FSSC 22000 biedt twee mogelijkheden voor audits op afstand: de gedeeltelijk remote audit en de volledig remote audit. Hieronder leert u meer over het certificatieproces en hoe de twee remote audit opties van elkaar verschillen. U leert ook hoe u Remote Discussion kunt gebruiken om de komende FSSC 22000 audit te verlengen tot maximaal 30 maart 2021.

Overzicht

  1. De gedeeltelijk op afstand uitgevoerde audit
  2. De volledig op afstand uitgevoerde FSSC 22000 audit
  3. FSSC 22000 discussie op afstand

1. De gedeeltelijk op afstand uitgevoerde audit

Sinds juni 2020 is het mogelijk om FSSC 22000 audits gedeeltelijk op afstand uit te voeren. De procedure bestaat uit een audit op afstand gevolgd door een verkorte audit op locatie. De procedure voor audits op afstand volgens FSSC 22000 wordt beschreven in de nieuwe bijlage 9. Zij is van toepassing op initiële audits, toezichtsaudits en hercertificeringsaudits, elk onder verschillende voorwaarden.

Aan de hand van een risicobeoordeling bepaalt de certificatie-instelling of een audit op afstand op de betreffende locatie een optie is. De risicobeoordeling is gebaseerd op een vragenlijst die onder meer de historische prestaties van de site en de beschikbaarheid van documentatie en registers bepaalt. De certificatie-instelling is verantwoordelijk voor de beoordeling van de risicobeoordeling. Zij beslist of een audit op afstand voor de site mogelijk is.

Hoe wordt een FSSC 22000-audit gedeeltelijk op afstand uitgevoerd?

De gedeeltelijk op afstand uitgevoerde FSSC 22000-audit wordt uitgevoerd met behulp van informatie- en communicatietechnologie (ICT). Er zijn geen exacte voorschriften voor de communicatiemiddelen - DQS-auditors werken bijvoorbeeld graag met systemen waarmee de locaties al vertrouwd zijn. Op die manier kunnen technische problemen en risico's voor de gegevensbescherming worden voorkomen.

De ICT-auditaanpak is vrijwillig en moet voorafgaand aan de audit in onderling overleg tussen de certificatie-instelling en de te certificeren organisatie worden overeengekomen.

Wat wordt geauditeerd?

De in bijlage 9 beschreven procedure bestaat uit twee hoofdstappen:

1) Audit op afstand: Deze bestaat uit een beoordeling van documenten en interviews met sleutelpersoneel, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT. De focus van de audit op afstand ligt op de ISO 22000-onderdelen van de norm.

2) Audit ter plaatse: Deze zal zich richten op de implementatie en verificatie van het FSMS (inclusief HACCP), PRP's, fysieke inspectie van het productieproces, en alle resterende vereisten die niet werden gedekt tijdens de audit op afstand.

Initiële audits

De volledige FSSC fase 1 audit kan op afstand worden uitgevoerd met behulp van ICT. De doelstellingen van de fase 1-audit, zoals omschreven in ISO 17021-1 (9.3.1.2.2), moeten worden bereikt. Daartoe moet ICT (d.w.z. live video) worden gebruikt om ook de werkomgeving en de faciliteiten te observeren. In het auditverslag van fase 1 wordt vermeld dat de audit op afstand werd uitgevoerd, welke ICT-hulpmiddelen werden gebruikt en welke doelstellingen werden bereikt.

De fase 2-audit wordt uitgevoerd als een volledige audit op locatie binnen 6 maanden na de fase 1-audit. Als de audit niet binnen deze periode plaatsvindt, moet de fase 1-audit worden herhaald. Het is niet toegestaan de ICT-auditaanpak te gebruiken voor de fase 2-audit.

Toezichtsaudits

Het is ook mogelijk om een deel van de audit op afstand uit te voeren voor de jaarlijkse toezichtsaudits. Zowel de audit op afstand als de audit op locatie moeten binnen één kalenderjaar worden afgerond. De maximumperiode tussen de audit op afstand en de audit ter plaatse mag niet meer dan 30 kalenderdagen bedragen. In het geval van ernstige gebeurtenissen kan de periode worden verlengd tot maximaal 90 kalenderdagen.

Als deze periode wordt overschreden, moet de volledige on-site toezichtsaudit worden uitgevoerd of wordt het certificaat geschorst.

Hercertificeringsaudits

Hercertificeringsaudits kunnen ook gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd. De audit op afstand in combinatie met de audit op locatie vormt een volledige hercertificeringsaudit. Beide processen moeten worden afgerond voordat het bestaande certificaat vervalt.

De periode tussen de audit op afstand en de audit op locatie mag niet langer zijn dan 30 kalenderdagen. In het geval van ernstige gebeurtenissen kan de periode worden verlengd tot maximaal 90 kalenderdagen.

Onaangekondigde audits

Ook in het geval van onaangekondigde audits kan een deel van de audit op afstand worden uitgevoerd. Voorwaarde is dat eerst de audit ter plaatse wordt uitgevoerd. De audit op afstand moet daarna worden uitgevoerd, binnen een maximum van 48 uur na de audit op locatie.

