Leveranciersmanagement - systemisch duurzaam

Inhoudstafel

• Leveranciers duurzaam beheren
• Wat is leveranciersmanagement? Een definitie
• Doelen van leveranciersmanagement
• Leveranciersmanagement volgens MVO-criteria
• De Duitse wet op de toeleveringsketen - een stap in de goede richting
• Duurzaam leveranciersmanagement
• Overzicht van het leveranciersmanagementproces
• Managementsystemen in leveranciersmanagement
• Conclusie: optimalisering van de waardeketen door leveranciersaudits
• DQS: Simply leveraging Quality.

Het MVO-profiel van een onderneming hangt nauw samen met de activiteit van haar toeleveringsketen. Dit geldt des te meer in het licht van de globalisering in het bedrijfsleven en de industrie. Handelspartners moeten tegenwoordig in hun nationale en internationale relaties verantwoordelijkheid nemen op het gebied van duurzaamheid en hun zorgplicht vervullen. Concreet betekent dit dat zij meer rekening moeten houden met ecologische, economische en sociale aspecten. In zijn artikel voor het Duitse vakblad "Industrieanzeiger" concludeert Altan Dayankac, een expert op het gebied van duurzaamheid: "MVO-audits bij leveranciers zijn een must."

Leveranciers duurzaam beheren

Betrouwbare leveranciers en partners leveren een belangrijke bijdrage aan de klanttevredenheid en het succes van uw onderneming. Tegenwoordig is het niet meer voldoende om alleen naar uw eigen kwaliteitscapaciteiten te kijken. De kwaliteit van producten en procesketens kan aanzienlijk worden verhoogd als beide partijen in de toeleveringsketen samenwerken in een geest van partnerschap en vertrouwen. Een evenwichtige leveranciersstructuur voorkomt bottlenecks in de toelevering, terwijl een hoge leveringscapaciteit en het naleven van leveringstermijnen het eigen fabricageproces van de onderneming stabiliseren. De juiste selectie, evaluatie en kwalificatie van geschikte leveranciers wordt zo een beslissende concurrentiefactor.

De invoering van een systematisch leveranciersbeheer is voor veel ondernemingen echter nog steeds een uitdaging. Er doen zich steeds vaker moeilijkheden voor bij het fabricage- en leveringsproces, alsook vertragingen bij de levering. Dit heeft een negatieve invloed op de relaties met klanten en leveranciers en uiteindelijk op het succes van de onderneming. Meer dan ooit is het voor de meeste bedrijven dan ook van het grootste belang om hun leveranciersbestand duurzaam te ontwikkelen en professioneel te coördineren.

Een beheersysteem kan u helpen uw toeleveringsketens met partnerbedrijven en leveranciers te structureren en te beheren. In wat volgt leert u onder meer hoe duurzaam leveranciersbeheer werkt, hoe u het kunt gebruiken om uw duurzaamheid te verhogen en uw waardeketen te optimaliseren.

Wat is leveranciersmanagement? Een definitie

Strategisch leveranciersmanagement is een belangrijke succesfactor in elke moderne bedrijfscultuur. Enerzijds omvat dit het beheer van alle maatregelen om het leveranciersbestand te controleren, te plannen en te reguleren. Anderzijds omvat het ook een strategische uitvoering van de relaties tussen leveranciers en uw onderneming.

Het doel is solide, langdurige partnerschappen aan te gaan met de meest efficiënte leveranciers om uw eigen concurrentievermogen veilig te stellen.

Het idee komt oorspronkelijk van het inkoopproces, d.w.z. de bevoorrading van een onderneming met diverse materialen, half afgewerkte en afgewerkte producten en diensten uit externe bronnen. Deze materialen en diensten staan u onder optimale voorwaarden ter beschikking dankzij een efficiënt inkoopproces. Op die manier kan uw onderneming kosten en risico's beperken en tegelijkertijd de kwaliteit van de inkoopobjecten verhogen.

