaudit.
• Toezichtsaudits
• Hercertificeringsaudits
• Overdrachtsaudits
• Audits om bijzondere redenen, zogenaamde speciale audits

De certificatie-instelling moet de volgende principes toepassen voor de IATF Remote Audit:

• IAF ID 12 - Principes voor Remote Assessments
• IAF MD 4 - Verplicht document over het gebruik van informatie en communicatie technologieën (ICT) voor audit en assessment doeleinden.
• Bijlage A van "Maatregelen Coronavirus Pandemie (COVID-19) - Revisie 5" - Eisen voor IATF Remote Audits

De IATF-audit - Opties voor de uitvoering

• 100% ter plaatse
• Gedeeltelijk op afstand (audit van op afstand) en gedeeltelijk ter plaatse
• 100% op afstand

Bij het bepalen van het aantal auditdagen moet rekening worden gehouden met de extra tijd en inspanning die nodig is voor audits op afstand. In de "Maatregelen Coronavirus Pandemie" wijst de IATF erop dat ook bij IATF 16949 audits op afstand en de planning daarvan kunnen worden geobserveerd ("witnessed") indien dat nodig is, bijvoorbeeld om vast te stellen of de gebruikte technologie voldoet aan de voorschriften of dat de aanpak van de desbetreffende auditor conform is. Deze waarneming in de zin van een "witness audit" kan echter niet worden afgewezen.

Auditorcompetentie voor IATF-audits op afstand

Andere belangrijke elementen van een audit op afstand zijn voldoende competentie en vaardigheden van alle bij een audit op afstand betrokken partijen. Zowel auditors als klanten moeten in staat zijn de elektronische infrastructuur zodanig te bedienen dat de gewenste resultaten kunnen worden bereikt. En er moet voor worden gezorgd dat de auditresultaten ook zinvol en objectief zijn.

Auditors die een IATF-audit op afstand uitvoeren, moeten daarom al bekend zijn met het bedrijf in kwestie en de daar heersende sfeer, bijvoorbeeld van een on-site automotive audit. Bovendien moeten de auditors over een ruime ervaring en een auditroutine op afstand beschikken, aangezien een audit op afstand in sommige gevallen andere vraagtechnieken vereist dan normaal is voor een audit ter plaatse.

Onze laatste klantenenquête over dit onderwerp laat het volgende resultaat zien met betrekking tot DQS-auditors:

Verdere essentiële aspecten en speciale eisen kunnen als volgt worden samengevat:

• Er is noch een conflictgeval, noch een kritisch beoordeelde gebeurtenis (non-conformiteit).
• Het aantal deelnemers aan een IATF audit op afstand moet beperkt zijn.
• Individuele "sessies" moeten worden gepland voor maximaal twee uur, gevolgd door een pauze. Deze procedure is noodzakelijk, omdat anders de concentratie in de soms onbekende situatie te lijden heeft. Daarom moet voor de planning van een audit op afstand iets meer tijd worden ingepland dan voor een conventionele IATF-audit ter plaatse.

Voordelen van audits op afstand

• Aanzienlijke vermindering van reistijd
• Locaties die niet kunnen worden bezocht, kunnen met een redelijke inspanning worden geaudit
• (Bijna een willekeurig aantal) Specialisten en deskundigen van over de hele wereld kunnen er tegelijkertijd bij worden betrokken
• Persoonlijke risico's voor de auditors en hun medewerkers worden tot een minimum beperkt, bijvoorbeeld gezondheids- en veiligheidsrisico's
• Eliminatie van reisbeperkingen
• Tijdsvertraging tussen gegevensverzameling en gegevensanalyse kan worden geminimaliseerd
• Veel flexibiliteit in geval van verstoringen, bijvoorbeeld beschikbaarheid van auditees
• Verminderde_CO2-uitstoot draagt bij tot duurzaamheid

Eisen aan de gebruikte communicatietechnologie

De gebruikte informatie- en communicatietechnologie (ICT) speelt een bijzondere rol bij alle audits die op afstand worden uitgevoerd. Het document IAF MD 4:2018 geeft hiervoor bindende specificaties. Het document is gepubliceerd door het IAF (International Accreditation Forum) en regelt wereldwijd centrale aspecten bij het gebruik van ICT.

