Audit yang tahan terhadap masa depan - pertimbangan tentang Konteks Organisasi

DAFTAR ISI

• Audit yang tahan terhadap masa depan - Pertimbangan tentang konteks organisasi
• Audit harus mengikuti perkembangan
• Memikirkan kembali kompetensi auditor
• Tim audit interdisipliner 2.0
• Memperluas fokus pengetahuan
• Kesimpulan: ISO 9001 tumbuh bersama kita
• DQS - merintis sertifikasi sistem manajemen

Audit yang tahan terhadap masa depan - Pertimbangan pada konteks organisasi

Dalam dunia yang terus berubah, Klausul Empat ISO 9001 sangat penting karena memberikan dorongan yang diperlukan untuk menjaga agar sistem manajemen mutu (SMM) tetap fleksibel, mudah beradaptasi, dan tahan terhadap masa depan. Memastikan relevansi jangka panjang dan efektivitas QMS, terutama di dunia VUCA*, merupakan agenda utama. "Keahlian" ISO 9001, yang sejalan dengan hal ini, tidak diragukan lagi lebih dari sekadar mode; ini adalah tren signifikan yang merespons tuntutan yang semakin meningkat terhadap kualitas, efisiensi, dan daya saing internasional.

Istilah-istilah seperti globalisasi dan internasionalisasi, meningkatnya kompleksitas dalam rantai pasokan, digitalisasi, dan keberlanjutan telah lama menjadi topik sehari-hari dalam manajemen mutu. Sebagai perusahaan sertifikasi, kami mengamati bahwa perkembangan ini mulai diterima. Semakin banyak perusahaan yang mengakui nilai dari sistem manajemen mutu yang sangat optimal untuk menegaskan diri mereka sendiri dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan dinamis serta bertindak dengan gesit: manajemen mutu sebagai manajemen perubahan.

Dari perspektif manajemen perubahan, "keahlian" ISO 9001 bukan hanya sebuah tren, tetapi juga merupakan perkembangan yang diperlukan. Kemampuan untuk mengelola perubahan secara efektif dengan tetap mempertahankan standar kualitas yang tinggi sangat penting dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan yang menyempurnakan - atau "ahli" - proses ISO 9001 mereka meletakkan dasar untuk mengelola perubahan dan menggunakannya sebagai peluang untuk pertumbuhan dan inovasi.

*Catatan penerjemah: VUCA adalah akronim yang didasarkan pada teori kepemimpinan Warren Bennis dan Burt Nanus, untuk menggambarkan atau merefleksikan ketidakstabilan, ketidakpastian, kerumitan, dan ambiguitas kondisi dan situasi umum .

Audit harus mengikutinya

Sebagai lembaga sertifikasi, kami berpandangan bahwa peningkatan kompleksitas yang berasal dari konteks organisasi harus diikuti dengan perkembangan yang paralel. Audit sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001 semakin membutuhkan - atau seharusnya membutuhkan - keterlibatan spesialis lain selain auditor QM. Hal ini terutama terjadi di lingkungan teknologi atau peraturan, dan omong-omong, ini bukan hanya audit sertifikasi eksternal, tetapi juga audit internal. Tantangannya - bagi DQS sebagai lembaga sertifikasi dan bagi setiap organisasi - adalah mencari konstelasi baru dalam komposisi tim auditor dan mengukur kinerja mereka terhadap realitas masalah.

Dengan kata lain, ruang lingkup sertifikat ISO 9001 untuk organisasi tertentu secara alamiah mendefinisikan area, proses, produk dan layanan tertentu dari organisasi tersebut, yang pada gilirannya dicakup oleh sistem manajemen mutunya. Dan di sinilah kita sampai pada analogi audit, karena ruang lingkup harus mencerminkan keterampilan teknis dan metodologis tim auditor, yaitu kemampuan auditor untuk menilai dan memvalidasi ruang lingkup yang ditentukan dengan tepat.

Memikirkan kembali kompetensi auditor

Kebutuhan akan pengetahuan khusus industri tidak perlu dipertanyakan lagi. Sebaliknya, dalam beberapa tahun terakhir, Badan Akreditasi Jerman (DAkkS) telah memperketat persyaratan kompetensi auditor sesuai dengan ISO/IEC 17021-1 dalam beberapa tahun terakhir.

Auditor harus menunjukkan pengetahuan spesialis yang baik di bidang audit mereka, pengalaman industri praktis, dan pelatihan lebih lanjut secara teratur agar dapat mengikuti perkembangan standar dan perkembangan industri terkini. Namun, sekarang juga penting bagi auditor untuk dapat melihat melampaui batas-batas industri mereka. Lebih konkretnya, seorang auditor juga harus memperhatikan aspek-aspek digitalisasi, keberlanjutan, legislasi, atau masyarakat modern saat ini agar dapat memberikan penilaian yang tepat dan terkini terhadap Sistem QM

Dua contoh langsung adalah arahan NIS2 Eropa untuk keamanan siber dan persyaratan ISO yang baru tentang perubahan iklim.

