Sistem manajemen terintegrasi (IMS) dicirikan oleh kombinasi dua atau lebih sistem manajemen menjadi satu sistem holistik. Tujuannya adalah untuk menghindari berbagai upaya - misalnya dalam audit internal dan eksternal. Sinergi yang diciptakan oleh IMS juga mempertajam fokus pada peluang dan risiko di dalam perusahaan.
Sistem Manajemen Terintegrasi - Apa itu?
Pada prinsipnya setiap perusahaan memiliki sistem manajemen karena setiap perusahaan mengelola dirinya sendiri. Pertanyaannya adalah apakah itu sistem manajemen terintegrasi yang memperhitungkan persyaratan dari area yang berbeda, atau apakah itu benar-benar sistem yang didasarkan pada standar (misalnya ISO 9001), atau apakah itu hanya tindakan tradisional yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur dirinya sendiri.
Daftar Isi
- Sistem manajemen terintegrasi: Menciptakan sinergi dari keragaman
- Apa saja persyaratannya?
- Ketika kompleksitas meningkat
- Apa tujuan dari sistem manajemen terintegrasi?
- Apa dasar dari sistem manajemen terintegrasi?
- Bagaimana Struktur Tingkat Tinggi dapat membantu sistem manajemen terintegrasi?
- Apa saja cara berbeda menuju integrasi?
- Manfaat sistem manajemen terintegrasi – Kesimpulan
- Simply leveraging Quality.
Sistem manajemen terintegrasi: Menciptakan sinergi dari keragaman
Untuk sistem manajemen terintegrasi (IMS), berbagai sistem manajemen yang harus dikelola perusahaan saat ini digabungkan dan diintegrasikan sejauh mungkin sehingga gesekan seminimal mungkin dan sinergi dapat digunakan secara optimal.
Ini berarti bahwa metode dan instrumen untuk memenuhi persyaratan dari area yang berbeda digabungkan dalam struktur yang seragam. Ini melayani tata kelola perusahaan (pengelolaan dan pemantauan organisasi) dan didukung oleh pendekatan berbasis risiko.
Struktur dasar standar sistem manajemen modern, yang disebut Struktur Tingkat Tinggi (HLS), diperkenalkan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) pada tahun 2012. Petunjuk ISO / IEC yang mendasari direvisi oleh ISO pada Mei 2021, yang juga berarti bahwa HLS mengalami revisi dengan berbagai klarifikasi, penambahan, tetapi juga penghapusan. Sejak saat itu, Struktur Tingkat Tinggi sekarang disebut "Struktur Harmonisasi" (HS). Namun, ini hanya akan berlaku efektif dengan revisi berikutnya dari masing-masing standar ISO.
Apa saja persyaratannya?
Banyak sistem manajemen fokus pada persyaratan khusus:
- Mutu, mis. ISO 9001
- Perlindungan lingkungan, mis. ISO 14001
- Energi, mis. ISO 50001
- Kesehatan dan keselamatan Kerja, mis. ISO 45001, SCC
- Keamanan informasi, mis. ISO 27001
- Manajemen krisis atau darurat, mis. ISO 22301
- Manajemen risiko, mis. ISO 31000
- CSR / Tanggung jawab sosial perusahaan, mis. SA8000
- Berbagai sistem lainnya, mis. kesehatan, peralatan medis, pakan atau pencegahan ledakan
Dengan demikian, perusahaan dihadapkan pada banyak bidang studi yang dapat mereka atur secara normatif. Selain itu, berbagai industri memiliki peraturan khusus seperti IATF 16949 (industri otomotif) atau EN/AS 9100 (penerbangan). Ini sebagian besar memperdalam persyaratan ISO 9001 untuk manajemen mutu dan mengkonkretkannya dalam konteks aplikasi.
Ketika kompleksitas meningkat
Sebuah studi oleh "Harvard Business Manager" menunjukkan bahwa tingkat kompleksitas, yaitu jumlah persyaratan terkait sistem yang harus dipenuhi perusahaan dalam bisnis, telah meningkat lebih dari enam kali lipat sejak 1955. Ini kontras dengan tingkat kompleksitas organisasi dalam perusahaan, jumlah proses yang berbeda, antarmuka, instruksi, dokumen dan keputusan, yang telah meningkat 35 kali lipat. Ini menunjukkan bahwa semakin banyak yang ditambahkan, tetapi tidak ada yang dihilangkan.
