Dalam banyak kasus, standar internasional telah memberikan dorongan berwawasan ke depan dan memungkinkan perusahaan untuk membangun sistem manajemen yang efektif. Namun, ketika ISO 9001:2015 akhirnya memasukkan topik "pengetahuan organisasi" dalam katalog persyaratannya lima tahun lalu, topik itu sudah dibahas di kalangan yang relevan selama 20 tahun - sebuah tinjauan umum.

Loading...

Pada awal 1995, Hirotaka Takeuchi dan Ikujirō Nonaka menerbitkan "Perusahaan Pencipta Pengetahuan: Bagaimana Perusahaan Jepang Menciptakan Dinamika Inovasi." Dengan ini, mereka menarik perhatian - mungkin untuk pertama kalinya - para pemimpin bisnis pada pengetahuan di organisasi mereka. Pada tahun-tahun berikutnya, pendekatan lain muncul, masing-masing dengan fokus yang berbeda dan tujuan teoretis dan praktisnya sendiri. Bidang manajemen pengetahuan muncul pada akhir 1990-an.

Apa yang menyatukan pendekatan ini adalah premis bahwa pengetahuan organisasi bukanlah kondisi yang diberikan untuk kesuksesan perusahaan. Sebaliknya, itu harus dipupuk melalui struktur dan ukuran yang tepat, selaras dengan tujuan bisnis strategis.

 

Pengetahuan organisasi dalam ISO 9001

Dalam nada yang sangat mirip, standar manajemen mutu ISO 9001:2015 meninjau kembali topik tersebut setelah dua dekade. Namun, ide-ide yang lebih komprehensif dari beberapa pendekatan manajemen pengetahuan tidak tercermin di dalamnya. Sebaliknya, ini adalah persyaratan yang agak umum untuk tidak melupakan topik dan untuk menghadapi risiko dan peluang yang terkait.

Untuk penggunaan sehari-hari, bab terkait 7.1.6 "Pengetahuan organisasi" dalam ISO 9001:2015 adalah permintaan untuk mempertimbangkan secara tepat pengetahuan ini sebagai sumber daya yang sangat diperlukan untuk kesuksesan perusahaan yang berkelanjutan, dan untuk mengambil tindakan yang tepat sebagai hasilnya.

Loading...

Panduan Audit DQS ISO 9001:2015 dalam praktiknya

Pertanyaan audit yang paling sering ditanyakan dan kemungkinan buktinya.
Lebih dari sekadar daftar periksa!

Dari para ahli di bidangnya.

Apa yang dibutuhkan ISO 9001 secara rinci?

Standar ISO yang terkenal terutama berkaitan dengan pengetahuan yang dibutuhkan organisasi "untuk melaksanakan prosesnya dan untuk mencapai kesesuaian produk dan layanan". Organisasi harus memastikan bahwa pengetahuan ini dipelihara dan tersedia. Dan, dengan memperhatikan kemungkinan perubahan, ia harus melihat bagaimana ia dapat memperoleh dan menyediakan pengetahuan yang mungkin diperlukan di masa depan, selain pengetahuan yang sudah ada.

Pengetahuan adalah sumber daya yang sangat diperlukan untuk kesuksesan perusahaan yang berkelanjutan!

Source: ISO 9001:2015-11 - Sistem manajemen mutu - Persyaratan

Dalam catatan yang tidak memiliki persyaratan dalam standar sistem manajemen ISO pada prinsipnya, ikuti, di samping pernyataan bahwa pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khusus organisasi, beberapa penjelasan dan enumerasi yang lebih singkat, yang, bagaimanapun, hanya berisi informasi yang diketahui secara umum.

 

Beberapa pertimbangan tentang pengetahuan organisasi

Dengan demikian, persyaratan untuk pengetahuan organisasi dirumuskan dalam istilah yang cukup umum - dan agak jarang pada hal itu. Kesan adalah bahwa topik memang harus dimasukkan. Namun, pengguna standar ISO 9001 tidak boleh dibebani dengan detail. Dan harus ada ruang yang cukup untuk memenuhi persyaratan - misalnya berkaitan dengan kelengkapan dan tingkat implementasi.

Tetapi bahkan tanpa menggali terlalu dalam pertanyaan tentang apa arti ISO 9001 dengan istilah pengetahuan organisasi, berbagai macam tugas dan masalah dapat dikaitkan dengannya:

  • Pemberhentian karyawan yang frustrasi
  • Kepergian terkait usia dari karyawan yang bermotivasi tinggi
  • Penghapusan hasil pengembangan yang tidak disengaja
  • Perkembangan teknologi
  • pekerjaan digital
  • dll.

