IFSの監査を部分的にリモートで行うことができるようになりました。IFSブローカー監査は、完全にリモートで実施することも可能です。この新しい規則は、COVID-19の流行がどのように進展するかには関係なく適用されます。以下では、新しい IFS 規制について説明します。
背景
COVID-19 - パンデミックが発生したとき、多くのIFS認証審査は渡航制限のために実施することができませんでした。また、認証規則により遠隔地での審査が認められていなかったため、遠隔地での審査は不可能でした。そこで、IFSは、新しいオプションの手順として、リモートサーベイランスチェックを開発しました。しかし、リモートサーベイランスチェックは、認定証明書を発行するものではありません。しかし、これこそ多くの現場が必要としていたものでした。
その後、2020年6月にGFSIの仕様が適応され、遠隔監査に関して、より良い恒久的なソリューションが可能になりました。この文脈で、なぜIFSが今になって遠隔監査を受け入れるのかが明らかになります。
IFSブローカー規格のリモート監査
最初にリモートで監査できるようになった規格は、IFS Brokerです。IFS Broker規格の認証を受けた拠点は、リモート監査を依頼することができます。リモート監査は、年1回のオンサイト監査に取って代わるものです。IFSブローカー監査の遠隔地での実施は必須ではなく、サイトと認証機関の合意により実施することが可能です。遠隔審査オプションは、公表された審査にのみ適用され、前回のサーベイランス審査または初回審査を担当した審査員が実施することが理想的です。
遠隔審査分野のパイオニアとして、DQSはIFSブローカー規格に準拠した審査を遠隔で実施する準備が整っています。
他のIFS規格の分割監査
他のIFS規格（IFS Food、IFS PACsecure、IFS HPC、IFS Logisticsなど）は、より適正製造基準を重視しているため、認証審査を完全にリモートで実施することはできません。審査員は、これまで通り、現地に赴く必要があります。しかし、IFS 社は、監査時間の一部だけを現地で行う分割監査の可能性を検討 しています。残りの部分は遠隔監査となります。
BRCGSやFSSC22000とは異なり、IFSでは、遠隔監査を開始する前に、現地での監査が完了していることが必要です。これにより、審査員はその会社の製品、プロセス、施設の概要をよりよく把握することができます。
ここでも強調すべきは、分割審査は任意であり、サイトと認証機関の間で合意する必要があるということです。認証機関は、監査の一部を遠隔地で実施することが、監査の有効性にリスクをもたらすかどうかを評価しなければなりません。リスク評価が肯定的なサイトのみが、部分的な監査を遠隔で実施することができます。
IFS 分割審査の実施 - その仕組みは以下の通りです。
IFS分割監査のオンサイト部分には 、予告と非予告があります。非通知では、3回目のIFS監査は必ず非通知でなければならないというGFSIの要求事項を遵守する機会が与えられます。
現地監査では、生産部門および関連部門において、円滑な操業と規制・顧客要求事項の遵守を確保する責任を負う従業員のみが立会う必要があります。その後のリモートパートでは、評価中に現場にいなかった関連する従業員*との面談を行うために、固定されたアポイントメントが取られます。
現地監査は、リモートパートによって補完されます。これには、さらなる文書化された情報の確認と、文書と記録の徹底的な相互確認が含まれます。
遠隔審査は、現地審査から14日以内に実施されなければなりません。認証機関と被監査企業は、審査員がまだ話をする必要のあるすべての従業員または経営陣が出席できるよう、相互に都合のよい日を設定する必要があります。
IFS スプリット監査の計画及び準備
IFS分割監査を計画するためには、以下の手順が必要です。
- IFS 分割監査を計画する企業は、IFS 分割監査に基づく証明書が受理されるかどうか を、事前に顧客と明確にしておく必要があります。
- その後、被認証企業及び認証機関は、IFS 分割監査が技術的に可能かどうかを判断するために、リスク評価を実施する必要があります。
- 審査プロセスにおいて情報通信技術（ICT）を使用する場合は、被認証企業と認証機関の間で書面による合意が必要です。
- 認証を受ける企業は、すべての関連文書と記録をデジタルで利用できるようにする必要があります。
- どの要件がオンサイトで完全に評価され、どの要件がリモートで完全または部分的に評価できるかを確認します。各スタンダード及びグローバルマーケットプログラムのチェックリストにおいて、IFSは企業及び監査人に対し、IFSスプリット監査の実施に関する明確なガイドラインを提供しています。チェックリストは、こちらからダウンロードできます。
IFSスプリット・オーディットが完了すると、認証機関は、IFS監査報告書及びIFS証明書に以下の文章を追記します。「審査の一部はICT-スプリット審査により実施されました。これにより、顧客、販売店、その他の関係者に対する透明性が高まります。
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著者名
ティース博士 ウィラート
ティース・ウィラート博士はサステナビリティ・サービスのグローバル・ディレクター。DQSのESGサービスポートフォリオ全体を統括。持続可能な調達、人権デューデリジェンス、ESG監査などを担当。
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