Come si può implementare la norma ISO 45001
L'introduzione e l'implementazione di un efficace sistema di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro (OHS) è sempre una decisione strategica e operativa per un'azienda. La norma ISO 45001, applicabile a livello internazionale, fornisce il quadro appropriato a tale scopo. Secondo gli autori della norma, tuttavia, la semplice attuazione formale dei requisiti non è sufficiente per poter implementare con successo il sistema di gestione OHS. Piuttosto, è importante filtrare i fattori di successo menzionati nei requisiti della norma e promuoverli in considerazione del contesto aziendale.

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Implementare la ISO 45001: in che modo un sistema di gestione OHS diventa efficace?

La norma ISO 45001 dedica una sezione separata (0.3) al tema dei "fattori di successo", simile alla norma ambientale ISO 14001. In questa sezione, l'efficacia e quindi la capacità di raggiungere i risultati desiderati del sistema di gestione OHS dipendono principalmente dai seguenti tre fattori chiave:

  • Funzione di leadership dell'alta direzione
  • Impegno, responsabilità e affidabilità dell'alta direzione
  • Partecipazione dei dipendenti a tutti i livelli e funzioni (consultazione)

Alta direzione: leadership ed impegno come primi fattori di successo 

L'alta direzione ha il dovere inequivocabile di dimostrare leadership ed impegno e di fungere da modello per i dipendenti affidati alle sue cure. A questo proposito, deve aver interiorizzato l'importanza degli aspetti OHS e sostenere attivamente il sistema di gestione OHS. Questo può essere fatto solo attraverso il controllo e l'impegno personale.

Ma la norma elenca anche altri fattori che sono necessari per un'implementazione efficace:

  • Politica OHS ed obiettivi OHS: tutti gli argomenti relativi alla salute e alla sicurezza sul lavoro sono integrati nei processi aziendali pertinenti
  • Conformità: gli obblighi legali e gli altri requisiti devono essere coerentemente osservati
  • Comunicazione interna ed esterna: se necessario, si devono prima creare le strutture necessarie a questo scopo
  • Approccio basato sul rischio: oltre ai rischi, devono essere considerate e valutate anche le possibili opportunità
  • Approccio orientato ai processi: progettare processi efficaci per identificare i pericoli, controllare i rischi e sfruttare le opportunità
  • Fornire le risorse necessarie: personale competente, attrezzature di lavoro, edifici, strutture, tecnologie dell'informazione e sistemi di risposta alle emergenze, ecc.

In linea di principio, tutti questi fattori sono strettamente legati alle responsabilità dell'alta direzione. Quindi, l'intero capitolo 5 delle norme, "Leadership e coinvolgimento dei dipendenti", gioca un ruolo chiave nell'attuazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

Il ruolo attivo della direzione dovrebbe essere chiarito soprattutto dal seguente approccio:

  • Per mezzo di una comunicazione appropriata con i dipendenti, parola chiave "disponibilità a essere reattivi e a dare feedback" (in particolare il capitolo 5.4)
  • Nella fornitura delle risorse necessarie, parola chiave "Acquisto di attrezzature di lavoro, personale ed infrastrutture" (in particolare il capitolo 7.1).

Gli audit interni in materia di salute e sicurezza sul lavoro sono uno strumento indispensabile per un'azienda. Il loro obiettivo è un auto-esame critico. Mettono in discussione l'efficacia e il mantenimento dell'implementazione richiesta. I risultati ottenuti dagli auditor interni sono incorporati nella valutazione della gestione. Inoltre, la norma ISO 45001 richiede che i risultati degli audit siano comunicati anche ai dipendenti e alle altre parti interessate.

Il miglior prerequisito: una cultura della fiducia

Per implementare con successo la ISO 45001, è necessaria soprattutto una cultura aziendale basata sulla fiducia. Questa è caratterizzata da

  • Partecipazione attiva dei dipendenti
  • Cooperazione efficace e
  • Comunicazione basata sulla fiducia reciproca.