Sebagian besar tugas yang dihadapi manajemen puncak, serta kepala departemen dan manajer mutu, ada hubungannya dengan pengetahuan - pengetahuan yang

  • You simply have
  • You know you don't have
  • You don't know you have
  • You don't know you don't have
  • Is retiring right now 

 

Pengetahuan implisit dan eksplisit tentang organisasi.

Akan sangat membantu untuk membedakan antara pengetahuan implisit dan eksplisit. Ketika datang untuk mengelola perubahan generasi dan transfer pengetahuan yang terkait di dalam perusahaan, kedua jenis pengetahuan ini memerlukan persyaratan mereka sendiri, beberapa di antaranya sangat berbeda.

Karena hampir tidak mungkin untuk menuangkan pengalaman 30 tahun dalam menangani keluhan pelanggan ke dalam kata-kata dan meneruskannya, diperlukan prosedur terencana jangka panjang. Jika, di sisi lain, tugasnya adalah membuat pengaturan mesin yang tepat, mungkin cukup untuk akhirnya meluangkan waktu untuk mendokumentasikan semuanya secara menyeluruh, dan membicarakannya dengan karyawan baru.

 

Perubahan demografis - pembelajaran untuk generasi mendatang

Perusahaan sebaiknya mencari tahu pengetahuan apa yang ingin mereka pertahankan - dan bagaimana mereka dapat mempertahankannya. Menggali sistem Wiki lama yang berdebu jarang menjadi solusi terbaik. Dalam kebanyakan kasus, ada baiknya menggunakan alat yang sudah digunakan. Bahkan instruksi prosedural yang ringkas mencegah rekan yang lebih muda untuk mengulangi kesalahan rekan yang lebih tua.

Pada prinsipnya, sistem manajemen juga mewujudkan pengetahuan organisasi mereka. Ini dapat digunakan untuk mengamankan pengetahuan implisit dan eksplisit dan untuk memperbaruinya di kursus lebih lanjut. Mungkin tidak mungkin untuk benar-benar mendokumentasikan pengalaman selama 30 tahun. Sebaliknya, tidak ada gunanya memperbaiki proses menangani keluhan pelanggan. Ini adalah pekerjaan sehari-hari dalam manajemen proses.

 

Inovasi melalui transfer pengetahuan

Ketika kolega yang lebih muda dan yang lebih tua membahas sesuatu bersama-sama, perspektif, pengalaman, dan ide yang berbeda datang bersama: lebih eksplisit, pengetahuan berbasis ilmiah di satu sisi, lebih implisit, pengetahuan konteks-spesifik di sisi lain. Selain deskripsi proses yang lebih akurat dan prosedur yang lebih baik, ini menghasilkan pendekatan dan ide baru - dan dengan demikian prasyarat untuk inovasi.

Dalam konteks ini, sistem manajemen mutu (SMM) menurut ISO 9001 terutama bertanggung jawab untuk menciptakan prasyarat organisasi dan menetapkan dorongan awal. Area pengetahuan yang paling relevan untuk diamankan harus didefinisikan. Prioritas harus ditetapkan dan sumber daya dilepaskan. Yang menentukan arah di sini adalah kemampuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan hukum. Pengetahuan yang diperlukan untuk ini pada dasarnya adalah prioritas. Seiring berjalannya tugas, antusiasme, rasa ingin tahu, dan dorongan akan mendorongnya maju dan mengarah pada kesuksesan.

 

Digitalisasi memfasilitasi penggunaan pengetahuan

Bahkan upaya yang paling ambisius untuk menggunakan pengetahuan yang tersedia dalam organisasi gagal karena masalah sepele mengganggu tugas yang sebenarnya. Perpustakaan yang diisi dengan murah hati tetap tidak digunakan, Wiki ditinggalkan. Langkah-langkah yang berhasil memperhitungkan preferensi untuk kebiasaan lama dan tekanan tenggat waktu yang konstan. Digitalisasi menawarkan kesempatan untuk memfasilitasi akses ke pengetahuan - tidak dalam sistem TI yang terpisah, tetapi dalam alat yang sama yang mengontrol (sebagian) proses otomatis. Untuk mengotorisasi penawaran, hanya informasi terpenting yang disiapkan dan ditampilkan.

Dalam kasus yang lebih rumit, dokumen tambahan secara otomatis diringkas dan ditampilkan sesuai kebutuhan. Di masa depan, AI akan memutuskan informasi mana yang perlu ditampilkan kepada karyawan sama sekali. Informasi mana yang digunakan AI pada gilirannya, dan mengapa ia memutuskan seperti ini, tetap tersembunyi. Oleh karena itu, perusahaan yang (akan) menerapkan metode serupa dan menggunakan AI sebagai pembawa pengetahuan harus mempertimbangkan sejak awal bagaimana mereka akan mengamankan pengetahuan implisit AI, dan terus menggunakannya saat pembaruan berikutnya jatuh tempo.

