Hal-hal yang perlu diketahui tentang audit
Audit - Fakta menarik yang dijelaskan dengan mudah
Loading...
Apa itu audit?
Dalam arti luas, audit adalah analisis objektif untuk perbaikan organisasi perusahaan - berdasarkan pengamatan, pemeriksaan, pertanyaan, dan wawasan dokumen yang relevan. Audit selalu berfungsi untuk membandingkan target dan situasi aktual, target dan pemenuhannya. Audit dengan demikian memberikan kejelasan. Audit berfungsi sebagai penilaian kinerja atau diagnosis untuk mengidentifikasi kekuatan dan potensi perbaikan, dan memberikan umpan balik penting tentang perubahan dan efektivitas langkah-langkah yang diperkenalkan.
Dalam audit sistem manajemen, pedomannya adalah ISO 19011 yang otoritatif. Dalam bab 3.1, standar tersebut mendefinisikan audit sebagai "proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi".
Istilah audit berasal dari kata Latin "audire" - untuk mendengarkan atau mendengar. Mendengarkan, dalam arti "mendengarkan lawan bicara," adalah tugas penting seorang auditor, tetapi bukan satu-satunya. Untuk itu auditor mengajukan pertanyaan, mengamati dan menganalisa dalam suatu audit. Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah, dan sejauh mana, organisasi yang akan diaudit telah berhasil menerapkan spesifikasi dan persyaratan yang ditetapkan, misalnya dalam standar sistem manajemen. Untuk tujuan ini, auditor juga memeriksa interaksi proses, di antara lainnya.
Fitur khas dari semua audit kami adalah bahwa ahli industri independen memeriksa proses dan sistem manajemen Anda. Standar kami selalu dimulai saat daftar periksa audit berakhir. Take us at our word.
DQS. Simply leveraging Quality.
Ciri khas dari semua audit kami adalah bahwa seorang pakar industri independen melihat sistem dan proses manajemen Anda. Klaim kami selalu dimulai dari akhir daftar periksa audit.
Mengapa audit berguna?
Audit rutin memberi perusahaan Anda informasi tentang apakah tindakan dan proses efektif, pantas, dan sesuai untuk memenuhi spesifikasi dan persyaratan. Selain itu, potensi perbaikan dan risiko dapat diidentifikasi. Hasil yang didokumentasikan memberikan manajemen puncak Anda temuan penting untuk tindakan pengendalian.
Audit berfungsi untuk:
- Pengembangan lebih lanjut organisasi Anda dengan cara yang menambah nilai
- Mendapatkan perbandingan target/aktual yang komprehensif
- Mengidentifikasi kekuatan dan potensi peningkatan untuk perusahaan Anda
- Mengungkap risiko dan kesalahan dan mengambil tindakan untuk menghindarinya
- Menyediakan eksekutif dengan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan
- Mengungkap titik buta dan titik lemah di perusahaan
- Belajar dari metode dan proses kerja yang telah terbukti
- Melaksanakan secara sistematis dan konsisten
- Memberikan bukti objektif tentang kinerja Anda
Apa jenis audit yang ada?
Pertama, perbedaan dibuat antara audit internal dan eksternal.
Audit internal (juga disebut audit mandiri atau audit pihak pertama) direncanakan di dalam perusahaan. Sebagai aturan, seorang karyawan yang terlatih khusus, yaitu auditor internal seperti perwakilan manajemen mutu, melaksanakan audit. Audit internal juga merupakan bagian rutin dari sistem manajemen perusahaan itu sendiri.
Audit oleh pihak ketiga eksternal dapat dilakukan, misalnya oleh pelanggan (audit pihak kedua) atau oleh lembaga sertifikasi terakreditasi seperti DQS (audit pihak ketiga). Kemudian perusahaan memutuskan area mana yang ingin dilihat. Apakah tentang standar tertentu, seperti dalam audit sistem manajemen, atau tentang topik proses, produk, inovasi, atau kepatuhan tertentu? Jika ini adalah persoalan pemasok, audit pihak kedua oleh perwakilan mutu pelanggan sama memungkinkannya dengan melakukannya bersama DQS.
