Audits op afstand worden vaak aangeprezen om hun flexibiliteit. Ze kunnen echter te flexibel zijn - omdat er geen consensus bestaat over de methode die de auditor moet gebruiken. Technologie loopt altijd een stap voor op standaardisatie. In deze serie artikelen bekijken we de verschillende stappen voor het uitvoeren van audits op afstand. Vandaag gaan we nader in op de methoden die worden gebruikt om audits op afstand uit te voeren.
Dit is deel drie van een zevendelige artikelenserie over audits op afstand:
- Deel 1 - Hoe audits op afstand uit te voeren
- Deel 2 - Risicobeoordeling
- Deel 3 - Auditmethode
- Deel 4 - Technologie
- Deel 5 - Voorbereiding
- Deel 6 - Tips voor het uitvoeren van audits op afstand
- Deel 7 - Follow-up
Op dit moment is er geen geharmoniseerde aanpak voor auditprocedures op afstand. Een van de weinige internationaal erkende documenten is MD 4:2018 van het International Accreditation Forum. De focus ligt hier echter op het gebruik van ICT voor auditdoeleinden. Als zodanig is het document generiek van aard en vertegenwoordigt het op geen enkele wijze een protocol of methodologie voor audits op afstand. Een andere bron die in april 2020 is gepubliceerd, is de gids van de ISO 9001 Auditing Practices Group.
Grofweg kunnen we onderscheid maken tussen audits die volledig op afstand worden uitgevoerd en audits die slechts gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd. De beslissing voor de ene of de andere variant moet mede worden bepaald door de risicobeoordeling.
Het voordeel van audits die gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd, is dat de audit een proces in meerdere fasen wordt. Meestal is er een eerste fase die zich richt op documentatie en het bijhouden van gegevens, die op afstand kan worden uitgevoerd, en een tweede fase ter plaatse die zich richt op de operationele kant en de conditie van de infrastructuur en faciliteiten.
Bij DQS hebben we een proces ontwikkeld met drie of vier fasen:
- i-Assessment: DQS heeft een eigen tool ontwikkeld waarmee organisaties een intelligente self-assessment kunnen uitvoeren die als uitgangspunt dient voor de audit op afstand. De resultaten worden vastgelegd in een automatisch gegenereerd rapport.
- DocView: dien documentatie en dossiers in voor een gestructureerde review. Onze infrastructuur voldoet aan het hoogste niveau van privacy en vertrouwelijkheid.
- Video-gebaseerde interviews en rondleiding ter plaatse: ontmoet uw persoonlijke auditor online voor de video-gebaseerde beoordeling. Deze fase omvat een live rondleiding op locatie en interviews op basis van de resultaten van het i-Assessment en.
- Validatie op locatie (optioneel in sommige gevallen): Een korte en gerichte on-site audit om de resultaten van de vorige fasen te valideren.
Meer informatie over ons Enhanced Remote Audit (ERA) proces vindt u hier. In het volgende artikel gaan we in op de technologische component van de audit op afstand.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.
Loading...