Manajemen kualitas dalam UKM: Erwin Halder KG

DAFTAR ISI

• ISO 9001 - Sebuah standar dalam masa transisi
• Revisi besar pada tahun 2015
• Manajemen Kualitas - Sangat diperlukan untuk UKM
• Manajemen mutu di UKM - Wawancara dengan Erich Rosmer, Erwin Halder KG
• Manajemen mutu di UKM - Kesimpulan
• DQS - Pelopor dalam sertifikasi sistem manajemen

ISO 9001 - Sebuah standar dalam masa transisi

ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 sebagai standar untuk jaminan kualitas klasik; draf pertama untuk seri ISO 9000 tersedia dua tahun sebelumnya. Pada saat itu, audit sertifikasi masih ditandai dengan pemrosesan skematis dari 20 elemen; pada saat itu, belum memungkinkan untuk berbicara tentang standar sistem manajemen yang sebenarnya.

Sementara revisi pertama standar pada tahun 1994 masih terbatas pada penyesuaian editorial dan konseptual, dan terus berfokus pada prosedur dan dokumentasi, revisi kedua standar kualitas pada tahun 2000 menawarkan perubahan yang menentukan: menjauh dari elemen dan menuju orientasi proses - jaminan kualitas akhirnya menjadi manajemen kualitas dan dengan demikian tidak dapat dihindari menjadi urusan manajemen puncak.

Peningkatan berkelanjutan (CIP) juga secara resmi dimasukkan ke dalam standar dengan revisi tahun 2000. Terakhir, mengintegrasikan ISO 9002 dan ISO 9003 ke dalam ISO 9001 merupakan langkah besar, yang juga meletakkan dasar bagi struktur baru untuk isi standar. Revisi tahun 2008 hanya menambahkan beberapa klarifikasi; struktur dan persyaratannya tetap sama.

Revisi utama tahun 2015

Dengan Struktur Tingkat Tinggi, revisi besar tahun 2015 memperkenalkan struktur baru untuk persyaratan, dengan teks dan istilah dasar yang sama di semua standar sistem manajemen ISO. Hal ini juga berarti banyak perubahan mendasar pada konten ISO 9001. Ini termasuk, misalnya, topik konteks organisasi, dengan mempertimbangkan pihak-pihak yang berkepentingan.

Manajemen puncak sekarang dianggap lebih bertanggung jawab atas sistem manajemen dengan apa yang disebut akuntabilitas, dan pengenalan pendekatan berbasis risiko membawa konsep risiko dan peluang ke dalam organisasi. Selain itu, pengetahuan organisasi dinyatakan sebagai sumber daya yang penting dan bentuk dokumentasi baru yang lebih efisien diciptakan, yang kemudian disebut sebagai informasi terdokumentasi.

Revisi besar-besaran pada awalnya menyebabkan beberapa sakit kepala bagi para pengguna standar - baik di UKM maupun organisasi besar. Setelah periode pengenalan tertentu, persyaratan baru, yang pada awalnya digambarkan sebagai "tantangan nyata", pada akhirnya menjadi hal yang biasa bagi mereka - terutama karena revisi besar tersebut benar-benar membawa sejumlah keuntungan dan manfaat manajemen bagi organisasi bersertifikasi untuk produk dan layanan mereka melalui sistem manajemen mutu.

Manajemen Mutu - Sangat Diperlukan untuk UKM

Erwin Halder KG adalah perusahaan menengah yang berbasis di Bronnen (Jerman) yang didirikan 85 tahun yang lalu sebagai produsen perkakas tangan. Saat ini, selain perkakas tangan, portofolio perusahaan ini mencakup sejumlah besar suku cadang dan produk standar untuk industri penerbangan.

Halder telah disertifikasi ISO 9001 selama sekitar 30 tahun, dengan versi tahun 1994 menandai masuknya perusahaan ini ke dalam dunia ISO 9001. Sistem manajemen dijadwalkan akan disertifikasi ulang untuk kesepuluh kalinya pada bulan September 2024 - dan dengan demikian telah mengalami hampir seluruh perkembangan standar kualitas - dari awal sebagai standar jaminan kualitas hingga standar sistem manajemen yang kompleks saat ini.

• Bagaimana bisnis keluarga ini mengalami revisi standar yang terkadang sangat ekstensif?
• Mengapa perusahaan ini dianggap sebagai contoh utama manajemen kualitas yang sukses?

Kami berbincang dengan Erich Rosmer, Perwakilan Manajemen Kualitas di Halder sejak awal, tentang tiga dekade manajemen kualitas.

Manajemen mutu dalam UKM

Wawancara dengan Erich Rosmer, Erwin Halder KG

DQS: Pak Rosmer, Anda ada di sana 30 tahun yang lalu ketika Halder pertama kali memperkenalkan "sistem untuk presentasi jaminan kualitas" sesuai dengan ISO 9001 dan mendapatkan sertifikasi dari DQS. Apakah Anda masih ingat alasan dari langkah ini?

Erich Rosmer: Dorongan datang dari departemen penjualan kami dan dari meningkatnya jumlah pertanyaan, misalnya dalam bentuk kuesioner dari pelanggan kami tentang masalah jaminan kualitas. Sebagai hasil dari hal ini dan dorongan kami sendiri untuk meningkatkan proses, manajemen Erwin Halder KG memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001. Tidak ada persyaratan pelanggan yang ditentukan untuk sertifikasi. DQS sudah menjadi penyedia sertifikasi terkemuka pada saat itu dan dipilih sebagai mitra.

DQS: Peran apa yang dimainkan oleh sistem manajemen mutu (QMS) Anda saat ini - juga terkait dengan orientasi pasar?

