Il processo di certificazione DQS per i sistemi di gestione

Il processo di certificazione dei sistemi di gestione si articola solitamente in diverse fasi e si conclude, nella maggior parte dei casi, con un report di audit che documenta i risultati dell'audit e con il certificato. I nostri audit concorrono all'obiettivo generale di dimostrare l'efficacia e la conformità alle norme o alle specifiche internazionali. Ma possono fare di più: gli audit DQS sono uno strumento particolarmente efficace per l'ulteriore sviluppo del vostro sistema di gestione. Voi acquisite una conoscenza più intensa e una comprensione più profonda della vostra organizzazione - e potete migliorarla in modo mirato.

Colloquio iniziale e definizione degli obiettivi

Il processo di certificazione DQS inizia con la conoscenza reciproca e lo scambio di informazioni iniziali. Durante questo processo, vorremmo conoscere la vostra situazione aziendale individuale, le dimensioni della vostra azienda, i processi speciali ed il livello di maturità del vostro sistema di gestione. Questi sono tutti fattori importanti per determinare la durata dell'audit e le qualifiche dei nostri auditor, e vengono registrati nei basic data riguardanti la vostra azienda.

Tuttavia, per essere in grado di preparare un'offerta dettagliata e su misura per le esigenze individuali della vostra organizzazione e che includa tutti i servizi rilevanti, ci informiamo anche in merito alle aspettative della vostra azienda: quali sono i requisiti per l'uso strategico dei sistemi di gestione? Quali obiettivi sono associati alla certificazione?

Pianificazione del progetto e pre-audit (facoltativi)

La pianificazione deve essere completata 120 giorni prima dell'audit di certificazione. Per garantire l'affidabilità di questa pianificazione, DQS utilizza fasi di processo automatizzate per avere tutte le informazioni importanti disponibili con un clic del mouse prima, durante e dopo l'audit. inoltre, ciò che conta nella fase di pianificazione è il nostro dialogo con voi.

Oltre al personale del team di audit, questo implica in una fase iniziale l'identificazione ed il coinvolgimento delle parti dell'organizzazione da sottoporre ad audit e delle persone di contatto. Soprattutto nel caso di audit integrati o di complesse procedure di campionamento e di matrice, le riunioni di pianificazione preparatorie ed i workshop si sono rivelati quasi indispensabili. I team di pianificazione dell'assistenza clienti di DQS sono supportati da esperti affermati sia in ambito normativo che industriale, e spesso sono essi stessi auditor esperti.

In molti casi, si è dimostrato utile condurre un pre-audit. Questo servizio opzionale aiuta la vostra organizzazione a prepararsi specificamente per la certificazione vera e propria, sulla base dei punti di forza identificati o del potenziale di miglioramento.

Audit di certificazione, Stage 1 Stage 2

Il processo di certificazione vero e proprio inizia con l'analisi di sistema (Audit di Stage 1). L'analisi di sistema è un passo necessario per le prime certificazioni così come, in parte, per il rilevamento di certificati esistenti. L'attenzione si concentra sulla valutazione della documentazione del sistema e sull'esame dei risultati delle valutazioni di gestione e degli audit interni. I nostri auditor stabiliscono se il vostro sistema di gestione è sufficientemente sviluppato e pronto per la certificazione. Il vostro auditor DQS vi spiega i risultati e organizza gli ulteriori passi da compiere in preparazione all'audit di sistema in sede.

Durante la verifica di sistema (Audit di Stage 2), l'auditor o il team di audit valuta di norma l'efficacia del vostro sistema di gestione sul luogo di produzione o di servizio (on site). In casi eccezionali, un audit può essere condotto, sostituito o integrato anche a distanza (audit remoto, off-site).

Mentre l'analisi di sistema si concentra sulla struttura e la documentazione ("cosa è descritto?"), la verifica di sistema si occupa di ciò che è effettivamente implementato. Utilizzando le norme e le specifiche dei sistemi di gestione, si valuta l'efficacia di tutte le aree funzionali e dei processi del sistema di gestione.

Tutti i risultati delle osservazioni, dei riesami e delle interviste sono incorporati nel risultato dell'audit, che viene presentato e spiegato al cliente nella meeting finale. In caso di non conformità, vengono concordati piani di azione.

Valutazione del sistema

In qualità di organismo di certificazione indipendente, DQS valuta nuovamente i risultati dell'audit nell'ambito della valutazione del sistema. Nel corso di una cosiddetta revisione tecnica stabiliamo se l'audit è stato eseguito correttamente, se tutti i documenti richiesti sono completi e se è stato dimostrato che i requisiti standard del sistema di gestione sono soddisfatti in modo adeguato. Solo allora si decide se rilasciare il certificato. Il cliente riceve poi il report di audit revisionato.

Il certificato

Se il vostro auditor DQS, dopo l'audit di sistema, raccomanda il rilascio di un certificato, eventualmente soggetto a condizioni, e la revisione tecnica conferma questa valutazione, viene rilasciato il relativo certificato.
Un tale certificato è l'espressione visibile di una valutazione neutrale e indipendente. Dimostra che la vostra organizzazione gestisce uno o più sistemi di gestione in modo appropriato ed efficace, e che quindi ha creato delle strutture per soddisfare specifiche aspettative dei clienti o requisiti legali.

Per molti clienti DQS, tuttavia, il certificato è solo un aspetto della certificazione. La loro attenzione si concentra sulle indicazioni di miglioramento o sui rischi che ricevono durante la valutazione. Gli auditor di DQS si occupano dell'efficacia dei sistemi di gestione, compresi i processi di cambiamento nelle organizzazioni, con una visione lungimirante e dialogano attivamente con il management. In questo modo aiutano le aziende a raggiungere obiettivi e traguardi strategici e ad assicurarsi la fiducia dei partner commerciali a lungo termine.

Audit di sorveglianza

Nel caso delle norme accreditate, un certificato è solitamente valido per tre anni. Tuttavia, per rimanere valido nel corso della sua durata, deve essere verificato annualmente. Nel primo e nel secondo anno dopo il rilascio del certificato, gli auditor di DQS eseguono pertanto brevi audit di sorveglianza in cui esaminano, ad esempio, l'efficacia delle componenti essenziali del sistema o delle misure correttive e preventive.

Ricertificazione

Alla fine del ciclo di 3 anni viene eseguita una ricertificazione. In termini di ambito di valutazione, corrisponde alla verifica di sistema durante la certificazione iniziale. Tuttavia, nel secondo, terzo ed ulteriori cicli, gli auditor prendono in considerazione anche la maggiore maturità e performance del sistema di gestione. E così il riesame annuale supporta lo sviluppo continuo delle aziende: è un incentivo per la gestione, spinge al miglioramento continuo e previene i punti ciechi.