Atau mungkin perusahaan menargetkan audit sertifikasi penuh atas sistem manajemennya oleh auditor eksternal dari perusahaan sertifikasi? Atau mungkin sebagian aspek yang menjadi fokus dari gap atau delta audit? Dan kemudian ada pertanyaan tentang bentuk audit yang akan dilakukan: audit di tempat atau audit jarak jauh?
Apa itu perencanaan audit?
Audit tidak dilakukan secara acak. Perencanaan yang cermat selalu menjadi prasyarat keberhasilan audit. Hal ini terutama berlaku untuk audit dalam lingkup sertifikasi eksternal. Audit sertifikasi direncanakan dengan hati-hati, terutama dalam hal prosedur terakreditasi. Standar ISO 17021 menjelaskan apa yang perlu dipertimbangkan dalam bab "9.2 Audit perencanaan" serta persyaratan khusus untuk aturan dan peraturan. Perencanaan adalah tanggung jawab auditor utama yang ditunjuk oleh lembaga sertifikasi.
ISO/IEC 17021-1:2015 - Penilaian kesesuaian - Persyaratan untuk badan yang menyediakan audit dan sertifikasi sistem manajemen - Bagian 1: Persyaratan
Standar ini tersedia dari situs web ISO.
Perencanaan audit mencakup definisi tujuan audit, ruang lingkup audit, kriteria audit (persyaratan yang harus dipenuhi) dan, jika perlu, perubahan signifikan yang berdampak pada sistem manajemen Anda. Terlepas dari tujuan audit, definisi dibuat melalui konsultasi yang erat dengan Anda sebagai klien. ISO 17021 menetapkan persyaratan khusus untuk definisi-definisi ini, yang harus diperhitungkan selama perencanaan audit.
Bagian penting dari perencanaan audit adalah pemilihan tim auditor (tim audit) dan penugasan peran oleh auditor utama yang ditunjuk dalam fungsinya sebagai "ketua tim audit". Pemilihan auditor mengikuti proses yang ditetapkan oleh DQS. Perencanaan tersebut mencakup jumlah auditor, komposisi atau kompetensi mereka (keahlian teknis yang diperlukan) dan penugasan khusus mereka. Perencanaan audit harus didasarkan terutama pada tujuan audit, ruang lingkup audit, kriteria audit, perkiraan durasi audit, dan sejumlah aspek lainnya.
Perencanaan audit juga mencakup penyusunan jadwal audit oleh auditor utama, yang berisi data konkret untuk pelaksanaan audit. Hal ini mencakup unit dan proses organisasi atau fungsional mana dan proses mana yang akan diaudit, kapan, di mana, berapa lama dan oleh siapa. Jadwal audit dikoordinasikan dengan klien sebelum audit dimulai.
Apa yang dimaksud dengan waktu audit?
Sejak ISO 17021 edisi 2015, istilah lama durasi audit disebut sebagai waktu audit. Ini didefinisikan sebagai "waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan menyelesaikan audit yang lengkap dan efektif atas sistem manajemen organisasi klien".
Sebagai lembaga sertifikasi yang terakreditasi, DQS menentukan waktu audit sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh standar internasional masing-masing. Berbagai aspek harus diperhitungkan, seperti:
- Standar yang persyaratannya akan diaudit
- Kompleksitas aktivitas bisnis dan sistem manajemen Anda
- Jumlah Karyawan
- Ukuran, jumlah, dan lokasi situs
- Risiko yang terkait dengan produk, aktivitas, atau proses, dll.
Cara audit dilakukan - di lokasi (on-site) atau yang disebut sebagai audit jarak jauh, juga dapat berdampak pada waktu audit dan harus diperhitungkan.
Apa pekerjaan Auditor Utama/Lead Auditor?
Auditor utama adalah auditor yang ditunjuk untuk posisi ini oleh lembaga sertifikasi berdasarkan kualifikasi khusus mereka sesuai dengan proses yang ditentukan. Mereka bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas audit yang tepat, yaitu perencanaan audit dan audit itu sendiri. Jika tim yang terdiri dari beberapa auditor mengaudit, mereka memiliki - dalam fungsinya sebagai pemimpin tim audit - tugas untuk membentuk, menjadwalkan, dan menginstruksikan tim audit. Mereka juga harus mengelola program audit dan proses audit, termasuk manajemen waktu.
