Gli audit IFS possono ora essere eseguiti anche parzialmente da remoto. Gli audit IFS Broker possono essere eseguiti anche completamente da remoto. Questo nuovo regolamento si applica indipendentemente dallo sviluppo della pandemia COVID-19. Di seguito presentiamo il nuovo regolamento IFS.
Background
Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, molti audit di certificazione IFS non hanno potuto avere luogo a causa delle restrizioni di viaggio. Condurre gli audit da remoto non era un'opzione perché le regole di certificazione non lo permettevano. L'IFS ha quindi sviluppato una nuova procedura opzionale: il controllo di sorveglianza a distanza. Tuttavia, il Controllo di Sorveglianza Remota non si traduceva in un certificato accreditato, che è esattamente ciò di cui molti siti avevano bisogno.
Poi, nel giugno 2020, sono state adattate le specifiche GFSI, che ora consentono una soluzione migliore e permanente in termini di controlli a distanza. In questo contesto, è chiaro il perché l'IFS accetta ora gli audit remoti.
Audit remoti per lo standard IFS Broker
Il primo standard che può essere auditato da remoto è l'IFS Broker. I siti certificati secondo lo standard IFS Broker possono richiedere un audit remoto. L'audit remoto sostituisce l'audit annuale in sede. L'esecuzione di un audit IFS Broker da remoto non è obbligatoria e può essere eseguita in accordo tra il sito e l'ente di certificazione. L'opzione di audit remoto si applica solo agli audit annunciati ed è idealmente eseguita dallo stesso auditor che ha condotto l'ultimo audit di sorveglianza o l'audit iniziale.
In qualità di pioniere nel campo degli audit remoti, DQS è pronta ad eseguire gli audit secondo lo standard IFS Broker a distanza.
Split audit per gli altri standard IFS
Poiché gli altri standard IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) si concentrano maggiormente sulle buone pratiche di produzione, non sarà possibile eseguire gli audit di certificazione completamente da remoto. Gli auditor dovranno ancora visitare il sito in sede. Tuttavia, la IFS sta considerando la possibilità di un audit suddiviso, in cui solo una parte del tempo totale dell'audit viene trascorso in sede. L'altra parte sarebbe un audit remoto.
A differenza di BRCGS e FSSC 22000, la IFS richiede che la parte di audit in sede sia completata prima di iniziare l'audit remoto. Questo permette all'auditor di avere una migliore visione d'insieme dei prodotti, dei processi e delle strutture dell'azienda.
Ancora una volta, va sottolineato che l'audit separato è facoltativo e deve essere concordato tra il sito e l'ente di certificazione. L'ente di certificazione deve valutare se lo svolgimento di una parte dell'audit a distanza comporta un rischio per l'efficacia dell'audit. Solo i siti con una valutazione del rischio positiva possono condurre audit parziali da remoto.
Esecuzione di IFS Split Audit - Ecco come funziona
La parte in sede dell'IFS Split Audit può essere annunciata e non annunciata. La versione non annunciata dà alle organizzazioni l'opportunità di rispettare il requisito GFSI in base al quale ogni terzo audit IFS deve essere non annunciato.
Per la parte in sede, devono essere presenti solo i dipendenti responsabili di assicurare operazioni regolari e la conformità ai requisiti normativi e del cliente nella produzione e nelle aree correlate. Nella successiva parte remota dell'audit IFS split, vengono fissati degli appuntamenti per condurre le interviste con i dipendenti interessati* che non erano presenti in sede durante la valutazione.
L'audit in sede è integrato dalla parte remota. Questa include la revisione di ulteriori informazioni documentate e un controllo incrociato approfondito della documentazione e dei registri.
L'audit remoto deve avere luogo entro 14 giorni dalla parte in sede. L'ente di certificazione e l'azienda sottoposta all'audit devono fissare una data conveniente per entrambi, in modo che tutti i dipendenti o i membri della direzione con cui l'auditor deve ancora parlare siano disponibili.
Pianificazione e preparazione dell'IFS Split Audit
Per pianificare un IFS Split Audit è necessario compiere i seguenti passi:
- Le aziende che pianificano un IFS Split Audit dovrebbero chiarire in anticipo con i loro clienti se un certificato basato sull'IFS Split Audit sarà accettato.
- Successivamente, l'azienda da certificare e l'ente di certificazione devono effettuare una valutazione del rischio per determinare se un IFS Split Audit è tecnicamente possibile.
- L'uso di tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) durante il processo di valutazione richiede un accordo scritto tra l'azienda e l'ente di certificazione.
- L'azienda da certificare deve garantire che tutti i documenti e le registrazioni rilevanti siano disponibili in formato digitale.
- Scoprite quali requisiti sono valutati completamente in sede e quali possono essere valutati completamente o parzialmente in remoto. In ogni lista di controllo del programma Standard e Global Markets, IFS fornisce alle aziende e agli auditor chiare linee guida per condurre un IFS Split Audit. È possibile scaricare le liste di controllo qui.
Al completamento dell'IFS Split Audit, l'ente di certificazione aggiunge la seguente frase al rapporto di audit IFS e al certificato IFS: "Parte della valutazione è stata condotta utilizzando l'ICT - Split Assessment". Questo aumenta la trasparenza nei confronti di clienti, distributori e altre parti interessate.
Newsletter DQS
Resta informato ed iscriviti alla nostra newsletter!
Autore
Dr. Thijs Willaert
Il Dott. Thijs Willaert è Direttore Globale per i Servizi di Sostenibilità. Nel suo ruolo, è responsabile per l'intero portfolio di servizi ESG di DQS. Le sue aree di interesse comprendono la sostenibilità negli approvvigionamenti, la due diligence nei diritti umani e gli audit ESG.
Loading...