HLS - Peluang untuk sistem manajemen terintegrasi
• 10 alasan untuk IMS
• Perbandingan persyaratan "Lima Besar": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 dan ISO 27001
oleh Rita Kagerer, pakar untuk sistem manajemen integrasi
Unduh White Paper gratis kami sekarang!
Tingkat kompleksitas organisasi memperlambat produktivitas karyawan serta pendapatan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memikirkan bagaimana mengintegrasikan topik dan membangun area manajemen secara modular untuk memperluas area topik tanpa terlalu banyak upaya administratif internal dan tanpa meningkatkan kompleksitas proses lebih jauh. Idealnya, ini menghilangkan kebutuhan akan dokumen dan memungkinkan sistem yang seragam digunakan untuk area subjek yang berbeda.
Apa tujuan dari sistem manajemen terintegrasi?
Tujuan IMS harus untuk menyelesaikan konflik, mengkoordinasikan tujuan dan memastikan spesifikasi yang jelas dan memenuhi syarat.
Namun, sistem manajemen yang berbeda memiliki persyaratan yang berbeda untuk dipenuhi. Dalam hal ini, konflik tujuan dapat muncul, yang harus diperhitungkan.
Pada titik ini, organisasi harus memutuskan tujuan mana yang diprioritaskan dan, jika perlu, membiarkan tujuan lain mengambil posisi belakang. Misalnya, solusi yang masuk akal dari perspektif desain proses yang efisien harus mengambil kursi belakang ke organisasi kesehatan dan keselamatan kerja yang dioptimalkan. Di sini, perusahaan harus membuat keputusan berdasarkan kasus per kasus, juga dengan tujuan untuk sertifikasi sistem manajemen.
Apa dasar dari sistem manajemen terintegrasi?
Sistem manajemen proses yang seragam diperlukan untuk fondasi yang kokoh.
Alat kerja dan bentuk dokumentasi harus distandarisasi. Bermanfaat untuk implementasi adalah kokpit tindakan umum, di mana berbagai tindakan yang dihasilkan dari pembentukan dan pengoperasian aliran sistem manajemen terintegrasi dan melalui mana tugas dapat dikontrol dan dilacak. Proses spesialis kemudian dibentuk dan diintegrasikan di atas dasar yang kokoh ini.
Bagaimana Struktur Tingkat Tinggi dapat membantu Sistem Manajemen Terintegrasi?
Struktur Tingkat Tinggi/High Level Structure (HLS) adalah alat yang berguna bagi perusahaan yang ingin membangun sistem mereka secara modular. Hal ini karena struktur dasar yang menyeluruh ini memastikan bahwa struktur sistem manajemen sesuai satu sama lain dalam persyaratan normatifnya dan oleh karena itu dapat diintegrasikan dengan lebih mudah.
Dalam revisi standar ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018 yang baru, struktur bagian (HLS) dan beberapa terminologi diubah untuk meningkatkan keselarasan dengan standar sistem manajemen lainnya. Dengan demikian, semua standar sistem manajemen ISO utama tunduk pada struktur dasar umum. Standar lain juga akan beradaptasi dengan Struktur Tingkat Tinggi yang baru di masa mendatang.
Di atas segalanya, ini berarti bahwa proses perusahaan dapat disesuaikan dengan kondisi baru atau yang berubah sesuai dengan persyaratan. Dan ini dilakukan tanpa membebani struktur dasar di perusahaan dengan redundansi dan inkonsistensi. Proses dapat dengan mudah diperpanjang jika standar baru perlu diperhitungkan.
Saat menyiapkan IMS, penting untuk menempatkan diri Anda pada posisi karyawan. Oleh karena itu, istilah dan proses dari pekerjaan sehari-hari karyawan harus digunakan.
Apa saja cara berbeda menuju integrasi?
