Hoeveel audits u ook al hebt uitgevoerd, uw eerste audit op afstand zal zeker een uitdaging zijn. Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. In dit artikel geven we u een aantal waardevolle tips voor onderweg.

Dit is deel vijf van een zevendelige serie artikelen over audits op afstand:

Het uitvoeren van een audit op afstand vereist een grondige voorbereiding - nog grondiger dan in het geval van een audit ter plaatse. De auditor zal bepalen wie moet deelnemen, wanneer, en via welke kanalen. Op het eerste gezicht klinkt dit vergelijkbaar met een traditioneel auditschema, maar het wordt bijna onmogelijk om tijdens de audit op afstand nog wijzigingen aan te brengen: Het opnieuw plannen van een vergadering met deelnemers op verschillende locaties kan al snel tot chaos leiden.

Een andere pijnlijke fout die vermeden moet worden is verwarring over tijdzones. Bij audits ter plaatse was er geen reden om de tijdzone in het auditplan te specificeren - het was altijd de tijdzone van de locatie. Maar wanneer deelnemers aan een webconferentie zich op verschillende continenten bevinden, kan een kleine vergissing grote gevolgen hebben.

Wat de duur van de audit op afstand betreft, kunnen wij uit ervaring zeggen dat een audit op afstand niet korter mag zijn dan een audit op locatie. Integendeel, er zijn goede redenen om een langere auditduur in te plannen, vooral als dit uw eerste audit op afstand is.

  • Technische problemen (bv. connectiviteitsproblemen) kunnen vertraging veroorzaken. Het is raadzaam om extra tijd in te plannen ter compensatie van onderbrekingen
  • Auditors zullen meer tijd nodig hebben om informatie via het scherm te verwerken dan wanneer ze ter plaatse zouden zijn
  • Deelnemers zullen regelmatig pauzes nodig hebben omdat webconferenties stressvoller zijn dan face-to-face vergaderingen

Juist omdat webconferenties vermoeiend kunnen zijn, verdient het aanbeveling verschillende kortere sessies te organiseren en deze over verschillende dagen te spreiden, in plaats van één zeer intensieve dag te plannen.

Problemen met de verbinding en de geluidskwaliteit komen vaak voor bij webconferencing. Deze kunnen nooit volledig worden uitgesloten, maar het helpt enorm om de verbinding van tevoren te testen en ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan de audit bekend zijn met de vereiste hardware en software. De entiteit die aan een audit wordt onderworpen, moet er ook voor zorgen dat er een rustige omgeving beschikbaar is voor alle deelnemers om interferentie en achtergrondlawaai te voorkomen.

Voordat u de audit uitvoert, moet u ook bepalen of de sessies moeten worden opgenomen. Hoewel het opnemen van sessies nuttig kan zijn om de audit te documenteren, moet er rekening worden gehouden met gegevensbeveiliging en privacykwesties. U hebt niet alleen de toestemming van alle deelnemers nodig, maar u moet ook het veiligheidsaspect bespreken en de voorwaarden voor opslag en verwijdering bepalen (zie deel 4 en deel 7). Wanneer u toestemming vraagt, moet u aangeven of u audio-, video- of beide opnamen wilt maken. Als u vertrouwt op opnamen om de resultaten te documenteren, zorg er dan voor dat er een manier is om vast te stellen wie wat heeft gezegd.

Bedenk echter dat als u en de beoordeelde besluiten dat de sessies niet mogen worden opgenomen, het technisch nog steeds mogelijk (maar niet toegestaan!) is om screenshots te maken of de sessie op een andere manier vast te leggen. Het spreekt vanzelf dat dit een ernstige inbreuk zou zijn op de vertrouwelijkheid en de professionele integriteit. De audit op afstand vereist dus een zekere mate van vertrouwen tussen de auditor en de audittee.

Na de voorbereiding komt de eigenlijke audit. U kunt hierover meer lezen indeel zes - tips voor het uitvoeren van audits op afstand.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.

Loading...