Tale cultura aziendale rappresenta un particolare fattore di successo. È ciò che permette ai dipendenti di partecipare attivamente al sistema di gestione OHS. E difficilmente qualcuno potrà valutare o riconoscere il potenziale di pericolo nell'ambiente di lavoro diretto meglio di chi conosce la situazione sul posto attraverso il suo lavoro quotidiano. In questo modo, il sistema di gestione OHS può essere significativamente rafforzato. Allo stesso tempo, la sua accettazione aumenta considerevolmente.

"La semplice implementazione formale dei requisiti della ISO 45001 non è sufficiente per garantire una buona introduzione. Il risultato dipende dai veri fattori di successo".

Per l'alta direzione, questo significa creare condizioni appropriate e fornire strumenti adeguati. Questi includono

  • Coinvolgimento dei dipendenti come strumento di partecipazione e consultazione
  • Aumento della consapevolezza dei dipendenti, per esempio, attraverso una formazione appropriata
  • Identificazione dei potenziali pericoli nell'ambiente di lavoro immediato
  • Incoraggiare i dipendenti a segnalare incidenti e pericoli senza timore di rappresaglie o altri svantaggi. Il capitolo 5.4 c) identifica esplicitamente questo come un esempio di ostacoli alla partecipazione. Questi devono essere identificati e rimossi. Dove la rimozione non è possibile, gli ostacoli devono essere ridotti al minimo.

 

Politica ed obiettivi OHS in linea con la strategia aziendale

Un altro fattore chiave per il successo dell'introduzione della ISO 45001 è che la politica OHS e gli obiettivi OHS siano in linea con la strategia aziendale generale. La politica OHS dovrebbe concentrarsi sull'impegno della gestione per sostenere e migliorare le prestazioni OHS a lungo termine. Questo genera un quadro appropriato per le azioni che assicurano il raggiungimento dei risultati previsti dal sistema di gestione OHS.

Solo con la completa integrazione di tutti i temi della sicurezza e della salute sul lavoro nel sistema di gestione esistente o nei processi aziendali si può creare questo prerequisito. La struttura di base comune di tutte le moderne norme dei sistemi di gestione ISO come la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 27001 o la ISO 50001, la cosiddetta Struttura di alto livello (HLS - High Level Structure), costituisce un supporto in questo ambito. Rende l'integrazione in un sistema di gestione esistente molto più facile.

 

Conformità: un must per un successo sostenibile

La conformità è una questione chiave per ogni azienda. Gioca anche un ruolo chiave nell'efficacia di un sistema di gestione OHS (sezione 6.1.3). Gli obblighi legali e gli altri requisiti devono essere rispettati in ogni caso. Rappresentano un potenziale di rischio non trascurabile per le aziende. Per esempio, attraverso il mancato rispetto (involontario) degli obblighi legali, sotto forma di contratti, o attraverso il mancato rispetto di altri accordi stipulati dall'azienda di sua spontanea volontà.

Mentre i requisiti standard della ISO 45001 hanno validità internazionale, la situazione legale in materia di salute e sicurezza sul lavoro varia da paese a paese. A seconda del luogo, questo può significare che la norma va oltre gli obblighi legali di un paese. O viceversa. Tuttavia, per un sistema di gestione OHS, la conformità è considerata un fattore di successo assoluto.

 

Introdurre la ISO 45001 in modo efficace con la giusta comunicazione

La ISO 45001 pone molta enfasi sulla comunicazione completa a tutti i livelli (cap. 7.4). Per garantirlo, l'azienda deve stabilire un processo e definire quanto segue:

  • Riguardo a cosa
  • Quando
  • Con chi 
  • Come deve avvenire la comunicazione

Anche se non è esplicitamente un requisito normativo, le aziende dovrebbero definire "chi" comunica - specialmente all'esterno. Questo è importante soprattutto quando si verificano delle emergenze e le agenzie esterne hanno bisogno di essere informate. Il processo di comunicazione deve essere adatto sia alla raccolta che alla diffusione delle informazioni. Deve anche garantire che le informazioni appropriate siano fornite, ricevute e comprese da tutti i dipendenti interessati e dalle parti interessate. Questo è il requisito per il sistema di gestione della sicurezza sul lavoro. Si deve fare una distinzione tra comunicazione interna ed esterna.