Wanneer u begint met leveranciersmanagement, vormt het inkoopproces dus een belangrijk taakfocus. Dit wordt in de loop van de tijd steeds verder ontwikkeld en de relatie tussen leveranciers en uw bedrijf wordt actief vormgegeven. Op deze manier creëert u al in een vroeg stadium meerwaarde voor beide partijen en cultiveert u een goede communicatie.

Omdat het vinden van de juiste leveranciers een strategische beslissing is die grondig moet worden overwogen, gaat duurzaam leveranciersmanagement nog een stap verder. Een goede leverancier draagt immers door zijn prestaties, maar ook door zijn gedrag, in grote mate bij tot de klantentevredenheid en dus tot het succes van uw onderneming.

Maar omdat de concurrentiedruk door de snel toenemende globalisering voortdurend toeneemt, groeit ook het takenpakket dat onder leveranciersmanagement valt. Leveranciersmanagement is dan ook een overkoepelende term die verschillende maatregelen omvat die de omgang met leveranciers vergemakkelijken.

Het belangrijkste doel is een goed partnerschap met uw leveranciers tot stand te brengen. Zij moeten ook kunnen bijdragen aan diverse innovatieve processen. Dit stelt de leveranciers echter ook voor nieuwe uitdagingen. Zij spelen een actieve rol en moeten kenmerken als flexibiliteit, kwaliteit en service laten zien om zich te onderscheiden van de rest.

Doelstellingen van leveranciersmanagement

Consequent leveranciersmanagement kan geheel nieuwe vormen van samenwerking tussen leveranciers en uw bedrijf creëren. Dit is een belangrijke succesfactor met het oog op de voortdurende veranderingen van de algemene voorwaarden in het inkoopproces.

Eén ding is zeker: organisaties worden steeds afhankelijker van producten die op tijd geleverd moeten worden om de normale bedrijfsvoering in stand te houden. Toenemende eisen van klanten, de eindeloze mogelijkheden van het Internet en de toenemende internationalisering van wereldmarkten vereisen daarom de vroegtijdige integratie van externe leveranciers in processen.

Het economisch succes van uw organisatie is daarom in hoge mate afhankelijk van professioneel leveranciersmanagement. De doelen die u hiermee nastreeft zijn zowel operationeel als strategisch:

Operationele doelen

Bij operationeel leveranciersmanagement is het doel de inkoopkosten te minimaliseren en daarmee de leveranciersprestaties te verhogen. De basis hiervoor is een gedetailleerde leveranciersevaluatie, op basis waarvan in de eerste plaats een vergelijkbaarheid van uw leveranciersbestand mogelijk wordt. Op die manier kunt u de relaties met uw topleveranciers uitbreiden en verbeteren en relaties met leveranciers die niet werken, beëindigen.

Door u op minder leveranciers te concentreren, worden bundelingsmogelijkheden en lagere administratieve kosten zichtbaar. U krijgt nauwkeurige informatie over de verschillende facetten van de prestaties van elke leverancier. Op die manier kunt u uw onderhandelingspositie verbeteren.

Strategische doelen

De strategische doelstellingen zijn gericht op het optimaliseren van het leveranciersbestand. Op basis van inkoopstrategieën bepaalt u precieze maatregelen voor de ontwikkeling ervan om de kwaliteit van de leveringsprestaties te verhogen en de inkoopkosten te verlagen. U kunt bijvoorbeeld de leveringsrisico's bij de inkoop verminderen door de bedrijfsoverkoepelende processen te verbeteren.

Als u de afhankelijkheid van leveranciers wilt verminderen, kunt u ook beginnen met het opbouwen van alternatieve leveranciers en tegelijkertijd de inkoopvolumes reguleren. Anderzijds moet u de relaties met moeilijk te vervangen leveranciers veiligstellen door middel van integratieve maatregelen om uw bedrijf op lange termijn concurrerend te houden.

