Risico's en kansen in ISO 14001 - wat schrijft de norm voor?

INHOUD

• Risico's en kansen in ISO 14001 - Een verandering van perspectief
• Bepalen van risico's en kansen
• Beoogde resultaten - het minimum
• Risico's en kansen in een context
• Maatregelen voor het omgaan met risico's en kansen in ISO 14001
• Risicobeoordeling met behulp van een risicomatrix - een voorbeeld
• Voor elk geïdentificeerd risico, een geschikte kans?
• Conclusie: kansen en risico's in ISO 14001
• DQS - eenvoudig gebruik van kwaliteit.
• Deskundigheid en vertrouwen

Risico's en kansen in ISO 14001 - Een verandering van perspectief

Lange tijd was de kijk op bedrijfsrisico's beperkt tot een financiële vergelijking van de resultaten. Vandaag is men het er algemeen over eens dat bedrijven van verschillende aard en omvang onderhevig zijn aan tal van interne en externe factoren en invloeden - de norm spreekt van "issues". Structurele en cyclische veranderingen in de bedrijfsomgeving, evenals nieuwkomers op de markt, leiden tot onzekerheid over de vraag of en wanneer de organisatie haar doelstellingen zal bereiken.

Het effect van deze onzekerheid op de bedrijfsdoelstellingen, monetair of anderszins, kan worden omschreven als "risico". Deze manier van kijken heeft ook zijn intrede gedaan in milieubeheer met de herziening van de norm in 2015 (hoofdstuk 6 "Planning").

De termen "risico's en kansen" worden gedefinieerd in hoofdstuk 3.2.11:

De op risico's gebaseerde aanpak in ISO 14001 concretiseert de eerdere eisen inzake preventieve maatregelen. De kern, preventie en vermijding, blijft echter hetzelfde. Het management kan risico's en kansen effectief beheren door milieumanagement te integreren in bedrijfsprocessen en hun strategische richting en besluitvorming.

Bepalen van risico's en kansen

De op risico's gebaseerde aanpak, naar analogie van ISO 9001, is een van de belangrijkste onderdelen van de planningsfase (PDCA-cyclus) en dus een essentiële aanpak bij milieubeheer. Het is een systematische uitbreiding van het denken in termen van corrigerende en preventieve maatregelen en biedt bedrijven nieuwe manieren om naar de toekomst te kijken: Wat als?

Het overkoepelende doel van de processen die worden voorgeschreven door ISO 14001, hoofdstuk 6.1.1 is ervoor te zorgen dat het bedrijf in staat is om

• De beoogde resultaten van het milieumanagementsysteem (EMS) te bereiken
• Ongewenste effecten kan voorkomen of verminderen
• Voortdurende verbetering kan bereiken

ISO 14001 - duurzaam milieumanagement

Gecertificeerd milieumanagementsysteem in overeenstemming met erkende norm ★ Milieuprestaties verbeteren en risico's minimaliseren ★ Verantwoorde en duurzame bedrijfsvoering 

Om het maar meteen te zeggen: het is niet de bedoeling van de ISO-norm om voor alle interne procedurele instructies overeenkomstige kansen en risico's toe te voegen. Het gaat er veeleer om of het "beoogde resultaat" van het bedrijf kan worden bereikt door toepassing van het milieumanagementsysteem. Of: welke factoren kunnen optreden waardoor dit resultaat niet tot stand komt?

Beoogde resultaten - dit is het minimum

De beoogde resultaten van een milieumanagementsysteem omvatten als minimum resultaat:

1. Verbetering van de milieuprestaties
2. Voldoen aan bindende verplichtingen
3. Verwezenlijking van milieudoelstellingen

Doorgaans specificeert de organisatie echter nog meer beoogde resultaten dan deze. Zij kan zich bijvoorbeeld verbinden tot sociale en milieuprincipes. Inzicht in de context van de organisatie speelt een zeer belangrijke rol. Geen enkele onderneming drijft in een "vacuüm". Zij wordt altijd beïnvloed door externe en interne kwesties, zoals veranderende eisen van de markt, de beschikbaarheid van middelen of de participatie van werknemers. Niet te vergeten zijn de investeerders die, als kapitaalverschaffers, hun betrokkenheid op passende wijze erkend willen zien.

