何度も監査を行ってきたとしても、初めての遠隔監査は困難が伴うものです。良い準備が成功への鍵です。今回は、そのための貴重なヒントをご紹介します。
この記事は、リモート監査に関する7部構成の記事の第5部です。
- パート1：リモート監査の実施方法
- Part 2 - リスクアセスメント
- Part 3 - 監査の方法
- パート4 - 技術
- パート5 - 準備
- Part 6 - 遠隔監査を実施するためのコツ
- パート7 - フォローアップ
遠隔監査を実施するためには、現地監査の場合以上に徹底した準備が必要です。監査人は、誰が、いつ、どのようなルートで参加する必要があるかを決定します。一見すると、従来の監査スケジュールと同じように聞こえますが、遠隔監査中に変更することはほぼ不可能です。異なる場所にいる参加者とのミーティングを再スケジュールすると、たちまち大混乱に陥ります。
また、タイムゾーンの問題も避けなければならない問題です。オンサイト監査では、監査計画にタイムゾーンを指定する必要はなく、常にその場所のタイムゾーンで行われます。しかし、Web会議の参加者が異なる大陸にいる場合、小さなミスが大きな結果を招くことがある。
遠隔監査の期間については、経験上、遠隔監査は現地監査より短くすべきではないと言える。それどころか、特に初めての遠隔監査であれば、監査期間を長く計画する正当な理由があります。
- 技術的な問題（接続の問題など）が原因で遅れることがあります。技術的な問題（接続の問題など）により遅延が発生する可能性があるため、遅延を補うための時間を予期し計画することが望ましい。
- 監査人は、画面を通して情報を処理するため、現場にいる場合よりも多くの時間を必要とします。
- Web会議は対面会議に比べてストレスが多いため、参加者は頻繁に休憩を取る必要がある
ウェブ会議は疲れるので、1日に集中的に行うより、短いセッションを数回に分けて、数日間かけて行うことをお勧めします。
ウェブ会議では、接続や音質の問題がよく発生します。しかし、事前に接続をテストし、すべての監査参加者が必要なハードウェアとソフトウェアに精通していることを確認することは、非常に有効である。また、監査対象の企業は、干渉やバックグラウンドノイズを避けるために、すべての参加者が静かな環境を利用できるようにする必要があります。
監査を実施する前に、セッションを記録する必要があるかどうかも判断する必要があります。セッションの録音は監査の記録として有用ですが、データのセキュリティとプライバシーの問題を考慮しなければなりません。参加者全員からの同意が必要なだけでなく、セキュリティ面について話し合い、保存と削除の条件を決める必要があります（パート4とパート7を参照）。同意を求める際には、音声、映像、またはその両方を記録するのか指定することを忘れないでください。結果を記録するために録音に頼る場合は、誰が何を言ったかを判断する方法があることを確認します。
ただし、あなたと被監査者がセッションを録画してはいけないと決めた場合でも、スクリーンショットを撮ったり、他の方法でセッションを録画することは技術的に可能である（ただし、許されない！）ことを覚えておいてください。これは、機密保持と職業上の完全性に対する重大な違反となることは言うまでもありません。このように、リモート監査では、監査人と被監査人の間に一定レベルの信頼関係が必要なのです。
準備の後は、実際の監査です。これについては、第6部「遠隔監査を実施するためのヒント」で詳しく説明しています。
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著者名
ティース博士 ウィラート
ティース・ウィラート博士はサステナビリティ・サービスのグローバル・ディレクター。DQSのESGサービスポートフォリオ全体を統括。持続可能な調達、人権デューデリジェンス、ESG監査などを担当。
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