Auditor utama biasanya memoderasi pertemuan pembukaan, dan merupakan penghubung utama dengan klien. Mereka bertukar informasi dengan anggota tim, mengevaluasi kemajuan audit secara berkala, dan memberi tahu klien tentang status saat ini. Ini mungkin termasuk, misalnya, setiap ketidaksesuaian yang ditemukan atau kebutuhan untuk mengubah ruang lingkup audit. Dalam konteks ini, manajer audit mungkin juga harus mencari solusi untuk konflik.
Terakhir, bersama dengan tim audit, auditor utama menarik kesimpulan dari hasil audit, mendiskusikannya dalam rapat akhir, dan menyiapkan laporan audit.
Apa itu laporan audit?
Laporan audit adalah ringkasan tertulis dari temuan audit yang dibuat oleh auditor utama selama audit mereka. Ini termasuk kesimpulan berdasarkan evaluasi bukti audit, dengan mempertimbangkan kriteria audit (yaitu persyaratan yang harus dipenuhi). Laporan audit dari audit sertifikasi eksternal adalah dasar keputusan untuk menerbitkan sertifikat.
Laporan audit berfokus pada pernyataan tentang sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi, apakah atau ketidaksesuaian mana yang telah diidentifikasi, dan seberapa serius hal ini. Secara rinci, ini berkaitan dengan dokumentasi kekuatan, kelemahan, risiko dan peluang yang teridentifikasi, tetapi juga apakah tindakan segera atau audit tindak lanjut mungkin diperlukan. Laporan audit juga menjadi dasar untuk menerapkan langkah-langkah perbaikan. Informasi tentang penerapan tindakan korektif untuk ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam audit sebelumnya mungkin juga perlu diberikan. Selain itu, setiap penyimpangan dari rencana audit harus didokumentasikan.
Laporan audit berisi rincian formal audit, seperti nama lembaga sertifikasi dan auditor tim audit. Juga, nama dan alamat perusahaan Anda, tanggal, lokasi, jenis audit, kriteria audit, tujuan dan ruang lingkup audit, waktu audit yang dihabiskan, dan banyak lagi. Penting untuk diketahui: Isi laporan audit umumnya bersifat rahasia, dan kepemilikan laporan tetap berada pada lembaga sertifikasi.
Apa yang dimaksud dengan temuan audit?
Temuan audit adalah temuan yang relevan dari analisis informasi dan bukti yang diperoleh tim audit selama audit. Mereka adalah bagian integral dari laporan audit. Temuan audit dievaluasi oleh tim audit, yang menarik kesimpulan audit yang sesuai. Dalam audit sertifikasi eksternal, kesimpulan sangat menentukan keputusan sertifikasi. Dalam rapat pembukaan audit, manajer audit harus sudah menjelaskan kriteria yang akan mengkategorikan temuan audit.
Temuan audit didokumentasikan. Mereka mencakup presentasi singkat tentang kesesuaian (kepatuhan dengan standar yang mendasarinya) dan presentasi komprehensif dan klasifikasi ketidaksesuaian. Varian temuan audit yang sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda adalah pengungkapan potensi peningkatan yang ditargetkan. Standar ISO 17021 tidak memerlukan ini, tetapi dianggap bermanfaat. Prosedur ini merupakan tanda kompetensi profesional khusus. Namun, penemuan potensi peningkatan mungkin tidak menyertakan solusi. Potensi peningkatan mungkin tidak dievaluasi dan dicatat sebagai ketidaksesuaian. Sebaliknya, ketidaksesuaian tidak dapat diperlakukan sebagai potensi peningkatan.
Loading...
DQS. Karena tidak semua audit diciptakan sama.
Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang sertifikasi sistem manajemen mutu Anda sesuai dengan ISO 9001? Cari tahu lebih lanjut. Tanpa kewajiban dan gratis.