Een IFS-certificaat is maximaal 12 maanden geldig. Om een nieuw certificaat te krijgen voordat de geldigheidsduur afloopt, moet een on-site audit plaatsvinden. In tijden van COVID-19 is een dergelijke audit op sommige sites echter niet mogelijk. Om te weten te komen welke opties de getroffen sites hebben, zie hieronder.
"Dit gecertificeerde bedrijf kan een veilig product produceren volgens de specificaties van de klant" - dit is het leidende principe van IFS. Om trouw te blijven aan deze zin, heeft het IFS besloten geen volledig op afstand uit te voeren auditmogelijkheid te introduceren. De reden hiervoor is dat, volgens de IFS, een beoordeling op afstand geen betrouwbare uitspraak kan doen over de punten "hygiëne en goede productiepraktijken". Voor locaties die vanwege de COVID-19-pandemie geen externe mensen kunnen toelaten, leidt deze houding tot problemen bij het handhaven van de IFS-certificering. IFS is zich hiervan bewust en heeft om deze reden een document gepubliceerd waarin de IFS-aanpak van COVID-19 wordt toegelicht.
Wat te doen als een audit ter plaatse niet kan plaatsvinden?
Als de standaardprocedure niet kan worden gevolgd, beveelt de IFS aan de volgende stappen te volgen:
1. Onderzoek per geval
IFS zal het IFS-certificaat niet verlengen als een geplande hercertificeringsaudit niet mogelijk is. In dit geval raadt IFS het bedrijf waarvan het certificaat verloopt ten zeerste aan contact op te nemen met zijn klanten en de certificatie-instelling om te bespreken hoe met de situatie moet worden omgegaan.
2. Transparantie in de IFS-database
IFS ondersteunt dit proces door de nodige transparantie te bieden over de status van het IFS-certificaat in de IFS-database. Aan het begin van de COVID-19-pandemie heeft IFS een COVID-19-kennisgevingsfunctie in de IFS-database geïmplementeerd om na te gaan welke audits niet hebben plaatsgevonden en zijn uitgesteld als gevolg van COVID-19. De COVID-19-kennisgeving wordt uitgevoerd door de certificeringsinstantie die verantwoordelijk is voor de audit. Dit biedt zicht op certificaten en audits die door de COVID-19-pandemie zijn getroffen.
3. Risicobeoordeling door IFS Controle op afstand
In het geval dat een certificaat vervalt, raadt IFS leveranciers en klanten aan een risicobeoordeling uit te voeren en op basis daarvan te beslissen hoe de samenwerking en de toeleveringsketen in stand kunnen worden gehouden. Een ander belangrijk aandachtspunt bij het uitvoeren van de risicobeoordeling is de fundamentele overweging of de samenwerking tussen leverancier en klant kan worden voortgezet zonder IFS-certificaat. Belangrijke factoren die in deze afweging moeten worden meegenomen zijn het aantal recalls, de kwaliteit van de samenwerking en vele andere punten die alleen leveranciers en afnemers samen kunnen beantwoorden.
Het IFS-certificaat is een belangrijk onderdeel van de samenwerking, maar het is niet het enige criterium voor het al dan niet functioneren van een leveranciersrelatie. Na een grondige risicobeoordeling is het mogelijk een COVID-19 melding toe te voegen aan een aflopend certificaat. Het verlopen certificaat zal dan nog steeds zichtbaar zijn.
Daarnaast biedt IFS voor deze risicobeoordeling een IFS Remote Surveillance Check tool aan. Dit is een vrijwillige optie die niet geaccrediteerd of erkend is door de GFSI. Hierbij worden de belangrijkste managementsysteemdocumenten op afstand beoordeeld.
4. Onaangekondigde GMP-controle
De cruciale vraag of een fabrikant een veilig product kan vervaardigen volgens de specificaties van de klant, blijft de focus van goede fabricagepraktijken en hygiëne bij de productie van levensmiddelen. De overgrote meerderheid van de levensmiddelenfabrikanten heeft de productie tijdens de COVID-19-pandemie gehandhaafd. Grondstoffen worden geleverd en extern personeel heeft toegang tot de productiefaciliteiten om apparatuur te onderhouden of ongediertebestrijdingsactiviteiten uit te voeren. Daarom is het over het algemeen mogelijk dat de faciliteiten worden geïnspecteerd, met inachtneming van de nodige voorzorgsmaatregelen. In dergelijke gevallen kan een auditor ook een bezoek brengen aan de productiefaciliteiten om na te gaan of de beginselen van goede productiepraktijken en hygiëne worden nageleefd.
Voor dit doel biedt IFS een onaangekondigde GMP Check aan. Het is een vrijwillige optie, niet geaccrediteerd en niet erkend door de GFSI, om de naleving van de goede fabricagemethoden en de hygiëne in de productie te controleren. De GMP Check geeft antwoord op de vraag of de productie veilig is. Om een onaangekondigde GMP-check van het IFS uit te voeren, hoeft alleen het personeel in de productieruimte aanwezig te zijn, evenals de medewerkers die de productie beheren. De onaangekondigde GMP-check is een mogelijke optie wanneer een volledige IFS certificatie-audit niet kan plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat cruciale werknemers* van thuis uit werken en toegang hebben tot documenten en dossiers.
5. Evaluatie van de IFS-certificatie
Zodra normale audits en certificering volgens IFS-normen/programma's mogelijk zijn, beveelt IFS ten zeerste aan een volledige IFS-certificeringsaudit uit te voeren.
Het volledige document over de IFS-aanpak van COVID-19 kan hier worden geraadpleegd.
De volledige informatie over de opties voor IFS-audits op afstand vindt u hier.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Constanze Illner
Constanze Illner is onderzoeks- en communicatiemedewerker op het gebied van duurzaamheid en voedselveiligheid. In deze functie houdt zij alle belangrijke ontwikkelingen op dit gebied in de gaten en informeert zij onze klanten via een maandelijkse nieuwsbrief. Ook modereert zij de jaarlijkse Sustainability Heroes conferentie.
Loading...