Risico's en kansen in een context

Het wordt snel duidelijk dat verschillende belanghebbenden uiteenlopende eisen en verwachtingen ten aanzien van de onderneming kunnen hebben. Niet elke verwachting is echter relevant voor het milieubeheersysteem. Daarom bestaat de volgende stap voor de organisatie erin de relevante behoeften en verwachtingen (d.w.z. eisen) van de belanghebbende partijen eruit te filteren en vervolgens te bepalen welke daarvan voor hen bindende verplichtingen zullen worden. Dit kunnen bijvoorbeeld allerlei overeenkomsten zijn met klanten, verenigingen of gemeenschapsgroepen, maar ook gedragscodes, industriële normen of organisatorische eisen, enz.

In samenhang met de identificatie van bindende verplichtingen is dit contextuele inzicht een eerste vereiste om de reikwijdte van het milieubeheersysteem (MBS) te kunnen bepalen. Het toepassingsgebied geeft de ruimtelijke en organisatorische grenzen van het milieubeheersysteem aan, zodat het veel verder reikt dan het werkterrein (werkingsgebied) van een bedrijf. Het toepassingsgebied wordt bijvoorbeeld beschreven op het certificaat. De twee moeten niet met elkaar worden verward.

De definitie van het toepassingsgebied omvat:

• Externe en interne kwesties
• Bindende verplichtingen
• Organisatorische eenheden, functies en fysieke grenzen
• Activiteiten, producten en diensten
• Autoriteit en vermogen tot het uitoefenen van controle en
• Invloed (= uitbestede processen)

Maatregelen voor het omgaan met risico's en kansen in ISO 14001

Volgens ISO 14001 moeten kansen en risico's worden geïdentificeerd voor de volgende gebieden, zodat beoogde resultaten kunnen worden bereikt, ongewenste effecten kunnen worden tegengegaan en continue verbetering kan worden bereikt:

• Externe en interne kwesties (4.1)
• Verwachtingen van relevante belanghebbende partijen (4.2)
• Belangrijke milieuaspecten (6.1.2)
• Bindende verplichtingen (6.1.3)

Dit zijn minimumeisen. Het staat het bedrijf vrij andere aandachtsgebieden op te nemen. Volgens ISO 14001 (6.1.1) moet de organisatie processen vaststellen, implementeren en onderhouden om de risico's en kansen te bepalen. Deze processen moeten ervoor zorgen dat het milieubeheersysteem de beoogde resultaten kan bereiken en dat ongewenste effecten worden voorkomen of beperkt. Dit omvat externe milieuomstandigheden die van invloed zijn op het bedrijf.

Toegangswegen kunnen bijvoorbeeld onbegaanbaar worden door overstromingen of het breken van bomen ten gevolge van plaatselijke orkanen. Hoe zou het scenario eruit zien als het daardoor onmogelijk wordt IBC's (intermediate bulk containers) met productieslib te verwijderen? Of als de opslagcapaciteit in de fabriek uitgeput zou raken? Bovendien doet zich in veel gevallen een ander probleem voor: De bepaling van milieuaspecten in noodsituaties. Volgens de voorschriften in hoofdstuk 6.1.2 moeten ook omstandigheden worden beoordeeld die geen beoogde en redelijkerwijs te voorziene noodsituaties zijn.

Risicobeoordeling met behulp van een risicomatrix - een voorbeeld

Een logistiek bedrijf beantwoordt de vraag over mogelijk lekkende brandstof of motorolie met de mededeling dat alle chauffeurs absorberende middelen in hun voertuigen hebben en dienovereenkomstig zijn opgeleid. Maar hoe moet de situatie in het weekend worden beoordeeld? Het vrachtwagenpark staat geparkeerd op een normaal in elkaar grijpende bestrating, die doorkruist wordt door regengoten inclusief verzamelputten. Het hoofdriool loost bij de erfgrens in het plaatselijke rioolstelsel. Er zijn echter geen schuifafsluiters of olieafscheiders. Een te voorziene noodsituatie in dit verband zou een lekkage van brandstof of motorolie tijdens het weekend zijn. Een voorbeeld van een risicobeoordeling met behulp van een risicomatrix kan er als volgt uitzien:

Risico-identificatie De ongehinderde lozing van brandstof of motorolie in het gecombineerde rioolstelsel.

Risicoanalyse De kans dat het gebeurt is klein door de regelmatige onderhoudsbeurten van de vrachtwagens. De omvang van de schade aan het milieu is groot. Vooral omdat de gemeentelijke rioolwaterzuiveringsinstallatie vrij dichtbij ligt (korte stromingstrajecten) en daar geen buffering kan plaatsvinden.