Fase perencanaan: Tinjauan yang bagus
Pada tahap perencanaan, ada baiknya melibatkan perusahaan konsultan eksternal untuk menggabungkan pengalaman dari proyek integrasi di perusahaan lain. Kemudian semua dokumen dan persyaratan diletakkan di atas meja untuk dapat membuat analisis persyaratan dan interaksi. Berdasarkan ini, diagnosis dibuat di mana, misalnya, integrasi bermanfaat sebagai langkah pertama.
Fase pendirian: Menetapkan arah - mengamankan keuntungan
Dalam fase set-up sistem manajemen terintegrasi, sangat penting untuk melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan seperti pelanggan internal dan eksternal. Selama desain proses, penting untuk melibatkan karyawan, karena mereka adalah sumber daya utama yang nantinya harus bekerja dengan spesifikasi. Langkah selanjutnya adalah integrasi dasar pengendalian dokumen, audit internal, kebijakan, target dan indikator kinerja utama, serta manajemen tindakan tingkat yang lebih tinggi. Kemudian masalah mencakup berbagai bidang studi di bidang sumber daya manusia, mengintegrasikan proses operasional, dan melibatkan rantai pasokan dan pemasok dan merinci persyaratan untuk mereka.
Fase peningkatan: Informasi bundling
Pada fase peningkatan, organisasi mengukur hasil, metrik yang telah ditetapkan sebelumnya, dari perspektif pihak yang berkepentingan. Pemantauan melalui audit internal dan eksternal adalah penting. Kontrol manajemen, di mana manajemen sendiri dapat memberikan penilaian, juga penting. Hal ini dapat dilakukan, misalnya, melalui penilaian manajemen skala kecil yang tersebar sepanjang tahun. Selama fase perbaikan, organisasi memutuskan apakah dan sistem lebih lanjut mana yang akan diintegrasikan dan untuk sistem manajemen mana ia juga akan mencari atau melanjutkan sertifikasi.
Manfaat sistem manajemen terintegrasi – Kesimpulan
Sistem manajemen terintegrasi (IMS) memiliki lanskap proses yang mencakup semua topik yang relevan dengan perusahaan. Oleh karena itu, sistem harus dibangun selangkah demi selangkah. Perusahaan harus memutuskan area dan standar mana yang harus diintegrasikan terlebih dahulu dan tahap ekspansi lebih lanjut mana yang harus dimasukkan. Jika tidak, integrasi akan membanjiri organisasi dan karyawannya.
Dukungan manajemen sangat penting dalam proses ini. Setiap orang dalam organisasi harus menyadari bahwa sistem manajemen terintegrasi bukanlah manual yang disimpan dalam lemari. Sebaliknya, ini adalah alat kerja sehari-hari yang - bila digunakan dengan benar - membuat pekerjaan setiap orang lebih mudah.
Dan yang memberikan keamanan bagi semua orang yang terlibat karena mengetahui bahwa persyaratan penting pelanggan, otoritas, dan pihak penting lainnya telah diperhitungkan secara memadai.
Apa Anda memiliki pertanyaan?
Hubungi kami!
Tanpa kewajiban dan gratis.
Simply leveraging Quality.
Sejak didirikan pada tahun 1985 sebagai pemberi sertifikasi sistem manajemen Jerman pertama, DQS telah berkomitmen untuk kesuksesan berkelanjutan dari pelanggannya. Dengan audit bernilai tambah dan konsep berorientasi pelanggan, kami menemani organisasi meraih keunggulan bisnis.
Terutama gabungan, audit simultan dari sistem manajemen terintegrasi menawarkan banyak peluang, karena penilaian lintas-tema memungkinkan sinergi untuk digunakan dan pada saat yang sama interaksi, tetapi juga kontradiksi antara topik yang berbeda dapat diidentifikasi. Untuk meningkatkan manfaat bagi pelanggan kami dengan sistem manajemen terintegrasi, kami berfokus pada berbagai kualifikasi mereka saat memilih dan melatih auditor kami: Auditor DQS rata-rata mencakup setidaknya tiga set peraturan. Anda dapat memegang kata-kata kami. Kami berharap dapat menjalin komunikasi dengan Anda.
