Anche per gli auditor più esperti, condurre un audit da remoto può essere una sfida. In questo articolo, che fa parte della nostra serie di articoli sugli audit remoti, condividiamo alcuni importanti consigli per un audit senza problemi.
Questa è la sesta parte di una serie di sette articoli sugli audit a distanza:
- Parte 1 - Come condurre gli audit remoti
- Parte 2 - Valutazione del rischio
- Parte 3 - Metodo di audit
- Parte 4 - Tecnologia
- Parte 5 - Preparazione
- Parte 6 - Suggerimenti per l'implementazione
- Parte 7 - Follow-up
Sebbene gli audit a distanza si stiano rapidamente diffondendo, non esistono ancora protocolli o linee guida riconosciuti a livello internazionale per la loro conduzione. Nella nostra serie di articoli abbiamo discusso le varie fasi che precedono l'audit. Oggi esamineremo l'audit stesso e formuleremo alcuni consigli di applicazione generale per un audit remoto senza problemi.
- Durante la sessione di apertura, è importante definire le regole e il metodo di dialogo. Quanto più grande è il gruppo di partecipanti, tanto più importante diventa questo aspetto.
- Riducete al minimo il numero di partecipanti simultanei e silenziate i partecipanti non parlanti.
- Se avete deciso di registrare la sessione (vedi Parte 5), non dimenticate di avviare la registrazione.
- Assicuratevi che i partecipanti si presentino prima di parlare.
- Assicuratevi che tutti abbiano il programma di audit e che lo rispettino.
- Se possibile, fate distribuire i documenti in anticipo.
- Se si prevede di condividere le schermate, comunicarlo in anticipo; altrimenti, se necessario, i partecipanti si collegheranno telefonicamente.
Durante l'audit, alcune informazioni potrebbero non essere divulgate per l'audit a distanza. Spesso si tratta di informazioni altamente riservate. L'auditor deve sapere come reagire in questi casi e conoscere le regole. Ad esempio, per alcuni standard e regolamenti può essere accettabile non divulgare alcuni documenti, mentre per altri la divulgazione è obbligatoria e la mancata divulgazione comporta la non conformità.
Tutti gli audit remoti devono terminare con una discussione conclusiva che riassuma dubbi, domande, risultati e non conformità.
Avete completato il vostro audit remoto? Bene: nella settima parte di questa serie, ci occuperemo del follow-up.
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Autore
Dr. Thijs Willaert
Il Dott. Thijs Willaert è Direttore Globale per i Servizi di Sostenibilità. Nel suo ruolo, è responsabile per l'intero portfolio di servizi ESG di DQS. Le sue aree di interesse comprendono la sostenibilità negli approvvigionamenti, la due diligence nei diritti umani e gli audit ESG.
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