Gli audit da remoto sono diventati parte integrante della digitalizzazione e del lavoro agile. Ciò che si intende è la distinta capacità dei team virtuali e dei dipendenti che lavorano da casa di essere produttivi ad alto livello - anche nella revisione dei sistemi e dei processi di gestione. Soprattutto in vista della pandemia, "l'eccellenza a distanza" viene sempre più valutata come un fattore critico di successo che determinerà il futuro. E nella loro pianificazione ed esecuzione, anche gli audit di certificazione devono essere altamente performanti, indipendentemente dal fatto che siano condotti in sede o a distanza. Eppure, un audit a distanza di questo tipo richiede diverse competenze ed un ulteriore grado di eccellenza da parte di tutte le persone coinvolte.
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Audit a distanza: cosa dice la ISO 19011
Sebbene già nella ISO 19011:2011 gli audit da remoto siano stati presentati come "metodo di audit alternativo", questo non è stato spiegato ulteriormente. La revisione del 2018 ha poi portato più slancio nella questione con il riconoscimento molto più preciso di questo metodo di audit. Ormai la linea guida non poteva più ignorare le possibilità della crescente digitalizzazione.
"Audit a distanza: rispondere alla digitalizzazione - ma anche ai tempi di crisi"
E come se gli autori della ISO 19011:2018 lo avessero sospettato, la pandemia di Covid 19 ha portato con sé un ampio campo di applicazioni per l'audit remoto. In tempi di crisi, quando gli audit in sede non possono più essere eseguiti nella misura necessaria, l'auditing remoto torna utile - anche se in modo limitato.
Audit a distanza: prerequisiti
Tutta una serie di prerequisiti deve essere soddisfatta prima che gli audit da remoto possano essere utilizzati come metodo di audit. Questi prerequisiti includono la complessità dei processi dell'azienda. L'auditor deve anche avere familiarità con il sistema di gestione ed essere già stato sul posto prima, per esempio.
Altri requisiti essenziali che devono essere soddisfatti sono:
- La qualità della tecnologia di comunicazione deve soddisfare i requisiti molto elevati di un audit remoto
- Nessuna certificazione iniziale può essere verificata a distanza. Ciò significa soprattutto che il sistema di gestione non deve più essere in una fase iniziale.
- Nel sito in questione non devono essersi verificate non-conformità significative durante l'audit precedente
- Il sistema di gestione deve essere organizzato in modo tale che tutti i dati, le prove e le specifiche possano essere trovati immediatamente e siano facili da visualizzare
- Devono essere esclusi i rischi che potrebbero compromettere l'audit
"Soddisfare i requisiti di audit a distanza: Non una cosa ovvia, ma un segno di eccellenza".
Soddisfare questi requisiti non è una cosa ovvia. Piuttosto, è un segno di sistemi di gestione maturi ed eccellenti e di organizzazioni che stabiliscono standard elevati per affrontare gli audit.
Anche gli auditor esterni hanno un ruolo chiave da svolgere: devono avere capacità comunicative ed organizzative forti e ben al di sopra della media per dirigere e gestire l'audit a distanza.
Il metodo deve essere accettato da tutte le parti coinvolte
E c'è un altro importante prerequisito. Si applica all'atteggiamento di tutte le persone coinvolte verso questo metodo di audit e la loro volontà di impegnarsi con esso. La fiducia e l'accettazione all'interno dell'organizzazione sottoposta ad audit sono quindi punti centrali per il successo della pianificazione dell'audit, del programma di audit per l'esecuzione e del follow-up dell'audit a distanza.
Poiché l'auditor non è sul posto, le competenze tecniche e di comunicazione - indispensabili "soft skills" - diventano ancora più importanti.
Se si vuole avere un'implementazione degli audit da remoto, se si vuole usare questa tecnologia, allora si deve averne l'accettazione nell'azienda.
Audit da remoto: metodo di audit o tipo di audit?
Gli audit da remoto sono un metodo di audit, non un tipo di audit separato. Gli autori della norma ISO 19011 non elevano gli audit remoti al rango di un'alternativa agli audit in sede. Piuttosto, offrono di incorporare "remoto" come uno dei diversi metodi "opportunamente bilanciati" nella pianificazione dell'audit.