 

Mengamankan pengetahuan pada tahap awal - mengenali risiko dan peluang

Anjuran yang sama berlaku untuk manusia sebagai pembawa pengetahuan. Perusahaan telah mempertimbangkan risiko dan peluang terkait di bidang perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, dan desain tempat kerja. Fungsi kritis memiliki staf ganda, dengan peran pekerjaan yang sedikit berbeda. Kantor dirancang sedemikian rupa sehingga kolega baru terlibat sejak awal ketika tugas yang tumpang tindih terlibat. Pembagian tugas bergantian, pelatihan internal dan metode kerja yang didokumentasikan dengan tepat melakukan sisanya. Dalam perincian seperti itu terdapat banyak risiko, dan banyak peluang nyata untuk meningkatkan pengetahuan organisasi.

Loading...

Panduan Audit DQS ISO 9001:2015 dalam praktiknya

Pertanyaan audit yang paling sering ditanyakan dan kemungkinan buktinya.
Lebih dari sekadar daftar periksa!

Dari para ahli di bidangnya.

Menerapkan persyaratan pada pengetahuan organisasi

Memahami persyaratan dalam bab 7.1.6 sebagai ajakan bertindak berarti mengidentifikasi ini dan risiko serta peluang lainnya dan menemukan solusi sederhana dan cerdas di semua tempat berbeda di mana pengetahuan menjadi masalah. Dan itu berarti menggunakan pengetahuan di semua titik ini untuk tugas-tugas manajemen mutu yang komprehensif.

Pengetahuan organisasi dalam ISO 9001 - Kesimpulan

ISO 9001 telah lama meninggalkan "pengetahuan organisasi", meskipun topik tersebut telah dibahas di antara para ilmuwan sejak pertengahan 1990-an abad terakhir. Dan bahkan persyaratan baru di bab 7.1.6, yang termasuk dalam standar ISO dengan revisi utama tahun 2015, hanya menyentuh topik tersebut.

Oleh karena itu, pengguna standar diharuskan untuk mengambil keputusan sendiri tentang pengetahuan mana yang dibutuhkan pada titik mana di perusahaan hari ini dan besok, untuk mencapai tujuan yang ditetapkan secara andal, atau hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutu. Fokusnya harus pada pertimbangan berikut, antara lain:

  • Bagaimana pengetahuan yang diperlukan dapat dipertahankan di perusahaan?
  • Bagaimana pengetahuan baru dapat diperoleh?
  • Keahlian apa yang penting untuk masa depan?
  • Apa pengaruh perubahan demografis terhadap perusahaan?
  • Apa pengaruh topik seperti inovasi dan digitalisasi?

Pada akhirnya, ada baiknya - dengan pandangan untuk "risiko dan peluang" - untuk memungkinkan topik pengetahuan organisasi sudah mengalir ke dalam perencanaan personalia, misalnya, dan untuk mempertimbangkannya secara komprehensif ketika membuat keputusan.

 

DQS. Simply leveraging Quality.

Kami menganggap diri kami pionir dan inovator dengan tujuan mempertahankan, menciptakan, dan meningkatkan tolok ukur yang sebanding secara internasional. Dengan demikian, produk, proses, atau layanan menjadi lebih aman dan berkualitas lebih tinggi di seluruh dunia. Sertifikasi kami menyederhanakan pertukaran global antara perusahaan, badan pengatur atau organisasi, dan pada saat yang sama memperkuat kepercayaan pelanggan dan konsumen terhadap produk, layanan, dan organisasi. Oleh karena itu, kami memahami pekerjaan kami sebagai kontribusi penting bagi masyarakat.

audits-dqs-audit wuerfel nebeneinander auf tisch
Loading...

DQS. Karena tidak semua audit diciptakan sama.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang sertifikasi sistem manajemen mutu Anda sesuai dengan ISO 9001? Cari tahu lebih lanjut. Tanpa kewajiban dan gratis.

Keahlian dan kepercayaan

Untuk diperhatikan: Artikel, panduan audit, dan konten kami lainnya ditulis secara eksklusif oleh pakar sistem manajemen internal dan auditor kami yang telah berdiri selama bertahun-tahun. Jika Anda memiliki pertanyaan untuk penulis kami tentang konten, silakan hubungi kami. Kami sangat menantikan kesempatan berbincang dengan Anda.

Penulis
Nadja Goetz

Manajer produk ISO 9001 serta ahli DQS untuk sistem manajemen kesehatan dan audit BSI-KRITIS, auditor dan manajer produk untuk berbagai standar kualitas rehabilitasi serta rawat inap dan rawat jalan.

Loading...