Risicobeoordeling Het risico ligt in het gele, middelhoge grensgebied en is dus niet aanvaardbaar.

Risicobeheersing Vermindering van de omvang van de schade door een combinatie van organisatorische maatregelen (veiligheidscontroles van de installatie op lekkages onder de voertuigen) en technische maatregelen (installatie van een vloeistofafscheider of box op de parkeerplaats met opvangapparatuur en afdekmatten).

Monitoring en evaluatie Opleiding/sensibilisering van logistiek personeel en bewakingsagenten incl. opname in de volgende noodoefening, periodieke inspecties van de afscheider.

Dit voorbeeld toont aan hoe milieuaspecten kunnen worden geëvalueerd voor de reactie op noodsituaties. Een positief neveneffect in dit bedrijf is dat het parkeerterrein werd gereinigd van oude verontreiniging voor een betere lekdetectie. Voortaan zorgen alle medewerkers er nauwgezet voor dat dit zo blijft. In dit opzicht is deze procedure in overeenstemming met de eisen voor het plannen van maatregelen. Dienovereenkomstig moeten maatregelen worden gepland voor de aanpak van belangrijke milieuaspecten, bindende verplichtingen, en risico's en kansen zoals geïdentificeerd in ISO 14001, hoofdstuk 6.1.1.

Is er voor elk geïdentificeerd risico een geschikte kans?

Zoals beschreven, moeten kansen en risico's worden vastgesteld voor bindende verplichtingen. Bindende verplichtingen hebben niet alleen betrekking op toepasselijke wet- en regelgeving, maar ook op vrijwillige verplichtingen, zoals normen voor de organisatie en de bedrijfstak, contractuele relaties of overeenkomsten met milieuorganisaties. Het risico van niet-naleving van onbekende eisen als gevolg van een ongeschikt systeem is snel onderkend. Maar wat is de kans? Een uitgebreide screening, zoals een 360-graden radar, zou veranderingen al in de ontwerpfase kunnen signaleren en potentiële gevolgen voor het bedrijf in een vroeg stadium kunnen identificeren.

Conclusie: kansen en risico's in ISO14001

ISO 14001 biedt bedrijven een systematisch kader om het milieu te beschermen en te reageren op veranderende milieuomstandigheden. De risicogebaseerde aanpak is van groot belang sinds de herziening van 2015: het helpt om nieuwe actiegebieden te identificeren. Het is echter aan de bedrijven zelf om te beslissen welk systeem zij willen gebruiken. Het is belangrijk dat de beoordelingscriteria objectief begrijpelijk zijn, zodat de risicoclassificatie (hoog, gemiddeld, laag) transparant blijft.

In veel bedrijven zijn er verschillende niveaus van risicobeoordeling. De risico's en kansen uit de contextbepaling volgen meer de strategische benadering, terwijl op operationeel niveau meer de risico's en kansen voor gedefinieerde milieuprocessen worden bepaald. Idealiter zou ervoor moeten worden gezorgd dat de beschouwingsniveaus met elkaar in verband kunnen worden gebracht om een totaalbeeld van het bedrijf te krijgen en om raakvlakken/interacties te kunnen vaststellen. Op die manier kunnen strategieën worden afgeleid als reactie op sterk veranderende omgevingsfactoren, zoals droogte, watergebrek, ernstige weersomstandigheden, of markt- en klantengedrag.

DQS - eenvoudig gebruik maken van kwaliteit.

Tegenwoordig zijn economisch succes en milieubescherming even belangrijke bedrijfsdoelstellingen voor succesvolle bedrijven. Systematisch, professioneel milieubeheer in overeenstemming met de internationaal erkende ISO 14001-norm helpt hen om hun doelen duurzaam na te streven en hun operationele milieuprestaties voortdurend te verbeteren.

Onze meer dan 20 jaar ervaring met ISO 14001 - DQS ontving haar accreditatie bij de eerste publicatie van ISO 14001 in 1996 - maken ons tot uw competente partner in certificering.

Expertise en vertrouwen

Let op: onze artikelen zijn uitsluitend geschreven door onze interne experts voor managementsystemen en auditors van vele jaren. Als u vragen heeft voor onze auteurs over de inhoud, neem dan contact met ons op. We kijken ernaar uit om met u te praten.