Wellicht herinnert u het zich nog: in maart 2017 is de zogenoemde rapportageverplichting door het Duitse parlement (Bundestag) aangenomen. Op enkele uitzonderingen na zet de wet EU-richtlijn 2014/95/EU één-op-één om in nationale wetgeving. In de vele commentaren en artikelen die de invoering van de meldingsplicht hebben begeleid, is één belangrijk aspect tot nu toe onderbelicht gebleven: de "toetsingsplicht" van raden van commissarissen. In dit artikel wordt uitgelegd wat deze verplichting inhoudt en hoe raden van commissarissen hieraan kunnen voldoen.
De CSR-rapportageverplichting bepaalt dat bedrijven van openbaar belang en met meer dan 500 werknemers informatie moeten publiceren over milieu-, sociale en werknemersbelangen. Daarnaast moeten bedrijven verslag uitbrengen over maatregelen om de mensenrechten te respecteren en corruptie te bestrijden. Getroffen bedrijven moeten de vereiste duurzaamheidsinformatie over het boekjaar 2017 in 2018 publiceren. Overtredingen kunnen worden bestraft met boetes die kunnen oplopen tot 10 miljoen euro.
Wat heeft dit te maken met raden van commissarissen?
Ten eerste: een beoordeling van de inhoud van het duurzaamheidsverslag door een derde partij is niet verplicht. Ondernemingen beslissen zelf of zij de transparantie en geloofwaardigheid van hun verslaggeving willen vergroten door middel van een externe audit. Zelfs een audit van de jaarlijkse managementverslagen controleert alleen of de duurzaamheidsinformatie is bekendgemaakt, niet of deze correct en volledig is.
De nieuwe wet legt de verantwoordelijkheid echter bij de raad van commissarissen: de openbaar te maken duurzaamheidsinformatie behoort expliciet tot de taken van de raad van commissarissen (volgens §§ 170, 171 Duitse Wet op de Effectenhandel AktG). Ongeacht of de duurzaamheidsinformatie wordt bekendgemaakt als onderdeel van het bestuursverslag of als een afzonderlijk duurzaamheidsverslag, moet de informatie worden beoordeeld door de raad van commissarissen.
De uitdaging
Volgens de nieuwe wetgeving moet de raad van commissarissen de wettigheid, regelmatigheid en geschiktheid van de duurzaamheidsverslaggeving beoordelen. Dit stelt de raad van commissarissen voor de uitdaging om zich in zeer korte tijd vertrouwd te maken met de gespecificeerde onderwerpen om de soms zeer complexe kwesties te kunnen doorgronden en beoordelen.
Om de openbaar gemaakte informatie op geloofwaardige wijze te kunnen verifiëren, moet de raad van commissarissen zich niet alleen vertrouwd maken met de bestuurlijke aanpak, maar zich ook de processen van gegevensverzameling eigen maken, de gevolgde methoden begrijpen en de risico's onder ogen zien. Voorbeelden hiervan zijn de verificatie van broeikasgasbalansen of de wettelijke eisen voor anti-corruptie, die alleen met aanzienlijke inspanningen door raden van commissarissen kunnen worden begrepen.
Hoe DQS u kan helpen
Volgens een wijziging van artikel 111, lid 2, AktG heeft de raad van commissarissen de mogelijkheid om een externe gegevensgerichte controle te laten uitvoeren. Door de controle aan een externe accountant over te laten, kunnen raden van commissarissen ervoor zorgen dat de controle wordt uitgevoerd door gekwalificeerde en ervaren deskundigen. Dit bespaart hun niet alleen tijd, maar geeft hun ook de zekerheid dat de audit zal worden uitgevoerd in overeenstemming met internationale normen.
DQS is een erkende aanbieder van rapportbeoordelingen
Voor de beoordeling volgen wij internationale normen zoals de AA1000 Assurance Standard.
Onze dienstenportefeuille omvat:
- Beoordeling en verificatie van duurzaamheidsrapporten (GRI, Duitse duurzaamheidscode, Global Compact, AA1000, ...)
- Auditrapporten en assurance-verklaringen voor raden van commissarissen
- Audit en verificatie van niet-financiële indicatoren (CO2-balansen, energieverbruik, waterverbruik, arbeidsveiligheid, ...)
- Gereedheidscontrole: analyse van rapportage ten opzichte van wettelijke vereisten
DQS-nieuwsbrief
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.