Indipendentemente dal numero di audit eseguiti, il primo audit remoto sarà sicuramente una sfida. Una buona preparazione è la chiave del successo. In questo articolo vi forniremo alcuni preziosi consigli per il vostro percorso.
Questa è la quinta parte di una serie di sette articoli sugli audit remoti:
- Parte 1 - Come condurre gli audit a distanza
- Parte 2 - Valutazione del rischio
- Parte 3 - Metodo di audit
- Parte 4 - Tecnologia
- Parte 5 - Preparazione
- Parte 6 - Suggerimenti per la conduzione di audit remoti
- Parte 7 - Follow-up
La conduzione di un audit a distanza richiede una preparazione accurata, ancora più accurata che nel caso di un audit in loco. L'auditor stabilirà chi deve partecipare, quando e attraverso quali canali. In un primo momento, questo sembra simile a un programma di audit tradizionale; tuttavia, diventa quasi impossibile apportare modifiche durante l'audit remoto: Riprogrammare una riunione con partecipanti in luoghi diversi può portare rapidamente al caos.
Un altro errore imbarazzante da evitare è la confusione sui fusi orari. Con gli audit in loco, non c'era motivo di specificare il fuso orario nel piano di audit: si trattava sempre del fuso orario della sede. Tuttavia, quando i partecipanti alla web conference si trovano in continenti diversi, un piccolo errore può avere grandi conseguenze.
Per quanto riguarda la durata dell'audit remoto, possiamo dire per esperienza che un audit remoto non dovrebbe essere più breve di un audit in loco. Al contrario, ci sono buone ragioni per pianificare una durata maggiore dell'audit, soprattutto se si tratta del primo audit remoto.
- Problemi tecnici (ad esempio, problemi di connettività) possono causare un ritardo. È consigliabile prevedere e pianificare un tempo aggiuntivo per compensare le interruzioni.
- Gli auditor avranno bisogno di più tempo per elaborare le informazioni attraverso lo schermo rispetto a quando si trovano sul posto.
- I partecipanti avranno bisogno di pause frequenti perché le conferenze via web sono più stressanti delle riunioni faccia a faccia.
Proprio perché le conferenze via web possono essere estenuanti, si consiglia di organizzare diverse sessioni più brevi e di distribuirle in più giorni, piuttosto che programmare un'unica giornata molto intensa.
I problemi di connettività e di qualità del suono sono comuni con le conferenze via web. Non possono mai essere eliminati del tutto, ma è estremamente utile testare la connessione in anticipo e assicurarsi che tutti i partecipanti all'audit abbiano familiarità con l'hardware e il software necessari. L'ente sottoposto all'audit deve anche assicurarsi che sia disponibile un ambiente tranquillo per tutti i partecipanti, per evitare interferenze e rumori di fondo.
Prima di condurre l'audit, è necessario stabilire se le sessioni devono essere registrate. Sebbene la registrazione delle sessioni possa essere utile per documentare l'audit, è necessario tenere conto delle questioni relative alla sicurezza dei dati e alla privacy. Non solo è necessario il consenso di tutti i partecipanti, ma è anche necessario discutere l'aspetto della sicurezza e stabilire i termini di archiviazione e cancellazione (vedi Parte 4 e Parte 7). Quando chiedete il consenso, ricordate di specificare se registrerete audio, video o entrambi. Se vi affidate alle registrazioni per documentare i risultati, assicuratevi che ci sia un modo per determinare chi ha detto cosa.
Ricordate, tuttavia, che se voi e l'auditee decidete che le sessioni non possono essere registrate, è comunque tecnicamente possibile (ma non consentito!) fare screenshot o registrare la sessione in altro modo. È ovvio che ciò costituirebbe una grave violazione della riservatezza e dell'integrità professionale. Pertanto, l'audit remoto richiede un certo livello di fiducia tra l'auditor e il verificato.
Dopo la preparazione viene l'audit vero e proprio. Per saperne di più, consultate lasesta parte - Consigli per la conduzione di audit a distanza.
Newsletter DQS
Resta informato ed iscriviti alla nostra newsletter!
Autore
Dr. Thijs Willaert
Il Dott. Thijs Willaert è Direttore Globale per i Servizi di Sostenibilità. Nel suo ruolo, è responsabile per l'intero portfolio di servizi ESG di DQS. Le sue aree di interesse comprendono la sostenibilità negli approvvigionamenti, la due diligence nei diritti umani e gli audit ESG.
Loading...