IFS-audits kunnen nu ook gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd. IFS Broker-audits kunnen zelfs volledig op afstand plaatsvinden. Deze nieuwe regeling is van toepassing ongeacht hoe de COVID-19-pandemie zich ontwikkelt. Hieronder stellen wij de nieuwe IFS-voorschriften voor.
Achtergrond
Toen de COVID-19 - pandemie uitbrak, konden veel IFS-certificeringsaudits niet plaatsvinden als gevolg van reisbeperkingen. Audits remote uitvoeren was geen optie omdat de certificeringsvoorschriften dit niet toestonden. IFS ontwikkelde toen een nieuwe, optionele procedure: de remote controle. De Remote Surveillance Check resulteerde niet in een geaccrediteerd certificaat. Dit is echter precies wat veel sites nodig hadden.
Vervolgens werden in juni 2020 de GFSI-specificaties aangepast, die nu een betere, permanente oplossing op het gebied van audits op afstand mogelijk maken. In deze context wordt duidelijk waarom het IFS nu pas remote audits zal aanvaarden.
Remote audits voor de IFS Broker-norm
De eerste norm die van op afstand kan worden geauditeerd is de IFS Broker. Sites die gecertificeerd zijn volgens de IFS Broker-norm kunnen een remote audit aanvragen. Deze remote audit vervangt de jaarlijkse audit op locatie. Het uitvoeren van een IFS Broker-audit van op afstand is niet verplicht en kan worden uitgevoerd in overleg tussen de site en de certificatie-instelling. De optie van remote audit geldt alleen voor aangekondigde audits en wordt idealiter uitgevoerd door dezelfde auditor die de laatste periodieke audit of initiële audit heeft uitgevoerd.
Als pionier op het gebied van remote audits is DQS nu klaar om audits volgens de IFS Broker- standaard remote uit te voeren.
Gesplitste audits voor de andere IFS-normen
Aangezien andere IFS standaarden (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) zich meer richten op goede productiepraktijken, zal het niet mogelijk zijn om certificatieaudits volledig van op afstand uit te voeren. Auditoren zullen nog steeds ter plaatse moeten komen. IFS overweegt echter de mogelijkheid van een gesplitste audit, waarbij slechts een deel van de totale audittijd ter plaatse wordt doorgebracht. Het andere deel zou een remote audit zijn.
In tegenstelling tot BRCGS en FSSC 22000 vereist IFS dat het gedeelte van de audit dat ter plaatse wordt uitgevoerd, is afgerond voordat met de remote audit wordt begonnen. Hierdoor kan de auditor een beter overzicht krijgen van de producten, processen en faciliteiten van het bedrijf.
Ook hier moet worden benadrukt dat de gesplitste audit optioneel is en moet worden overeengekomen tussen de site en de certificatie-instelling. De certificatie-instelling moet beoordelen of het uitvoeren van een deel van de audit van op afstand een risico vormt voor de doeltreffendheid van de audit. Alleen sites met een positieve risicobeoordeling kunnen gedeeltelijke audits van op afstand uitvoeren.
Uitvoeren van IFS Split Audits - zo werkt het
Het on-site gedeelte van de IFS Split Audit kan aangekondigd of onaangekondigd plaatsvinden. De onaangekondigde versie geeft organisaties de kans om te voldoen aan de GFSI-eis dat elke derde IFS-audit onaangekondigd moet zijn.
Voor het on-site gedeelte hoeven alleen de werknemers aanwezig te zijn die verantwoordelijk zijn voor een soepele werking en naleving van de regelgeving en de eisen van de klant in de productie en aanverwante gebieden. In het daaropvolgende gedeelte van op afstand van de gesplitste IFS-audit worden vaste afspraken gemaakt om de gesprekken te voeren met de betrokken werknemers* die tijdens de evaluatie niet ter plaatse waren.
De audit ter plaatse wordt aangevuld met het remote gedeelte. Dit omvat de beoordeling van verdere gedocumenteerde informatie en een grondige vergelijking van documentatie en registers.
De remote audit moet plaatsvinden binnen 14 dagen na het on-site gedeelte. De certificatie-instelling en het gecontroleerde bedrijf moeten een voor beide partijen geschikte datum vaststellen, zodat alle werknemers of leden van het management met wie de auditor nog moet spreken, beschikbaar zijn.
Planning en voorbereiding van de IFS Split audit
U moet de volgende stappen nemen om een IFS Gesplitste audit te plannen:
- Bedrijven die een IFS Split Audit plannen, moeten van tevoren met hun klanten duidelijk maken of een certificaat op basis van de IFS Split Audit zal worden aanvaard.
- Vervolgens moeten het te certificeren bedrijf en de certificeringsinstantie een risicobeoordeling uitvoeren om te bepalen of een IFS Split Audit technisch mogelijk is.
- Voor het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT) tijdens het beoordelingsproces is een schriftelijke overeenkomst tussen het bedrijf en de certificeringsinstantie vereist.
- Het te certificeren bedrijf moet ervoor zorgen dat alle relevante documenten en dossiers digitaal beschikbaar zijn.
- Zoek uit welke eisen volledig ter plaatse worden beoordeeld en welke geheel of gedeeltelijk op afstand kunnen worden beoordeeld. In elke Standard en Global Markets Program Checklist geeft IFS bedrijven en auditors duidelijke richtlijnen voor het uitvoeren van een IFS Split Audit. U kunt de checklists hier downloaden.
Na afloop van de IFS Split Audit voegt de certificatie-instelling de volgende zin toe aan het IFS-auditrapport en het IFS-certificaat: "Een deel van de beoordeling is uitgevoerd met behulp van ICT - Split Assessment". Dit vergroot de transparantie naar klanten, distributeurs en andere belanghebbenden.
DQS-nieuwsbrief
Blijf op de hoogte en abonneer u op onze nieuwsbrief!
Auteur
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.
Loading...