문서화된 정보는 2012년 이후 발행된 ISO(International Organization for Standardization)의 모든 경영 시스템 표준의 7.5장의 제목입니다. 이는 이를 현대 경영 시스템 표준의 공통 기본 구조, 이른바 고급 구조의 필수적인 부분으로 만듭니다. (HLS). 2015년 ISO 9001(품질경영), ISO 14001(환경경영)을 대대적으로 개정하면서 이 용어가 더 많은 사용자에게 알려지게 되었습니다.
관리 시스템에 대한 국제 표준의 이전 버전에서는 여전히 "문서화", "문서화 요구사항", "문서" 및 "기록"에 대한 이야기가 있었습니다. 이제 ISO 표준은 이러한 용어를 "문서화된 정보"로 요약합니다.
그러나 표준 사용자의 경우 집합 용어의 사용이 필수는 아닙니다. 물론 원하는 사람들은 문서화된 정보와 정보를 처리할 때 회사 고유의 조건을 계속 사용할 수 있습니다. 그러나 용어의 사용이 체계적이고 균일해야 합니다. 예를 들어, 외부 인증 심사에서 오해를 불러일으키지 않아야 합니다.
문서화된 정보는 어떻게 정의됩니까?
국제 표준 ISO 9000:2015-11은 품질 경영 시스템의 원칙과 용어를 정의합니다. 3.8.6장에서는 "조직에서 관리하고 유지해야 하는 정보"로 설명합니다. 여기에는 정보가 포함된 매체가 포함됩니다. 사용되는 미디어는 조직에 달려 있습니다. 오늘날 여기에는 사진 문서, 비디오, 오디오 형식 및 대화형 운영자 지침이 점점 더 포함됩니다.
ISO 9000의 정의는 또한 다음을 나타내는 세 가지 영역을 구분합니다.
- 관리 시스템 및 프로세스
- 귀사의 운영
- 결과의 증거
문서화된 정보가 "문서화된 정보"입니까?
어떤 정보가 문서화되자마자 표준의 의미에서 문서화된 정보가 존재한다고 생각하는 사람은 오산입니다. "문서화된 정보"의 상태는 ISO 9001과 같은 표준에서 특정 정보도 문서화해야 한다고 규정하는지 여부에 따라 다릅니다. 그렇다면 관련 장 및 관련 요구 사항에 명시되어 있습니다.
ISO 9001에 따른 품질 관리
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또한 표준에서 요구하지 않지만 기록된 정보는 특정 상황에서 표준의 의미에서 문서화된 정보가 될 수 있습니다. 이는 회사가 관리 시스템의 효율성을 위해 이 정보가 필요하다고 생각하는 경우 항상 해당됩니다.
예를 들어, 회사의 관련 이해 당사자에 대한 데이터 목록을 사용할 수 있는 경우 이는 표준의 의미에서 그 자체로 문서화된 정보가 아닙니다. 이러한 목록은 표준에서 요구하지 않기 때문입니다. 그러나 회사에서 이 목록이 관리 시스템의 효율성을 위해 필수적이라고 간주하는 경우 "실제" 문서화된 정보가 될 수 있습니다.
문서화된 정보를 만들고 계십니까?
그러나 잘 알려진 ISO 표준의 7.5.2장은 문서화된 정보의 생성 및 업데이트에 대한 몇 가지 기본 요구 사항을 부과합니다. 여기에는 라벨링에서 적절한 형식, 정보 자체의 적합성 및 적절성 확인에 이르기까지 다양합니다. 제어(7.5.3장)도 특정 요구사항의 적용을 받으며, 그 중 가장 중요한 것은 가용성 및 보호와 관련됩니다.
다른 요구 사항은 배포, 검색 가능성, 액세스 및 사용, 저장 및 파일링, 보존, 변경 모니터링을 목표로 합니다. 매우 중요한 요구 사항은 준수의 증거로 보존에 관한 것입니다. 관리 시스템에 대한 중요성 외에도 이 측면은 법적 문제의 맥락에서 매우 중요한 역할을 할 수 있습니다.
어느 정도까지 만들어야 합니까?
정확히 문서화해야 하는 사항은 표준의 개별 장에 명시되어 있습니다. 이것의 예로는 품질 정책, 품질 목표 또는 능력 증명이 있습니다. 그러나 문서화된 정보를 생성, 유지 또는 유지해야 하는 의무는 표준 분야에 따라 다릅니다.
범위와 관련하여 다음이 대략적으로 적용됩니다. 회사가 클수록 프로세스가 더 복잡하고 증거 제공 의무가 더 광범위할수록 더 광범위해야 합니다.
업계와 회사에서 일하는 직원의 역량도 중요한 역할을 합니다.
품질경영매뉴얼은 여전히 의무사항인가요?
품질 관리 매뉴얼은 2015년 ISO 9001 개정 이후 더 이상 필요하지 않습니다. 이 매뉴얼을 생략하기로 한 결정은 표준 사용자가 관리 시스템을 설계할 때 더 많은 자유를 주기 위한 현대 ISO 경영 시스템 표준의 일반적인 경향을 고려한 것입니다. 그러나 동시에 최고 경영진이 책임과 책임을 져야 한다는 요구가 점점 더 커지고 있습니다.
결론: 문서화된 정보
문서화된 정보는 현재의 모든 ISO 경영 시스템 표준의 7.5장의 제목이므로 공통 기본 구조(고수준 구조/HLS)의 필수적인 부분입니다. 집합적인 용어는 이전의 문서 요구 사항, 문서, 문서 및 기록을 대체합니다.
국제적으로 인정된 품질 관리 표준 ISO 9000:2015에 따르면 문서화된 정보는 "조직에서 관리하고 유지해야 하는 정보"입니다. 단, 형식과 매체는 따로 명시되어 있지 않고 적당하면 된다. 그러한 정보의 범위를 지정하지 않고 이러한 정보의 관리 및 유지에 대한 구체적인 요구 사항이 있습니다. 이는 회사 및 프로세스의 유형, 규모 및 복잡성에 따라 다릅니다. 문서화된 정보가 관련 표준의 요구 사항이거나 회사가 경영 시스템의 효율성을 위해 필요하다고 판단하는 경우 문서화된 정보라고 합니다.
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저자
우테 (Ute) 드로에게 (Dröge)
품질 관리 시스템에 대한 DQS 전문가, 오랜 심사원 및 ISO 9001에 대한 경험이 풍부한 트레이너.
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