Il potenziale degli audit a distanza è stato discusso per molti anni. Tuttavia, finora non sono stati accettati su larga scala. Soprattutto nel campo degli audit di certificazione, gli audit a distanza sono rimasti a lungo insignificanti, in quanto non conformi alle norme e alle specifiche di accreditamento. Con la COVID-19, questa situazione è probabilmente cambiata: le esenzioni sono state approvate da un giorno all'altro e l'impossibile è diventato improvvisamente l'unica cosa possibile. Anche se la pandemia è ormai sotto controllo in molti Paesi, gli audit a distanza sono destinati a rimanere.
Un audit remoto è la stessa cosa di un normale audit via webcam? Assolutamente no! Un audit remoto è fondamentalmente diverso: requisiti diversi, metodi di audit diversi, sfide diverse, rischi diversi e opportunità diverse. In questa serie di articoli, vorremmo darvi alcuni suggerimenti su come condurre gli audit a distanza.
- Parte 1 - Come condurre audit a distanza
- Parte 2 - Valutazione del rischio
- Parte 3 - Metodo di audit
- Parte 4 - Tecnologia
- Parte 5 - Preparazione
- Parte 6 - Suggerimentiper condurre audit a distanza
- Parte 7 - Follow-up
Se eseguito correttamente, un audit a distanza può essere una valida aggiunta agli audit in loco. Gli audit interni, gli audit dei fornitori e gli audit di certificazione possono essere eseguiti a distanza, parzialmente o completamente. Tuttavia, se un audit a distanza non viene eseguito con competenza, può causare più danni che benefici, fornendo un falso senso di sicurezza.
Nelle sette parti di questa serie, esamineremo tutte le fasi, dalla preparazione al follow-up. Ci concentriamo principalmente sugli audit dei sistemi di gestione (ad esempio, ISO 9001 per i sistemi di gestione della qualità, ISO 14001 per i sistemi di gestione ambientale, ISO 45001 per i sistemi di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro, ecc.) Tuttavia, molti di questi punti sono applicabili anche ad altri tipi di audit, come gli audit di processo, gli audit sulla sicurezza dei prodotti e gli audit sociali.
Fase 1: Conoscere l'obiettivo dell'audit
Tipi diversi di audit richiedono approcci diversi ai potenziali audit a distanza. In genere, si distinguono tre tipi di audit, ciascuno con i propri obiettivi:
- Audit interni: Si tratta di un audit all'interno della propria organizzazione. Di solito viene condotto da qualcuno all'interno dell'organizzazione stessa.
- Audit dei fornitori: Audit condotti da un cliente, un partner commerciale o un appaltatore per verificare la conformità alle specifiche. A volte gli audit dei fornitori sono affidati a enti di revisione e certificazione.
- Audit di certificazione: Audit condotti da un ente indipendente allo scopo di certificare la conformità a uno standard.
La possibilità di effettuare un audit a distanza dipende dal tipo di audit.
Audit interni: Poiché gli audit interni sono ad uso interno, siete liberi di decidere se un audit remoto vi aiuterà a raggiungere gli obiettivi dell'audit. Tuttavia, si raccomanda che gli audit interni siano condotti in conformità alle linee guida ISO 19011. Ciò significa che gli audit remoti sono possibili, ma come spiegato nel secondo articolo di questa serie, è necessario considerare gli eventuali rischi.
Audit dei fornitori: La possibilità di effettuare un audit a distanza dipende dalle istruzioni del cliente. DQS offre diverse soluzioni per gli audit remoti dei fornitori.
Audit di certificazione: Nella certificazione dei sistemi di gestione, l'uso di audit remoti è stato limitato alla revisione dei documenti. Tuttavia, durante la pandemia COVID 19, gli enti di accreditamento e gli enti di certificazione hanno collaborato per consentire l'esecuzione di audit remoti a seguito di una valutazione positiva del rischio (vedere la fase 2). Tutti gli organismi di certificazione devono tenere conto delle linee guida dell'International Accreditation Forum (IAF) MD 4:2018.
In generale, ci aspettiamo che molte delle esenzioni COVID-19 continuino dopo la crisi. Nel settore della sicurezza alimentare, questa tendenza è già evidente: Nelle specifiche GFSI, che forniscono il quadro di riferimento per gli standard di certificazione come IFS, BRCGS e FSSC 22000, è già stato adattato che gli audit di certificazione possono essere eseguiti in parte a distanza.
...Ma è auspicabile anche un audit da remoto?
In alcuni casi, gli audit a distanza sono possibili, ma potrebbero non essere il modo più efficace. Ci sono rischi significativi. Nella secondaparte di questa serie, esamineremo la precedente valutazione dei rischi.
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Autore
Dr. Thijs Willaert
Il Dott. Thijs Willaert è Direttore Globale per i Servizi di Sostenibilità. Nel suo ruolo, è responsabile per l'intero portfolio di servizi ESG di DQS. Le sue aree di interesse comprendono la sostenibilità negli approvvigionamenti, la due diligence nei diritti umani e gli audit ESG.
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