Erich Rosmer: Sistem manajemen sekarang menjadi titik sentral dari organisasi struktural dan proses kami. Dokumentasi asli dalam bentuk kertas telah dipindahkan ke alat dokumentasi digital yang sesuai, yang telah menyederhanakan akses, pencarian dan administrasi. Dengan tujuan untuk orientasi pasar, manajemen memutuskan pada tahun 2012 agar perusahaan kami mendapatkan sertifikasi tambahan sesuai dengan standar kedirgantaraan EN 9100.

DQS : Ketika Anda memikirkan pihak-pihak yang berkepentingan, seberapa besar kebutuhan mereka akan informasi dan dapatkah Anda memenuhi hal ini dengan bantuan QMS?

Erich Rosmer: Proses dan definisi yang terdokumentasi dalam QMS sangat membantu dan penting ketika menjawab banyak pertanyaan selama audit pelanggan secara berkala. Selain pertanyaan tentang QMS, audit ini juga mencakup topik-topik lain seperti tanggung jawab sosial perusahaan, pedoman, peraturan seperti Peraturan Bahan Kimia Eropa atau Petunjuk RoHS Uni Eropa untuk bahan berbahaya, serta kepatuhan secara umum.

DQS: Tenaga kerja Anda adalah pihak yang berkepentingan. Seberapa baik QMS diterima di sana? Apa pengalaman Anda dengan audit internal, misalnya?

Erich Rosmer: Setelah lebih dari 30 tahun pengalaman, penerimaan di antara semua karyawan sangat tinggi dan signifikansi serta pentingnya QMS telah terinternalisasi. Namun demikian, audit internal sangatlah penting. Dalam lingkungan yang terus berubah, definisi dan proses terus disesuaikan. Hal ini harus diperiksa kesesuaiannya dalam audit dan diperbaiki jika perlu.

DQS: Di masa lalu, masalah kesesuaian memiliki prioritas mutlak, namun saat ini fokusnya telah bergeser ke tanggung jawab aktif manajemen - bagaimana perusahaan mendapatkan keuntungan dari perkembangan ini?

Erich Rosmer: Kami sangat menyambut baik fakta bahwa fokus saat ini adalah pada praktik aktual dan tujuan yang dicapai, dibandingkan dengan "memenuhi formalitas". Hal ini meningkatkan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan kami dan memberi kami lebih banyak kebebasan dalam menerapkan standar.

DQS Sejak revisi terbaru tahun 2015, risiko dan peluang telah memainkan peran sentral dalam ISO 9001. Mari kita pikirkan, misalnya, manajemen kerentanan sebagai pengungkit aktif untuk mengidentifikasi dan mengeksploitasi peluang. Apa peran yang dimainkan oleh audit eksternal dalam konteks ini?

Erich Rosmer: Mereka adalah "mitra tanding" yang penting bagi manajemen. Manajemen risiko adalah komponen utama dari manajemen operasional. Risiko harus diketahui, disadari dan dikendalikan. Kontrol eksternal yang kritis memastikan kualitas manajemen risiko. Peluang sering kali muncul melalui langkah-langkah mitigasi risiko.

DQS: Bagaimana keseimbangan antara manajemen risiko dan peluang dalam QMS Anda?

Erich Rosmer: Pengalaman menunjukkan bahwa manajemen risiko jelas mendominasi.

DQS: Pada bulan Februari 2024, ISO menerbitkan amandemen ISO baru tentang perubahan iklim dan menyerukan agar amandemen tersebut dimasukkan ke dalam 31 standar yang saat ini telah diterbitkan. Bagaimana Anda menghadapi hal ini sehubungan dengan ISO 9001?

Erich Rosmer: Persyaratan ISO untuk mempertimbangkan masalah perubahan iklim dalam konteks organisasi merupakan dorongan berharga yang juga akan kami gunakan dalam sistem QM. Untuk mendukung target iklim dan juga untuk "tolok ukur" kami sendiri, kami juga akan memperkenalkan sistem manajemen lingkungan yang sesuai dengan EMAS tahun ini, dan akan divalidasi oleh auditor lingkungan.

DQS: Pak Rosmer, terima kasih banyak atas wawancara yang menarik ini!

Manajemen kualitas di UKM - Kesimpulan

Contoh praktis dari Erwin Halder KG menunjukkan dengan mengesankan bagaimana sebuah perusahaan menengah dapat mencapai kesuksesan yang berkelanjutan selama lebih dari tiga dekade dengan secara konsisten menerapkan standar ISO 9001. Adaptasi berkelanjutan terhadap standar, yang telah direvisi beberapa kali, dan integrasi persyaratan baru, tidak hanya meningkatkan kualitas proses internal, tetapi juga memperkuat posisi pasar perusahaan. Pengalaman Erich Rosmer menggarisbawahi pentingnya QM yang fleksibel dan berorientasi pada masa depan di perusahaan menengah.

DQS - Pelopor dalam sertifikasi sistem manajemen

Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) didirikan pada tahun 1985 oleh DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) dan DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) sebagai lembaga sertifikasi sistem manajemen pertama di Jerman.

Kami adalah satu-satunya pemberi sertifikasi utama yang berfokus pada sistem dan proses manajemen. Kami telah memainkan peran perintis dalam hal ini selama bertahun-tahun. Pada tahun 1986, DQS menerbitkan sertifikat pertama Jerman sesuai dengan ISO 9001, standar terpenting di dunia untuk sistem manajemen.

Pada tahun 1991, DQS merupakan lembaga sertifikasi pertama di Jerman yang diakreditasi untuk ISO 9001/2/3 oleh TGA GmbH (sekarang: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS). Saat ini, jangkauan layanan kami mencakup sekitar 200 peraturan internasional dan standar nasional. Klaim kami selalu dimulai dari daftar periksa. Percayalah pada kata-kata kami!