I requisiti nel capitolo 5.5.3 di ISO 19011 riguardano la selezione e la determinazione dei metodi di audit: "Per eseguire l'audit in modo efficace ed efficiente, la persona o le persone che controllano il programma di audit dovrebbero selezionare e determinare i metodi per l'audit in funzione degli obiettivi di audit definiti, dell'ambito di audit definito e dei criteri di audit definiti."
Audit a distanza: quadro formale secondo lo IAF
Oltre alla ISO 19011, anche il documento MD 4 dell'International Accreditation Forum (IAF) gioca un ruolo e serve per avere un quadro chiaro del quadro formale per gli audit a distanza. Qui ci sono tre esempi di prerequisiti per gli audit remoti utilizzando "Information and Communication Technology (ICT)":
- La sicurezza e la riservatezza delle informazioni elettroniche o trasmesse elettronicamente devono essere garantite (4.1.1). Nota: Il soggetto verificato determina il livello dei requisiti di sicurezza.
- L'uso delle TIC deve essere concordato tra il soggetto verificato e il revisore (4.1.2). Attenzione: Questo richiede una "relazione" stabilita.
- Assicurarsi in anticipo che il cliente e il revisore dispongano dell'infrastruttura elettronica necessaria per utilizzare le TIC (4.2.2). Nota: "Assicurarsi" include provare l'infrastruttura e pianificare alternative se necessario!
Tali tecniche di auditing assistito dal computer (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) possono includere, per esempio, quanto segue:
- Conduzione di conferenze telefoniche
- Riunioni su Internet
- Comunicazioni interattive basate sul web
- Accesso elettronico remoto alla documentazione del sistema di gestione e/o ai processi del sistema di gestione".
"Audit a distanza: Sondaggio DQS sull'accettazione degli audit da remoto"
Audit da remoto con DQS
Con la trasformazione digitale e la pandemia, gli audit da remoto hanno conquistato un posto fisso tra i metodi di audit. Dal punto di vista degli enti di accreditamento, le condizioni quadro formali ci sono. Anche i prerequisiti in termini di tecnologia e competenze sono chiaramente delineati. Le possibilità offerte dagli audit a distanza possono quindi essere sfruttate al massimo. Tuttavia, il loro utilizzo deve essere sempre considerato con attenzione. Non tutte le situazioni possono essere adeguatamente valutate a distanza. Per questo motivo, DQS esamina preventivamente con voi la situazione nella vostra azienda e i rischi connessi all'implementazione.
Simply leveraging Quality
Dalla sua fondazione nel 1985 come primo certificatore tedesco di sistemi di gestione, DQS si impegna per il successo sostenibile dei suoi clienti. Con audit a valore aggiunto e concetti orientati al cliente, accompagniamo le organizzazioni fino all'eccellenza aziendale.
Oltre alla valutazione secondo le singole norme dei sistemi di gestione, l'auditing combinato e simultaneo di sistemi di gestione completamente integrati vi offre numerose opportunità. La valutazione interdisciplinare permette di sfruttare le sinergie e, allo stesso tempo, di identificare le interazioni e le contraddizioni tra i diversi temi.
In relazione alla ISO 19011, offriamo anche audit di seconda parte come servizio per aree tematiche selezionate, per esempio come gli audit dei fornitori.
Al fine di aumentare i vantaggi per i nostri clienti, nella selezione e nel perfezionamento dei nostri auditor ci concentriamo su più qualifiche: gli auditor DQS coprono in media almeno tre norme.
Prendeteci in parola. Non vediamo l'ora di parlare con voi.
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Autore
Julian König
Responsabile per la gestione dei prodotti e l'accreditamento in DQS e anche esperto di ISO 50001, Julian König è responsabile del supporto e dello sviluppo dei prodotti conformi all'accreditamento per i prodotti di punta di DQS. L'unione del know-how nel suo team crea una forte connessione con le esigenze del mercato. Con la sua competenza in materia di norme, è anche un ricercato autore e moderatore.
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