Leveranciersmanagement volgens MVO-criteria

Vandaag bestaat echter ook de verplichting om strategisch inkopen aan te vullen met een element van sociale duurzaamheid. Als bedrijven geen inzicht hebben in de duurzame structuur en ontwikkeling van de toeleveringsketen, dan ontbreekt vandaag een andere doorslaggevende factor bij de selectie van leveranciers voor de aankoop van producten en diensten. Terzijde: de behendigheid om criteria van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) toe te voegen aan het leveranciersbeheer is ook een indicator van het innovatievermogen van een organisatie.

Voor bedrijven die duurzaam moeten inkopen, zijn er drie mogelijke redenen om de duurzaamheidsprestaties van leveranciers te beoordelen:

• Omdat ze op eigen initiatief en op basis van de eigen gedragscode alleen met MVO-compatibele leveranciers willen werken
• Omdat hun eigen belanghebbende partijen de naleving van de essentiële vereisten voor sociale verantwoordelijkheid en respect voor de mensenrechten in de toeleveringsketen willen garanderen
• Of omdat het politiek (wettelijk) verplicht is en er bijvoorbeeld een rapportageverplichting is.

De Duitse wet op de toeleveringsketen - een stap in de goede richting

De zogenaamde Supply Chain Act creëert sinds medio 2021 een wettelijk kader om de bescherming van milieu-, mensen- en kinderrechten in wereldwijde toeleveringsketens te verbeteren. Helaas schenden veel ondernemingen in Duitsland bij hun wereldwijde bedrijfsactiviteiten nog steeds fundamentele mensenrechten en/of brengen zij schade toe aan het milieu - zonder dat zij daarvan enige consequenties hoeven te vrezen. Tot nu toe hadden de gedupeerden weinig mogelijkheden om bij Duitse rechtbanken een schadeclaim in te dienen.

De Duitse Supply Chain Act on Corporate Due Diligence, kortweg Supply Chain Act, moet daar nu een einde aan maken. De wet is in juni 2021 aangenomen en zal in 2023 in werking treden. In eerste instantie zullen bedrijven met 3.000 of meer werknemers moeten handelen, en vanaf 2024 zullen bedrijven met 1.000 of meer werknemers moeten handelen. Het is de bedoeling dat bedrijven die halffabricaten of eindproducten in het buitenland inkopen, ook verantwoordelijk worden voor de productieprocessen en de arbeidsomstandigheden bij hun leveranciers.

Concreet betekent dit dat bedrijven voortaan risico's van mensenrechtenschendingen en milieuvernietiging door directe leveranciers en zo nodig ook door indirecte leveranciers moeten opsporen, tegenmaatregelen moeten nemen en deze moeten documenteren aan het Duitse Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Zij moeten misstanden opsporen en van meet af aan voorkomen en verhelpen, zodra zij deze hebben vastgesteld. In geval van overtredingen dreigt een boete of schadevergoeding van concurrenten.

De wet is ongetwijfeld een belangrijke stap voorwaarts voor de bescherming van de mensenrechten en het milieu, omdat zij

• Milieuverplichtingen oplegt aan bedrijven.
• Een degelijke handhaving van de regelgeving regelt, waarbij een autoriteit toeziet op de naleving van de zorgvuldigheidsverplichtingen en niet-naleving sanctioneert. Bedrijven moeten daardoor hun gedrag veranderen en toekomstige schade voorkomen.
• Introduceert een paradigmaverschuiving in Duitsland: Weg van louter vrijwillig maatschappelijk verantwoord ondernemen naar bindende eisen voor bedrijven op het gebied van mensenrechten en milieu.
• Stelt due diligence-vereisten vast die gebaseerd zijn op de UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNLP) en in principe de hele toeleveringsketen bestrijken.

Naast de Duitse wet inzake de toeleveringsketen plant de Commissie van Justitie van de EU ook een Europese wet inzake de toeleveringsketen. Deze EU-wet moet het beste uit de due diligence-wetgeving van de lidstaten combineren, bijvoorbeeld de definitie van de volledige waardeketen uit Nederland, de sterke regelgevende handhaving uit Duitsland en de wettelijke aansprakelijkheid uit Frankrijk.