Comunicazione interna

In questo caso, è cruciale che le informazioni rilevanti per il sistema di gestione OHS siano scambiate tra tutti i livelli e le funzioni pertinenti, ad esempio, quando vengono apportate modifiche. Questo perché i dipendenti possono contribuire al miglioramento continuo solo se partecipano al processo.

Comunicazione esterna

La comunicazione esterna è essenzialmente legata al rispetto di obblighi vincolanti e non di rado riguarda situazioni pericolose. Qui, oltre al contenuto, è particolarmente importante che i canali di comunicazione possano essere utilizzati senza ritardo. Ciò può essere ottenuto, per esempio, aggiornando regolarmente i dati delle persone di contatto.

Nota importante: la ISO 45001 ha sostituito la BS OHSAS 18001.

Il 30 settembre 2021, la norma ISO 45001 ha sostituito lo standard britannico che è stato rilevante per la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro per più di 20 anni.

Le aziende che hanno un sistema di gestione della qualità e/o dell'ambiente certificato solitamente conoscono la procedura ed i periodi di transizione stabiliti dall'International Accreditation Forum (IAF). Come nel caso della revisione delle due norme ISO, per il passaggio è stato fissato un periodo di transizione di tre anni. Inizialmente doveva terminare l'11 marzo 2021, ma è stato prolungato di sei mesi dallo IAF a causa della crisi Covid 19. Ora tutti i certificati BS OHSAS 18001 hanno perso la loro validità. Il vecchio standard è stato sostituito.

DQS ha continuato ad effettuare certificazioni secondo il vecchio standard fino al 30 settembre 2020. Dopo quella data, il costo finanziario della certificazione non era più giustificabile.

Implementazione della ISO 45001: conclusioni

Per introdurre con successo la ISO 45001, è necessario prendere in considerazione una serie di fattori diversi. Prestare particolare attenzione a questi fattori è fondamentale per il successo del sistema di gestione OHS e per il miglioramento delle prestazioni. La norma si riferisce quindi a questi fattori come fattori di successo.

"Implementare un efficace sistema di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro (OHS) è sempre una decisione strategica per un'azienda".

La qualità di questi fattori strettamente correlati dipende direttamente dalla misura in cui l'alta direzione dimostra leadership ed impegno. La norma "ISO 45001:2018-06 Sistemi di gestione per la sicurezza e la salute sul lavoro - Requisiti con guida all'applicazione" è disponibile dall'ISO.

 

Competenza e fiducia

I nostri audit vi forniscono chiarezza. La visione olistica e neutrale dei nostri auditor esperti su persone, processi, sistemi e risultati mostra quanto sia efficace il vostro sistema di gestione, come venga implementato e padroneggiato. Per noi è importante che voi percepiate la certificazione non come un test, ma come un arricchimento del vostro sistema di gestione. La nostra verifica inizia sempre dove finiscono le liste di controllo dell'audit.

Durante l'audit chiediamo specificamente "perché", perché vogliamo capire le motivazioni che vi hanno portato a scegliere un certo modo di implementazione. Ci concentriamo sul potenziale di miglioramento e incoraggiamo un cambio di prospettiva. In questo modo, potete identificare le opzioni di azione con cui potete migliorare continuamente il vostro sistema di gestione. Prendeteci in parola.

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Nota: i nostri articoli sono scritti esclusivamente dai nostri esperti di norme per i sistemi di gestione e da auditor esperti del settore. Se avete domande sui sistemi di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro contattateci. Non vediamo l'ora di parlare con voi.

Autore
Altan Dayankac

Responsabile di prodotto DQS ed esperto in numerosi argomenti di sostenibilità, clima, ambiente e sicurezza sul lavoro. Altan Dayankac contribuisce anche come autore e presentatore nelle commissioni per l'ambiente, la salute e la sicurezza sul lavoro e in numerosi eventi professionali.

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