監査法人からアクションプランを受け取ったが、これからどのように進めていけばいいのか分からない？まず第一に、ストレスを感じないでください。IFSの監査では、逸脱はよくあることで、通常はすぐに解決されます。次のステップでは、役に立つガイドを読んで、今知っておくべきことをすべて見つけてください。
監査が終了しました。まもなく、監査人から電子メールで送られてくる.xls形式の予備的行動計画書が届きます。この計画書には、各偏差値や不適合に対する修正と是正処置を記入し、期限、責任者、実施状況を必ず明記してください。
なお、すべての修正・是正措置は英語に翻訳する必要があります。
修正
と是正処置の違いは何ですか？
是正処置は、特定された逸脱および/または不適合を短期的に排除することを目的とした処置です。是正処置は、より深く、特定された逸脱および/または不適合の根本原因を排除することを目的としています。つまり、是正処置が短期的な効果を持つのに対して、矯正処置は長期的な効果を持つのです。
是正処置または
是正処置計画には、どのくらいの時間がありますか？
予備的な是正処置計画を受け取ったら、最長で4週間以内に、完成した計画を.clsファイルとして審査員に返却し、実施の証拠を提出する必要があります。
是正措置の実施
是正措置は、できるだけ早く実施する必要があります。IFSでは、予備的行動計画を受け取ってから遅くとも4週間以内に、実施した証拠を完成させ、認証機関に適切に提出しなければならないと規定しています。この期限に間に合わなかった場合、IFSの初回審査または再認証審査を受けなければなりません。
また、IFSは、認証機関に対し、プロセスを完了するための厳しい期限を設けています。したがって、必要なフォローアップ作業を実施できるよう、遅くとも3週間後には審査員に実施状況の証拠を送付することが重要です。そうすることで、4週間の期限を超えないようにすることができます。
修正事項の実施状況に関する証拠について知っておくべきこと。
是正処置の実施に関する証拠は、実際の是正処置の実施によって裏付けられなければならず、これが監査人が行動計画を承認する唯一の方法です。証拠は、逸脱の種類に応じて、例えば写真やスキャンした文書で提供することができます。
プルーフに関する写真を.docファイルに挿入し、それぞれの写真でどのような修正が行われたかの説明を添えてください。これを.pdfとして保存してください。写真はオリジナルサイズでは送らないでください。通常、75dpiの解像度で十分です。
プルーフを正確かつ迅速に割り当てるために、ファイル名を以下のように付けてください。名前会社名_修正内容_IFS要求事項の説明（例：SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.
逸脱を1つのファイルにまとめず、必ず対策ごとにまとめてください。
是正処置の実施
是正処置を成功裏に、かつ持続的に実施するためには、4週間以上かかることがあります。実施に時間がかかる理由を.xlsスプレッドシートで適切に説明し、その理由を英語に翻訳する必要があることに注意してください。遅くとも次回の IFS サーベイランス審査までには、是正措置が実施されていなければなりません。
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著者名
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
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