De belangrijkste eisen, die naast IATF-audits ook van invloed zijn op alle andere audits voor de certificering van ISO-managementsysteemnormen, zijn:

• Het waarborgen van de veiligheid en vertrouwelijkheid van elektronisch verzonden informatie.
• Overeenstemming over het gebruik van ICT tussen auditor en klant. Dit vereist een gevestigde zakelijke relatie.
• Identificatie van risico's en kansen door de auditor met betrekking tot ICT. Hierbij gaat het onder meer om de validiteit en objectiviteit van bevindingen vooraf.
• Het waarborgen dat de noodzakelijke elektronische infrastructuur aanwezig is.
• Bekwaamheid en vermogen van alle betrokkenen om de ICT zodanig te bedienen dat de gewenste resultaten kunnen worden bereikt.

Dit houdt onder meer in dat ervoor moet worden gezorgd dat klanten en auditors vertrouwd zijn met de juiste hardware en software (tablets, webcams, WiFi-hubs of IT-tools zoals WebEx, GoToMeeting, beeldbewerkingsprogramma's, enz.) en dat er voldoende bandbreedte beschikbaar is voor een veilige, stabiele verbinding.

Andere specificaties in de automobielsector

• DIN EN ISO/IEC 17021 - Eisen voor certificatie-instellingen die managementsystemen auditen en certificeren met het oog op conformiteitsbeoordeling
• DIN EN ISO 19011 - Richtlijn voor het auditen van managementsystemen
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - bindend document voor de bepaling van audittijden voor de audit van kwaliteits- en milieumanagementsystemen
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - bindend document inzake het gebruik van computergesteunde audittechnieken (CAAT) bij de audit van managementsystemen door geaccrediteerde certificatie-instellingen
• IATF - Wereldwijde ontheffingen en maatregelen naar aanleiding van het coronavirus pandemie COVID 19, bijlage A bevat de eisen voor het uitvoeren van audits op afstand voor de IATF 16949-reeks van voorschriften

Conclusie - Het uitvoeren van IATF audits op afstand

Audits op afstand zijn in slechts één jaar tijd deel geworden van een "nieuwe realiteit". Vandaag zijn ze een erkende auditmethode die een klassieke audit ter plaatse kan vervangen, althans gedeeltelijk, en zo kan bijdragen tot het behoud van het certificaat. Audits op afstand kunnen dus een nuttige aanvulling zijn op de klassieke audits ter plaatse. Hetzij tijdens een beoordeling om gebruik te maken van extra expertise, hetzij in combinatie om op kosteneffectieve wijze meerdere locaties te bestrijken, hetzij om audits volledig op afstand uit te voeren wanneer dat nodig is om aan de certificeringseisen te voldoen of wanneer de huidige omstandigheden dat vereisen.

De mogelijkheden die audits op afstand voor ISO-normen al lang bieden, kunnen sinds najaar 2020 ook (althans tijdelijk) worden benut voor de automobielnorm IATF 16949. Echter, alleen in relatie tot aantoonbaar pandemisch gerelateerde mislukkingen van geplande on-site audits, en als dit het behoud van certificaten in gevaar brengt. Bovendien moet de toepassing ervan altijd zorgvuldig worden afgewogen. Niet elke situatie kan op afstand adequaat worden beoordeeld. DQS onderzoekt daarom vooraf de betreffende omstandigheden in uw bedrijf, de eisen van accreditatie en autoriteiten, alsmede de risico's die aan de uitvoering zijn verbonden.

Bij het uitvoeren van audits op afstand moeten speciale eisen in acht worden genomen, die in de bovengenoemde normen en richtlijnen zijn vastgelegd. Deze specificaties spitsen zich toe op de gebruikte informatie- en communicatietechnologie (ICT) en de ervaring en routine van de respectieve auditors - twee aspecten die de grootste invloed hebben op het succes van een audit op afstand.

Bovendien gelden voor IATF-audits op afstand aanvullende regels voor de planning en uitvoering van audits. Afhankelijk van het audittype kan dit ook gelden voor de duur van certificaten die worden afgegeven op basis van audits op afstand. Details over de vereisten zijn te vinden in aanhangsel A van de zogenaamde "Maatregelen Coronavirus Pandemie (COVID-19) - Herziening 5".

Ervaring en vertrouwen

IATF 16949 wordt beschouwd als de internationale kwaliteitsnorm in de automobielindustrie. Als opvolger van ISO/TS 16949:2009 is het sinds de publicatie in oktober 2016 zo goed als hét ticket voor deze wereldwijde industrie. De ISO/TS 16949 Technical Specification werd voor het eerst uitgegeven in maart 1999. Met onze erkenning door IATF en goedkeuring door VDA-QMC in februari 2000, was DQS een van de eerste certificatie-instellingen wereldwijd voor deze automobielnorm.

Onze teksten en white papers worden uitsluitend geschreven door onze normexperts of auditors met vele jaren ervaring. Als u vragen heeft over de inhoud van de tekst, onze audits en certificeringen aan de auteur, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.