Duur en tijdschema

De audit op afstand duurt meestal één dag, en de verificatie-audit ter plaatse neemt de rest van de totale duur van de gewone jaarlijkse audit in beslag. De audit ter plaatse mag niet minder dan één dag duren en moet ten minste 50% van de totale duur van de audit uitmaken.

Indien de gebruikte ICT niet naar behoren functioneert of een degelijke audit verhindert/belemmert, moet de audit worden afgebroken en moeten passende vervolgmaatregelen worden vastgesteld.

Vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming

De bescherming van gevoelige informatie heeft een zeer hoge prioriteit bij audits op afstand. Certificatie-instellingen moeten rekening houden met de plaatselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Om voorbereid te zijn op het gebruik van informatie- en communicatietechnologie moeten alle certificerings- en klanteneisen, alsmede de wettelijke eisen in verband met vertrouwelijkheid, veiligheid en privacy worden vastgesteld en moeten maatregelen worden genomen om de daadwerkelijke uitvoering ervan te waarborgen. Alle deelnemers moeten aantoonbaar akkoord gaan met de eisen op het gebied van vertrouwelijkheid, beveiliging en privacy.

U kunt het FSSC 22000 Annex 9 document hier bekijken.

2. De volledig op afstand uitgevoerde FSSC 22000 audit

Sinds oktober 2020 is het mogelijk om FSSC 22000 audits volledig op afstand uit te voeren in geval van ernstige gebeurtenissen, bijvoorbeeld oorlogen, stakingen, veiligheidsrisico's of natuurrampen, zoals in het geval van de COVID-19 pandemie. Dit wordt mogelijk gemaakt door het document "Full Remote Audit Addendum". U kunt het hier bekijken.

De volledige FSSC 22000-audit op afstand is een geaccrediteerde, niet door de GFSI goedgekeurde, vrijwillige optie. Deze kan alleen worden gebruikt wanneer toegang tot de gebouwen van de gecertificeerde organisatie niet mogelijk is als direct gevolg van een ernstige gebeurtenis. De audit op afstand kan alleen in onderling overleg worden uitgevoerd.

Toepasbaarheid

De optie audit op afstand kan worden toegepast voor jaarlijkse aangekondigde toezichts- of hercertificeringsaudits, evenals voor overgangsaudits. Audits op afstand zijn ook mogelijk voor follow-up audits om afwijkingen te controleren, afhankelijk van het type afwijking. Kritieke afwijkingen vereisen in alle gevallen een follow-up audit ter plaatse. Speciale audits kunnen ook op afstand worden uitgevoerd op basis van het resultaat van een risicobeoordeling voor ernstige voorvallen.

Uitvoering

Eerst voert de certificatie-instelling een risicobeoordeling uit om de impact van de ernstige gebeurtenis op de huidige certificatiestatus van de gecertificeerde organisatie te bepalen. De optie audit volledig op afstand kan alleen worden gebruikt als de risico's laag worden geacht.

De certificeringsinstantie voert vervolgens een haalbaarheidsbeoordeling uit om te bepalen of een volledige audit op afstand een haalbare optie is en of alle auditdoelstellingen kunnen worden bereikt door het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT).

Algemene principes

Een volledige audit op afstand kan alleen worden uitgevoerd als de vestiging nog in bedrijf is en nog produceert. Als de locatie is gesloten en/of er geen productie is, kan de auditoptie op afstand niet worden toegepast.

Vóór de audit moeten de beoogde ICT-technologieën worden getest en moet worden nagegaan of er een stabiele internetverbinding bestaat. De auditor en alle andere leden van het auditteam moeten voorafgaand aan de audit op afstand een passende opleiding krijgen in het gebruik van ICT.

Indien de gebruikte ICT niet naar behoren functioneert of een degelijke audit verhindert/belemmert, moet de audit worden afgebroken en moeten passende vervolgmaatregelen worden vastgesteld overeenkomstig het auditplan en de systeemvereisten.

Gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid

Bij audits op afstand heeft gegevensbescherming een bijzonder hoge prioriteit. Het gebruik van informatie- en communicatietechnologie moet derhalve in onderling overleg worden geregeld overeenkomstig de eisen inzake vertrouwelijkheid, veiligheid en gegevensbescherming, voordat van ICT gebruik kan worden gemaakt. Ook over het opnemen van video- en/of geluidsmateriaal, het maken van schermafdrukken en het veiligstellen van bewijsmateriaal moet in onderling overleg overeenstemming worden bereikt. De opslag van gegevens valt onder de verantwoordelijkheid van de certificatie-instelling.

3. FSSC Bespreking op afstand

Indien u geen gebruik wenst te maken van de remote audit mogelijkheden, is het mogelijk om de audit te verlengen tot 30 maart 2021. Om dit te doen, moet een Remote Audit Discussion plaatsvinden voor de deadline.

Deze Remote Audit Discussion bestaat uit een risicoanalyse die de site moet invullen en die door de certificatie-instelling wordt beoordeeld. Vervolgens voert een auditor een twee uur durende online audit uit en brengt na de audit een rapport uit. Het certificaat wordt dus met 6 maanden verlengd, maar niet langer dan 30 maart 2021, omdat het vanaf 1 april 2021 verplicht is om te auditen volgens FSSC versie 5.1. Hier vindt u alles wat belangrijk is over de herziening van de FSSC 22000 norm.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.

Loading...