リモート審査は、デジタル化とアジャイルワークに不可欠な要素となっている。 これは、バーチャルチームや在宅勤務の従業員が、マネジメントシステムやプロセスの審査において、高い生産性を発揮できることを意味している。特に、コロナの大流行により、企業の経営陣や幹部は、「リモートエクセレンス」が将来を左右する重要な成功要因としてますます評価されるようになってきています。また、認証審査の計画や実施においても、オンサイトで行うか、「遠隔審査」として遠隔で行うかにかかわらず、高いパフォーマンスを発揮することが求められています。しかし、このような遠隔地からの審査では、関係者全員にさらなるスキルと卓越性が要求されるのです。
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リモート監査ISO 19011の内容
遠隔監査は、ISO 19011:2011ですでに「代替監査方法」として謳われていたものの、それ以上の説明はされていませんでした。その後、2018年の改訂で、この監査方法がより正確に認識されたことで、この問題にさらに弾みがつきました。 この時点で、ガイドラインはデジタル化の進展の可能性を無視することはできなくなったのです。
「遠隔監査：デジタル化への対応、危機の時代への対応
そして、ISO 19011:2018の作成者が疑っていたかのように、Covid 19の大流行が遠隔監査の広い応用分野をもたらしたのです。危機的な状況において、現場での監査が必要な程度に行えなくなったとき、限定的ではありますが、遠隔監査が役に立ちます。
遠隔監査前提条件
遠隔監査を付随する監査手法として利用するためには、一連の前提条件を満たしている必要がある。その前提条件とは、企業のプロセスが複雑であること。また、監査人はマネジメントシステムに精通している必要があり、例えば、以前に現場に立ち会ったことがある必要があります。
その他にも、満たすべき必須要件があります。
- 通信技術の品質が、遠隔審査の非常に高い要求を満たしていること。
- 初回認証は、遠隔地からの審査はできない。特に、マネジメントシステムがもはや初期段階であってはならないことを意味します。
- 前回審査時に、当該サイトにおいて重大な不適合が発生していないこと。
- マネジメントシステムは、すべてのデータ、証拠、仕様がすぐに見つかり、見やすいように整理されていなければなりません。
- 監査を危うくするようなリスクは排除しなければならない
"遠隔地監査要件 "を満たすこと。当たり前のことではなく、卓越したことの証し"
これらの要件を満たすこと、特にトータルで満たすことは、決して当たり前のことではありません。むしろ、成熟した優れたマネジメントシステムと、監査への対応に高い基準を設けている組織の証となる。
外部監査人もまた、重要な役割を担っている。外部監査人は、離れた場所から監査を指揮し、管理するために、平均を大きく上回る強力なコミュニケーション能力と組織力を備えていなければなりません。
関係者全員が納得できる方法であること
そして、もうひとつ重要な前提条件がある。それは、この監査方法に対する関係者全員の姿勢と、それに取り組む意志に当てはまる。したがって、被監査組織内の信頼と受容は、監査計画、実施する監査プログラム、そして遠隔監査のフォローアップを成功させるための中心的なポイントである。
監査人が現場にいない分、技術力とコミュニケーション力、つまり必要不可欠な「ソフトスキル」がより重要になるのです。
もし、遠隔監査を実施したい、この技術を使いたいと思うのであれば、社内で受け入れられなければならないのです。
リモート監査。監査方法か監査タイプか？
遠隔監査は監査方法の一つであり、独立した監査タイプではない。ISO19011の著者は、遠隔監査を現地監査の代替と位置付けてはいない。むしろ、監査計画の中で「適切にバランスが取れた」いくつかの手法の一つとして「遠隔」を取り入れることを提案している。
ISO19011 の 5.5.3 章の要求事項は、監査方法の選択と決定に関するものである。"監査を効果的かつ効率的に実施するために、監査プログラムを管理する者は、定義された監査目的、定義された監査範囲及び定義された監査基準に応じて、監査の方法を選択し決定すべきである。"
遠隔地監査。IAFによる正式なフレームワーク
ISO 19011 に加えて、国際認定機関フォーラム（IAF）の文書 MD 4 も役割を果たし、遠隔審査の正式な枠組みを明確に把握するために使用されます。ここでは、「情報通信技術（ICT）」を利用した遠隔審査の前提条件として、3つの事例を紹介します。
- 電子的又は電子的に送信される情報のセキュリティ及び機密性が確保されなければならない（4.1.1）。注：セキュリティ要求のレベルは受審者が決定する。
- ICT の利用は、受審者と審査員の合意によるものでなければならない(4.1.2)。注意このためには、確立された「関係」が必要である。
- 依頼者及び審査員が ICT を利用するために必要な電子的インフラを有していることを事前に確 認する（4.2.2）。注：「確実にする」には，インフラストラクチャを試し，必要であれば代替策を計画することも含まれる。
このようなコンピュータ支援監査技法（CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques）には、例えば、次のようなものがある。
- 電話会議の実施
- インターネット上での会議
- ウェブ上での双方向コミュニケーション
- マネジメントシステム文書および/またはマネジメントシステムプロセスへのリモート電子アクセス"
"リモート監査リモート監査の受け入れに関するDQS調査"
DQSによる遠隔監査
デジタルトランスフォーメーションやコロナの大流行により、リモート監査は監査手法の中で確固たる地位を獲得しています。認定機関の観点からは、正式な枠組み条件が整っている。また、技術や能力に関する前提条件も明確に示されています。したがって、遠隔審査が提供する可能性は、十分に活用することができる。とはいえ、その利用は常に慎重に検討されなければならない。すべての状況において、遠隔地から適切な評価ができるわけではありません。そのため、DQSは事前にお客様の会社の状況や導入に伴うリスクを確認させていただきます。
品質をシンプルに活かす
DQSは、1985年にドイツ初のマネジメントシステム認証機関として設立されて以来、お客様の持続的な成功のために尽力してきました。付加価値の高い審査と顧客志向のコンセプトで、企業のビジネスエクセレンスを実現するために全力を尽くします。
個々のマネジメントシステム規格に基づく評価に加えて、完全に統合されたマネジメントシステムの複合同時審査は、お客様に多くの機会を提供します。学際的な評価により、相乗効果が発揮されると同時に、異なるテーマ間の相互作用や矛盾が特定されます。
ISO 19011に関連して、私たちは、サプライヤー監査など、特定のテーマ領域に対する第三者監査もサービスとして提供しています。
お客様の利益を高めるため、審査員の選定とさらなるトレーニングにおいて、複数の資格に重点を置いています。DQSの審査員は、平均して少なくとも3つの規格をカバーしています。 DQSの審査員は、平均して少なくとも3つの規格をカバーしています。ご連絡をお待ちしております。
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著者名
Julian König
Head of Product Management & Accreditation at DQS and also an expert for ISO 50001, Julian König is responsible for accreditation-compliant product support and development for DQS's focus products. The bundling of know-how in his team creates a strong connection to the needs of the market. With his expertise in standards, he is also a sought-after author and moderator.
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