Bijna klaar: u heeft uw eerste audit op afstand met succes afgerond. In dit laatste deel van onze serie artikelen over remote audits, geven we nog wat laatste tips voor het rapporteren en opvolgen van een remote audit.
Dit is het laatste deel van een zevendelige artikelenserie over audits op afstand:
- Deel 1 - Hoe audits op afstand uit te voeren
- Deel 2 - Risicobeoordeling
- Deel 3 - Auditmethode
- Deel 4 - Technologie
- Deel 5 - Voorbereiding
- Deel 6 - Tips voor het uitvoeren van audits op afstand
- Deel 7 - Follow-up
Rapportage en follow-up zijn niet wezenlijk anders voor audits op afstand. Dit betekent dat, net als bij een audit ter plaatse, de auditor een rapport moet schrijven met de belangrijkste bevindingen, zoals non-conformiteiten, goede praktijken, mogelijkheden voor verbetering, enz.
Hoewel het natuurlijk mogelijk is webconferenties op te nemen om de audit te documenteren, kan deze opname het auditverslag niet vervangen. Audio- of visuele opnamen mogen niet worden gemaakt zonder voorafgaande toestemming. Ook moet schriftelijk worden vastgelegd wat er na de audit met de opname moet gebeuren (opslag, verspreiding, beveiliging, verwijdering).
Voor documentatiedoeleinden wordt aanbevolen de duur en de deelnemers van webconferenties te registreren. Deze functie is in de meeste toepassingen opgenomen. De deelnemers moeten hiermee instemmen.
Aangezien gesprekken tijdens webconferenties tot misverstanden kunnen leiden, moeten auditees de mogelijkheid hebben het auditrapport te bekijken en te bevestigen dat het rapport weergeeft wat er tijdens de audit is gebeurd.
Zodra het rapport definitief is, moet de auditee bevestigen dat hij of zij alle vertrouwelijke documenten, beelden, opnamen, enz. heeft gewist, in overeenstemming met eerder overeengekomen regels.
Laten we deze artikelenreeks afsluiten met misschien wel de belangrijkste tip van allemaal: U zult zich herinneren dat we in deel twee hebben besproken dat voorafgaand aan de audit op afstand een risicobeoordeling moet worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat een audit op afstand toereikend is voor het doel. Na de audit moet het besluit om een audit op afstand uit te voeren, worden geëvalueerd. Indien er enige twijfel bestaat over de doeltreffendheid van het auditproces op afstand, moet een audit ter plaatse worden overwogen.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.
Loading...