Zelfs voor ervaren auditors kan het uitvoeren van een audit op afstand een uitdaging zijn. In dit artikel, dat deel uitmaakt van onze reeks artikelen over audits op afstand, delen we enkele belangrijke tips voor een vlotte audit.
Dit is deel zes van een zevendelige artikelenserie over audits op afstand:
- Deel 1 - Hoe audits op afstand uit te voeren
- Deel 2 - Risicobeoordeling
- Deel 3 - Auditmethode
- Deel 4 - Technologie
- Deel 5 - Voorbereiding
- Deel 6 - Tips voor implementatie
- Deel 7 - Follow-up
Hoewel audits op afstand snel aan populariteit winnen, zijn er nog geen internationaal erkende protocollen of richtlijnen om ze uit te voeren. In onze reeks artikelen hebben wij de verschillende stappen besproken die aan de audit voorafgaan. Vandaag gaan we in op de audit zelf en formuleren we enkele algemeen toepasbare tips voor een vlotte audit op afstand.
- Tijdens de openingssessie is het belangrijk om de regels en de dialoogmethode vast te leggen. Hoe groter de groep deelnemers, hoe belangrijker dit wordt.
- Beperk het aantal gelijktijdige deelnemers tot een minimum en demp de niet-sprekende deelnemers.
- Als u hebt afgesproken een sessie op te nemen (zie deel 5), vergeet dan niet de opname te starten.
- Zorg ervoor dat deelnemers zich voorstellen voordat ze spreken.
- Zorg ervoor dat iedereen over het auditieschema beschikt en zich eraan houdt.
- Laat, indien mogelijk, documenten vooraf ronddelen.
- Als u van plan bent schermen uit te zenden, laat dat dan van tevoren weten - anders bellen de deelnemers zo nodig telefonisch in.
Bij een audit is het mogelijk dat bepaalde informatie niet wordt vrijgegeven voor een audit op afstand. Dit is vaak het geval bij zeer vertrouwelijke informatie. De auditor moet weten hoe hij in dergelijke gevallen moet reageren en op de hoogte zijn van de regels. Voor sommige normen en voorschriften kan het bijvoorbeeld aanvaardbaar zijn om bepaalde documenten niet vrij te geven, terwijl voor andere de vrijgave verplicht is en het niet vrijgeven tot niet-naleving van de voorschriften zal leiden.
Alle audits op afstand moeten worden afgesloten met een slotbespreking waarin de zorgen, vragen, bevindingen en non-conformiteiten worden samengevat.
Hebt u uw audit op afstand voltooid? Geweldig - in deel zeven van deze serie, zullen we kijken naar de follow-up.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.
Loading...