Proses Sertifikasi Sistem Manajemen DQS
Audit DQS: Instrumen yang efektif untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem manajemen Anda
Loading...
Proses Sertifikasi DQS untuk Sistem Manajemen
Proses sertifikasi untuk sistem manajemen biasanya mencakup beberapa langkah dan dalam banyak kasus berakhir dengan laporan audit yang mendokumentasikan hasil audit dan sertifikat. Audit kami melayani tujuan keseluruhan untuk menunjukkan efektivitas dan kesesuaian dengan standar atau spesifikasi internasional. Selain itu juga Audit DQS adalah alat yang sangat efektif untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem manajemen Anda. Anda memperoleh pengetahuan yang lebih intensif dan pemahaman yang lebih dalam tentang organisasi Anda - dan dapat meningkatkannya secara tepat sasaran.
Wawancara awal dan penetapan target
Proses sertifikasi DQS dimulai dengan saling mengenal dan bertukar informasi awal untuk tawaran yang berarti. Selama proses ini, kami ingin mempelajari tentang situasi individual perusahaan Anda, ukuran perusahaan Anda, proses khusus, dan tingkat kematangan sistem manajemen Anda. Ini semua adalah faktor penting dalam menentukan durasi audit dan kualifikasi auditor kami. Hal tersebut dicatat dalam apa yang disebut basic data perusahaan Anda.
Namun, agar dapat menyiapkan penawaran harga mendetail yang disesuaikan dengan kebutuhan individu organisasi Anda dan termasuk semua layanan yang relevan, kami juga menanyakan tentang ekspektasi tertentu dari perusahaan Anda: Apa persyaratan untuk penggunaan strategis sistem manajemen? Tujuan apa yang terkait dengan sertifikasi?
Perencanaan proyek dan pra-audit (opsional)
Perencanaan untuk ini harus diselesaikan 120 hari sebelum audit sertifikasi. Untuk memastikan keandalan perencanaan ini, DQS menggunakan langkah-langkah proses otomatis agar semua informasi penting tersedia dengan mengklik mouse sebelum, selama, dan setelah audit. Namun, yang paling penting dalam fase perencanaan adalah dialog kami dengan Anda.
Selain staf tim audit, ini melibatkan mengidentifikasi dan melibatkan bagian-bagian dari organisasi yang akan diaudit dan narahubung pada tahap awal. Khususnya dalam kasus audit gabungan atau prosedur pengambilan sampel dan matriks yang kompleks, rapat perencanaan persiapan dan workshop telah terbukti sangat diperlukan. Tim perencanaan dukungan pelanggan DQS didukung oleh para ahli yang matang baik dalam standar maupun industri, yang sering kali juga merupakan auditor berpengalaman.
Dalam banyak kasus, telah terbukti bermanfaat untuk melakukan pra-audit. Layanan opsional ini membantu organisasi Anda mempersiapkan diri secara khusus untuk sertifikasi aktual, berdasarkan kekuatan yang diidentifikasi atau potensi peningkatan.
Audit sertifikasi, tahap 1 dan 2
Proses sertifikasi yang sebenarnya kemudian dimulai dengan analisis sistem (audit tahap 1). Analisis sistem merupakan langkah yang diperlukan untuk sertifikasi awal serta, sebagian, untuk pengambilalihan sertifikat yang ada. Fokusnya adalah mengevaluasi dokumentasi sistem dan meninjau hasil penilaian manajemen dan audit internal. Auditor kami menentukan apakah sistem manajemen Anda cukup berkembang dan siap untuk sertifikasi. Auditor DQS Anda menjelaskan hasil dan mengatur langkah lebih lanjut yang harus diambil sebagai persiapan untuk audit sistem di lokasi.
Dalam audit sistem (audit tahap 2), auditor atau tim auditor biasanya menilai efektivitas sistem manajemen Anda di lokasi produksi atau layanan (on site). Dalam kasus luar biasa, audit juga dapat dilakukan, diganti atau ditambah dari jarak jauh (audit jarak jauh, bukan di lokasi).
Sementara analisis sistem berfokus pada struktur dan dokumentasi ("Apa yang dijelaskan?"), audit sistem berkaitan dengan apa yang sebenarnya diimplementasikan. Menggunakan standar dan spesifikasi untuk sistem manajemen, efektivitas semua area fungsional dan proses sistem manajemen dievaluasi.
Semua temuan dari observasi, review dan wawancara dimasukkan ke dalam hasil audit, yang disajikan dan dijelaskan kepada klien dalam pertemuan akhir. Jika terjadi ketidaksesuaian, rencana tindakan disepakati.
Evaluasi sistem
Sebagai lembaga sertifikasi independen, DQS kemudian mengevaluasi kembali hasil audit sebagai bagian dari evaluasi sistem. Dalam apa yang disebut tinjauan teknis, kami menentukan apakah audit telah dilaksanakan dengan benar, apakah semua dokumen yang diperlukan telah lengkap, dan apakah telah ditunjukkan bahwa persyaratan standar untuk sistem manajemen telah dipenuhi secara memadai. Baru setelah itu keputusan dibuat apakah akan mengeluarkan sertifikat. Klien kemudian menerima laporan audit yang telah diaudit.
Sertifikat
Jika auditor DQS Anda merekomendasikan penerbitan sertifikat setelah audit sistem, mungkin tunduk pada persyaratan, dan tinjauan teknis mengonfirmasi evaluasi ini, maka sertifikat yang bersangkutan akan diterbitkan.
Sertifikat semacam itu adalah ekspresi luar yang terlihat dari penilaian yang netral dan independen. Ini menunjukkan bahwa organisasi Anda mengoperasikan satu atau lebih sistem manajemen dengan tepat dan efektif, dan dengan demikian telah menciptakan struktur untuk memenuhi harapan pelanggan tertentu atau persyaratan hukum.
Namun, bagi banyak pelanggan DQS, sertifikat hanyalah salah satu aspek sertifikasi. Fokus mereka adalah pada indikasi perbaikan atau risiko yang mereka terima selama penilaian. Auditor DQS mengambil pandangan ke depan tentang efektivitas sistem manajemen, termasuk proses perubahan dalam organisasi, dan secara aktif terlibat dalam dialog dengan manajemen. Dengan cara ini, mereka membantu perusahaan mencapai target dan tujuan strategis dan mengamankan kepercayaan mitra bisnis dalam jangka panjang.
Audit pengawasan/surveilans
Dalam hal standar terakreditasi, sertifikat biasanya berlaku selama tiga tahun. Namun, agar tetap berlaku selama masa berlakunya, itu harus diverifikasi setiap tahun. Pada tahun pertama dan kedua setelah sertifikat diterbitkan, auditor DQS melakukan audit pengawasan singkat di mana mereka mempertimbangkan, misalnya, efektivitas komponen sistem penting atau tindakan korektif dan pencegahan.
Sertifikasi ulang
Pada akhir siklus 3 tahun, dilakukan sertifikasi ulang. Dalam hal ruang lingkup penilaian, itu sesuai dengan audit sistem selama sertifikasi awal. Namun, pada siklus kedua, ketiga dan selanjutnya, auditor juga memperhitungkan kematangan dan kinerja sistem manajemen yang lebih tinggi. Jadi, tinjauan tahunan mendukung pengembangan perusahaan yang berkelanjutan: ini merupakan insentif bagi manajemen, mendorong perbaikan terus-menerus, dan mencegah titik buta.