Audit IFS senza preavviso
L'IFS ha già pubblicato le dottrine per diversi standard in cui è stato implementato questo nuovo requisito. Una dottrina è un documento normativo che deve essere seguito in aggiunta ai requisiti dello standard. Per i seguenti standard è stata pubblicata una dottrina che richiede l'uso obbligatorio dell'opzione di audit senza preavviso una volta ogni tre anni:
IFS Food, IFS Logistics e IFS PACsecure.
A partire dal 1° gennaio 2021, almeno ogni terzo audit di certificazione per questi standard dovrà essere senza preavviso. Questa opzione è preferibile per gli audit di ricertificazione, ma può essere utilizzata anche per le certificazioni iniziali.
Per iscriversi a un audit senza preavviso, l'azienda deve notificare il proprio organismo di certificazione almeno prima dell'inizio della finestra di audit (vedi sotto). Questo vale sia per le aziende che hanno lo stesso organismo di certificazione sia per quelle che cambiano organismo di certificazione. Se l'azienda non notifica l'ente di certificazione prima dell'inizio della finestra temporale dell'audit, l'opzione "Senza preavviso" non può essere selezionata.
Per IFS Food e IFS PACsecure, il periodo di audit può essere posticipato in casi eccezionali e in consultazione con l'ente di certificazione. Tuttavia, occorre tenere presente che la validità del certificato può essere più breve. Eventuali lacune nella certificazione vengono affrontate tra il sito e l'organismo di certificazione prima della registrazione.
Se il ciclo di certificazione viene interrotto in un momento in cui dovrebbe svolgersi un audit senza preavviso, l'audit di certificazione successivo (= audit iniziale) deve essere senza preavviso.
Audit senza preavviso presso BRCGS
Il BRCGS ha inoltre pubblicato una dichiarazione di posizione che rende obbligatoria l'introduzione di audit senza preavviso per gli standard BRCGS Food Safety Issue 8, BRCGS Packaging Materials Issue 6 e BRCGS Storage & Distribution Issue 4. Almeno un audit senza preavviso deve essere condotto entro tre anni.
Programma
Per gli audit sulla sicurezza alimentare e sui materiali di confezionamento, il regolamento si applica dal 1° febbraio 2021, mentre per il numero 4 di Stoccaggio e distribuzione è stato fissato al 1° maggio 2021.
La norma riguarda solo i siti che utilizzano un programma di audit annunciato; i siti che già utilizzano un programma di audit non annunciato non sono interessati dalla nuova norma.
L'organismo di certificazione comunicherà se il prossimo audit sarà annunciato o non annunciato dopo l'emissione del certificato. La discussione tra l'organismo di certificazione e il sito deve avvenire entro tre mesi dall'ultimo audit.
L'audit senza preavviso può avvenire entro i quattro mesi precedenti la data di scadenza dell'audit. Questo include i 28 giorni precedenti la data di scadenza dell'audit. Dopo la data di scadenza, l'audit non avrà luogo, a meno che non vi siano circostanze eccezionali. Gli audit si svolgeranno solo nei giorni feriali durante le normali operazioni del sito, a meno che non siano stati presi accordi diversi con il sito in anticipo.
Il sito può bloccare un massimo di 10 giorni in cui gli audit non possono avere luogo. I siti che vengono sottoposti ad audit ogni sei mesi possono bloccare un massimo di 5 giorni. Per bloccare un giorno, deve esserci un motivo legittimo, come ad esempio la visita di un cliente per una produzione iniziale programmata che coinvolge il personale tecnico e i dirigenti. L'assenza di un dipendente specifico non è un motivo per un giorno di non audit. Le date e i motivi devono essere comunicati all'organismo di certificazione con almeno 4 settimane di anticipo.
Audit senza preavviso FSSC 22000
In questo standard, gli audit senza preavviso erano già obbligatori ogni tre anni. Dalla versione 4, almeno uno dei due audit di sorveglianza deve essere senza preavviso. Pertanto, non si prevedono cambiamenti per questo standard.
