Informazioni documentate è il titolo del capitolo 7.5 di tutti gli standard dei sistemi di gestione dell'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) pubblicati dal 2012. Ciò lo rende parte integrante della struttura di base comune delle moderne norme sui sistemi di gestione, la cosiddetta High Level Structure (HLS). Con l'importante revisione della ISO 9001 (gestione della qualità) e della ISO 14001 (gestione ambientale) nel 2015, il termine è diventato noto a una cerchia più ampia di utenti.

Loading...

I "Big Five" degli standard dei sistemi di gestione

...e la Struttura di Alto Livello

Infografiche su ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 e ISO 50001

Nelle versioni precedenti degli standard internazionali per i sistemi di gestione, si parlava ancora di "documentazione", "requisiti di documentazione", "documenti" e "registrazioni". Ora le norme ISO riassumono questi termini in "informazioni documentate".

Per gli utenti delle norme, tuttavia, l'uso del termine collettivo non è obbligatorio. Chi lo desidera può naturalmente continuare a utilizzare i termini propri dell'azienda nelle informazioni documentate e quando le tratta. Tuttavia, è necessario garantire che l'uso dei termini sia sistematico e uniforme. Ad esempio, non deve dare adito a fraintendimenti durante gli audit di certificazione esterni.

Come vengono definite le informazioni documentate?

La norma internazionale ISO 9000:2015-11 definisce i principi e i termini di un sistema di gestione della qualità. Nel capitolo 3.8.6, si parla di "informazioni che devono essere controllate e mantenute da un'organizzazione". Ciò include il supporto su cui sono contenute le informazioni. La scelta del supporto dipende dall'organizzazione. Oggi questi includono sempre più spesso documentazione fotografica, video, formati audio e guida interattiva per l'operatore.

La definizione della ISO 9000 fa anche una distinzione tra tre aree che rappresentano quanto segue:

  • Il sistema di gestione e i suoi processi
  • Il funzionamento dell'azienda
  • L'evidenza dei risultati

Qualsiasi informazione documentata è "informazione documentata"?

Chiunque pensi che un'informazione documentata ai sensi della norma esista nel momento in cui è stata documentata, si sbaglia. Lo status di "informazione documentata" dipende dal fatto che una norma, ad esempio la ISO 9001, preveda che anche determinate informazioni debbano essere documentate. In tal caso, ciò viene segnalato nei capitoli pertinenti e nel relativo requisito.

Gestione della qualità secondo la norma ISO 9001

Siete alla ricerca di una certificazione ISO 9001? DQS offre 35 anni di esperienza! ★ La prima certificazione ISO 9001 in Germania (1986) ★ Standard di gestione della qualità

Per saperne di più sullo standard ISO 9001

Inoltre, le informazioni non richieste dalla norma ma registrate possono, in determinate circostanze, diventare informazioni documentate ai sensi della norma. Ciò avviene sempre se l'azienda ritiene che queste informazioni siano necessarie per l'efficacia del proprio sistema di gestione.

Se, ad esempio, è disponibile un elenco di dati sulle parti interessate di un'azienda, questo non è di per sé un'informazione documentata ai sensi della norma. Questo perché tale elenco non è richiesto dalla norma. Tuttavia, se l'azienda ritiene che questo elenco sia essenziale per l'efficacia del sistema di gestione, può diventare una "vera" informazione documentata.

Creare informazioni documentate?

Tuttavia, il capitolo 7.5.2 delle note norme ISO impone alcuni requisiti di base per la creazione e l'aggiornamento delle informazioni documentate. Questi vanno dall'etichettatura in un formato appropriato al controllo dell'idoneità e dell'adeguatezza delle informazioni stesse. Anche il controllo (capitolo 7.5.3) è soggetto ad alcuni requisiti, i più importanti dei quali riguardano la sua disponibilità e protezione.

Altri requisiti riguardano la distribuzione, la scopribilità, l'accesso e l'uso, l'archiviazione, la conservazione e il monitoraggio delle modifiche. Un requisito molto importante riguarda la conservazione come prova di conformità. Oltre alla sua importanza per il sistema di gestione, questo aspetto può svolgere un ruolo molto importante anche nel contesto delle questioni legali.

In che misura deve essere creata?

Cosa deve essere documentato esattamente è specificato nei singoli capitoli della norma. Esempi sono la politica della qualità, gli obiettivi della qualità o le prove di competenza. Tuttavia, l'obbligo di creare, mantenere o conservare le informazioni documentate varia a seconda della disciplina dello standard.

Per quanto riguarda il campo di applicazione, vale grosso modo quanto segue: più grande è l'azienda, più complessi sono i processi e più esteso deve essere l'obbligo di fornire prove.

Anche il settore e la competenza dei dipendenti dell'azienda svolgono un ruolo importante.

Il manuale di gestione della qualità è ancora obbligatorio?

Il manuale di gestione della qualità non è più obbligatorio dopo la revisione della ISO 9001 nel 2015. La decisione di rinunciarvi tiene conto della tendenza generale delle moderne norme sui sistemi di gestione ISO a lasciare agli utenti della norma maggiore libertà nella progettazione del proprio sistema di gestione. Allo stesso tempo, però, il top management è sempre più chiamato ad assumersi la responsabilità e la responsabilità.

Conclusione: Informazioni documentate

Le informazioni documentate sono il titolo del capitolo 7.5 di tutte le attuali norme ISO sui sistemi di gestione e quindi parte integrante della loro struttura di base comune (High Level Structure / HLS). Il termine collettivo sostituisce i precedenti requisiti di documentazione, documentazione, documenti e registrazioni.

Secondo lo standard riconosciuto a livello internazionale per la gestione della qualità ISO 9000:2015, le informazioni documentate sono "informazioni che devono essere controllate e mantenute da un'organizzazione". Tuttavia, il formato e il supporto non sono specificati, devono solo essere appropriati. Sono previsti requisiti concreti per la gestione e la manutenzione di tali informazioni, senza specificarne la portata. Ciò dipende dal tipo, dalle dimensioni e dalla complessità dell'azienda e dei suoi processi. Le informazioni documentate sono indicate come tali se sono un requisito della norma pertinente o se l'azienda le ritiene necessarie per l'efficacia del sistema di gestione.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Siamo lieti di rispondere alle vostre domande

Contattateci. Senza impegno e gratuitamente.

Autore
Ute Droege

Esperta DQS per i sistemi di gestione della qualità, auditor di lunga data e formatrice esperta per la ISO 9001.

Loading...