Duurzaam leveranciersmanagement

Mede als gevolg van de Supply Chain Act is de kwestie van duurzaamheid bij aanbestedingen nu voor veel bedrijven van strategisch belang. Tegen de achtergrond van de opwarming van de aarde, toenemende milieuveranderingen en de algemene schaarste van hulpbronnen, hechten afnemers nu ook veel belang aan een duurzame oriëntatie van werkprocessen, die ook tot uiting komt in de toeleveringsketen. De taak van duurzaam leveranciersmanagement is dan ook om slechts zoveel hulpbronnen te verbruiken als absoluut noodzakelijk is - zonder toekomstige generaties schade te berokkenen.

• Het moderne begrip van duurzaamheid is gebaseerd op het principe van een drie-pijlermodel dat ecologische, economische en sociale duurzaamheid omvat:
• Ecologische duurzaamheid streeft ernaar het milieu en de natuurlijke hulpbronnen zo goed mogelijk in stand te houden. Schade aan het milieu mag alleen worden beperkt tot de mate waarin deze kan worden vervangen. Bedrijven, hun leveranciers en ook de landen waarin zij gevestigd zijn, moeten dus bewust omgaan met eindige grondstoffen, water en energie.
• Economische duurzaamheid vraagt om goede bedrijfspraktijken om voldoende winst te genereren. Winstmaximalisatie mag echter niet het enige doel van duurzaamheid zijn. Veeleer moeten langetermijnstrategieën worden nagestreefd die eerlijke handel bevorderen en de kwaliteit van het leven helpen verbeteren. Het doel is dus een samenleving te bevorderen die - economisch gezien - niet boven haar stand leeft om toekomstige generaties te beschermen.
• Sociale duurzaamheid stelt de mens centraal. Het vraagt om actie gericht op het algemeen welzijn in de vorm van eerlijke betalingsmodellen en de implementatie van de verschillende belangen van werknemers. Deze sociale pijler van duurzaam aanbodbeheer heeft ook tot taak conflicten en spanningen op een vreedzame manier op te lossen.

Voor bedrijven die op lange termijn succesvol willen blijven, is het elementair om hun toeleveringsbeleid in te richten in overeenstemming met deze ecologische, economische en sociale aspecten. In tijden waarin bedrijven steeds afhankelijker worden van hun leveranciers, staan deze processen echter voor grote uitdagingen. De duurzaamheid van uw bedrijf hangt bijvoorbeeld rechtstreeks samen met het feit dat veel producten een steeds kortere levenscyclus hebben. Bovendien worden innovaties steeds sneller op de markt gebracht, wat voortdurende ontwikkeling en onderzoek vereist.

Als gevolg daarvan kan een bedrijf slechts zo duurzaam zijn als zijn externe leveranciers en partners. Duurzaamheid op alle niveaus van de toeleveringsketen is hier van cruciaal belang om het concurrentievermogen te waarborgen.

Het leveranciersmanagementproces in een oogopslag

Het uiteindelijke doel van leveranciersmanagement is dus om de samenwerking met leveranciers te verbeteren. Hierdoor kunt u niet alleen duurzamer werken, maar ook uw producten of diensten beter, sneller en tegen lagere kosten ontwikkelen, inkopen en produceren.

Om dit te bereiken, is het essentieel om het succespotentieel tussen u en uw leveranciers te identificeren en te maximaliseren. Om kansen en risico's in een vroeg stadium te identificeren en te elimineren, heeft een systematische aanpak zijn waarde bewezen.

Met een zesstappenproces voor leveranciersbeheer kunt u aantoonbare winstgevendheidssuccessen boeken - met name door de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren:

Identificatie van leveranciers: om ervoor te zorgen dat u het leveranciersmanagementproces zo effectief en efficiënt mogelijk kunt implementeren, is het belangrijk dat u aan het begin een gedegen verklaring hebt over de producten en leveranciers van uw bedrijf. Daarom moet u de inkoopgoederen en inkoopbronnen vooraf analyseren, structureren en classificeren.