Tim audit interdisipliner 2.0

Tidak mungkin lagi menggabungkan berbagai keterampilan dan perspektif spesialis yang diperlukan dalam satu orang. Hal ini tidak berarti bahwa para ahli yang sudah lama berkecimpung di sektor tertentu tidak akan dibutuhkan lagi; sebaliknya. Namun, dalam banyak kasus, mereka tidak lagi bertindak sendiri tetapi akan menjadi pemimpin atau bagian dari tim auditor interdisipliner - meskipun "hanya" tentang ISO 9001. Dengan menggabungkan pengetahuan khusus industri dan keterampilan lintas fungsi, tim interdisipliner adalah jawaban atas tuntutan audit modern yang kompleks dan untuk lebih memahami lingkungan ekonomi, peraturan, dan sosial di samping ruang lingkup yang lebih sempit.

Semua ini meninggalkan jejak ketika mempersiapkan audit sertifikasi; tantangan baru muncul. Kompleksitas proses perencanaan semakin meningkat, dan dampaknya terhadap biaya audit sangat jelas. Namun, yang jauh lebih penting adalah pertanyaan tentang bagaimana kami, sebagai perusahaan sertifikasi, dapat memperluas kompetensi dan keterampilan auditor kami di luar pengetahuan tradisional tentang peraturan dan industri.

Memperluas fokus pengetahuan

Kemajuan teknis dalam beberapa tahun terakhir telah meningkatkan transfer pengetahuan secara signifikan: Pelatihan telah menjadi lebih digital, dan ada lebih banyak penawaran online dengan jadwal yang lebih fleksibel dan lebih sedikit perjalanan yang diperlukan. Dokumentasi dapat dioptimalkan melalui obrolan dan rekaman video. Perkembangan ini memungkinkan kami untuk memperluas cakupan topik yang tercakup dalam kursus pendidikan dan pelatihan lebih lanjut - sebuah keuntungan yang menentukan di masa spesialisasi yang semakin meningkat.
Sebagai contoh, karena kami menjadi lebih cepat, kami sekarang dapat secara khusus mempromosikan pelatihan mendalam tentang perkembangan lintas peraturan dalam legislasi atau standarisasi atau kunjungan pada topik-topik seperti audit kecerdasan buatan. Pengembangan berkelanjutan dari penawaran pengetahuan semacam itu akan terus kami lakukan di tahun-tahun mendatang - baik untuk auditor yang sudah ada maupun untuk penerimaan auditor baru.

Kesimpulan: ISO 9001 tumbuh bersama kita

Meskipun mengaudit QMS telah menjadi tantangan, ini adalah kesempatan terbaik untuk meningkatkan diri. Keahlian ISO 9001 mengungkapkan kompleksitas dan ketidakpastian di zaman kita - dan pada saat yang sama, pengembangan lebih lanjut di banyak bidang. Revisi ISO 9001 yang akan datang juga menunjukkan bahwa standar QM memiliki alasan yang kuat karena terus diperbarui.

Catatan: Artikel di atas pertama kali dipublikasikan di blog DGQ Jerman pada tanggal 4 Oktober 2024. Artikel ini diterbitkan di sini dengan izin dari mereka.

DQS - merintis sertifikasi sistem manajemen

DQS, "Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen" didirikan pada tahun 1985 oleh DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) dan DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) sebagai lembaga sertifikasi sistem manajemen pertama di Jerman.

Kami adalah satu-satunya lembaga sertifikasi utama yang berfokus pada sistem dan proses manajemen. Kami telah memainkan peran perintis dalam hal ini selama bertahun-tahun. Pada tahun 1986, DQS menerbitkan sertifikat pertama Jerman sesuai dengan ISO 9001, standar terpenting di dunia untuk sistem manajemen.

Pada tahun 1991, DQS merupakan lembaga sertifikasi pertama di Jerman yang diakreditasi untuk ISO 9001/2/3 oleh TGA GmbH (sekarang: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS). Saat ini, jangkauan layanan kami mencakup sekitar 200 peraturan internasional dan standar nasional. Klaim kami selalu dimulai dari daftar periksa. Percayalah pada kata-kata kami!

Keahlian dan kepercayaan

Harap diperhatikan: Artikel dan materi kami ditulis secara eksklusif oleh para ahli internal kami untuk sistem manajemen dan auditor yang sudah lama bekerja. Jika Anda memiliki pertanyaan untuk penulis kami tentang konten, silakan hubungi kami. Kami menantikan tanggapan Anda.