Op die manier kunt u transparantie creëren over uw materialen en leveranciers. Hieruit kunt u dan weer een strategie afleiden en overeenkomstige handelingsalternatieven uitwerken, bijvoorbeeld om het gebruik van op het doel afgestemde IT-tools te beoordelen en het strategische gedrag tegenover de leveranciers transparant te definiëren.

Leveranciersevaluatie: hier evalueert u uw leveranciers aan de hand van strategische en operationele criteria die vooraf samen met andere afdelingen zoals ontwikkeling, inkoop, kwaliteit, productie of logistiek zijn vastgesteld.

Leveranciersclassificatie: de resultaten van de leveranciersevaluatie zijn belangrijk voor de leveranciersclassificatie. Hier wordt een hiërarchische structuur van alle potentiële en reeds betrokken leveranciers gecreëerd. Dit vormt de basis voor de toelating van een nieuwe leverancier of het behoud van een leverancier in het netwerk.

Ontwikkeling van leveranciers: u ontwikkelt bestaande leveranciers verder of vestigt nieuwe leveranciers. Hier kunt u een verklaring of schatting afleiden van de temporele, monetaire en capacitieve omvang van een verdere ontwikkeling van leveranciers.

Leveranciersselectie: de uiteindelijke beslissing over het opnemen of behouden van een leverancier wordt genomen tijdens de leveranciersselectie met deelname van alle betrokken afdelingen.

Leveranciersintegratie: de zesde en laatste fase binnen het leveranciersmanagementproces beschouwt de integratie van leveranciers in uw interne bedrijfsnetwerk. Hier definieert en implementeert u maatregelen voor geoptimaliseerde communicatie, betrokkenheid bij interne bedrijfsprocessen, en transparante controle van harde en zachte feiten.

De gelijktijdige toepassing van preventief risicomanagement bij de implementatie van het leveranciersmanagementproces stelt u in staat om kritieke factoren zoals aanloopproblemen bij nieuwe ontwikkelingen, leveringsknelpunten of kwaliteitsproblemen tijdig te identificeren en in een vroeg stadium tegenmaatregelen te nemen.

Managementsystemen in leveranciersmanagement

Risicopreventie is een belangrijk onderdeel van uw leveranciersmanagement. Als het aantal van uw leveranciers nog beheersbaar is, kunt u de risico's relatief goed inschatten. Maar met veel verschillende leveranciers, wereldwijde toeleveringsketens en complexe bedrijfsstructuren is dit nauwelijks mogelijk zonder een professionele strategie. Alleen een aanpak op maat van uw specifieke processen kan potentiële risico's onder controle houden. Efficiënt risicobeheer heeft in dit opzicht zijn nut bewezen:

• Identificeer kritische leveranciers: de eerste en zeker de belangrijkste stap bij het opzetten van een risicomanagementsysteem is het identificeren van kritische leveranciers. Hierbij neemt u uw volledige leveranciersbestand onder de loep en bekijkt u elke individuele leverancier op een bedrijfsspecifieke basis. Evalueer leveranciers niet alleen op basis van hun inkoopvolume.
  Zelfs een "kleine" leverancier met een relatief laag inkoopvolume kan een groot potentieel voor schade hebben. Hier moet u duidelijk maken hoe afhankelijk uw onderneming van de betreffende leverancier is.
• Identificeer alternatieve leveranciers: zijn er alternatieve leveranciers als een leverancier faalt? Identificeer alle leveranciers met wie een "single source relationship" bestaat. Hier is uw afhankelijkheid immers het grootst en het kan lang duren om een vervanger te vinden. Filter op deze manier de kritieke leveranciers eruit en classificeer ze als kritisch, middel-kritisch en zeer kritisch.
• Classificeer risicosituaties: zodra u uw kritieke leveranciers hebt geïdentificeerd, moet u het risico op falen van deze leveranciers classificeren, zoals de financiële situatie van het bedrijf, de locatie of sub-supply chains. Voor een uitgebreide leveranciersbeoordeling moet uw interne kennis van inkoop worden opgenomen, maar ook externe informatie zoals gegevens van kredietbeoordelingsbureaus.
  Bepaal strategieën en maatregelen: Om snel op veranderingen te kunnen reageren, moet u een "waarschuwingsfunctie" invoeren waarvoor u van tevoren strategieën en gerichte maatregelen definieert. Een aanpak zou bijvoorbeeld kunnen zijn om voor kritieke leveranciers een vervangende leverancier aan te wijzen.
• Controleer het succes van de risicobeoordeling: risicobeoordeling van leveranciers is geen eenmalig project dat u op een bepaald moment gewoon afrondt. Risicomanagement voor leveranciers is veeleer een doorlopend proces dat regelmatig moet worden gecontroleerd. Ontwikkel uw eigen KPI's en herzie ze op regelmatige tijdstippen. Implementeer waar nodig controle- en rapportagemaatregelen. Zo maakt u uw huidige risicosituatie meetbaar en traceerbaar.

Zodra u een dergelijk systeem hebt ingevoerd, zal het ook het risico verminderen om nieuwe leveranciers te vinden. Dit komt doordat zij snel dienovereenkomstig worden geclassificeerd. Zo kan worden nagegaan of een leverancier voldoet aan uw eisen op het gebied van technologie of kwaliteit en aan de aanvaardbare risico's.

Conclusie: optimalisering van de waardeketen door leveranciersaudits

Leveranciersaudits zijn een belangrijk onderdeel geworden van duurzaam leveranciersbeheer. Zo'n audit ondersteunt u bij het implementeren van uniforme bedrijfsrichtlijnen en creëert transparantie in de hele toeleveringsketen. Met een leveranciersaudit door DQS kunt u snel risico's en kansen binnen uw organisatie identificeren en deze transparant presenteren. Dit stabiliseert uw interne processen en kan de toekomstige levensvatbaarheid van uw onderneming duurzaam verbeteren.

DQS heeft tientallen jaren ervaring in het auditen van processen en het certificeren van managementsystemen. Industrie-ervaren auditors uit het wereldwijde DQS netwerk bieden u inzichten met toegevoegde waarde in uw duurzaam leveranciersmanagement.

Onze audit dient niet alleen om de technische en organisatorische prestaties van uw externe dienstverleners te evalueren, maar ook om de naleving van overeengekomen processen en regel-specifieke vereisten te illustreren.

Ook het thema Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), d.w.z. de betrokkenheid bij de economische taak van de auditor om een afstemming tot stand te brengen tussen de belangrijke en onmisbare duurzaamheidsaspecten van uw onderneming en de processen van uw leveranciers. Daartoe ontwerpen wij instrumenten, criteria en procedures die individueel op uw onderneming zijn toegesneden.

DQS: Simply leveraging Quality.

Als internationaal erkend certificeerder voor managementsystemen en processen, voert DQS audits uit op meer dan 30.000 auditdagen per jaar. Onze claim begint waar audit checklists eindigen: Geloof ons op ons woord! Wij verheugen ons op een gesprek met u en laten u graag zien waarop de prestaties en kwaliteit van onze audits zijn gebaseerd. Namelijk op

• Competente auditors met integriteit en branche-ervaring
• Op maat gemaakte oplossingen die passen bij uw organisatie en uw managementsysteem
• Gerichte identificatie van mogelijke zwakke punten en risico's
• Objectieve, begrijpelijke resultaten en substantiële besluitvormingshulpmiddelen
• Internationaal erkende certificaten met een hoge marktacceptatie
• De follow-up van audit/analyseresultaten, inclusief effectiviteitscontroles van genomen maatregelen
• Individuele ontwikkeling en creatie van criteriacatalogi en evaluatiesystemen