Three engineers working on a virtual 3d model of a car

Alat dokumentasi audit CARA

IATF telah mengembangkan alat dokumentasi audit yang disebut "CARA - Common Audit Report Application".


CARA - Common Audit Report Application

IATF telah mengembangkan alat dokumentasi audit dengan nama "CARA - Common Audit Report Application". Tujuan utamanya adalah untuk menyelaraskan dokumentasi audit yang sebelumnya ditangani secara individual oleh lembaga sertifikasi. Di masa depan, dokumen audit akan dibuat, diedit, disimpan, dan digunakan dengan cara yang terstandarisasi. Di masa mendatang, semua auditor IATF di seluruh dunia akan mendokumentasikan hasil audit pada platform yang sama, terlepas dari lembaga sertifikasi tempat mereka bekerja.

CARA adalah aplikasi berbasis browser IATF yang tidak memerlukan perangkat lunak tambahan apa pun untuk diinstal di organisasi Anda. Aplikasi ini juga tidak terhubung ke server atau cloud. Semua data audit yang dibuat dan diimpor hanya disimpan di database internal browser setiap pengguna, yang dapat diakses secara offline (tanpa koneksi internet). Ini, pada gilirannya, mengharuskan pengguna untuk bekerja hanya dengan browser yang satu ini, karena tidak ada akses yang dimungkinkan dari browser lain.

Penggunaan alat ini wajib untuk semua prosedur audit IATF mulai 1 Januari 2021, bahkan jika Anda sudah berada di tengah siklus audit. Untuk membantu Anda lebih memahami CARA, kami telah mengumpulkan pertanyaan & jawaban paling penting untuk Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, tim kami dengan senang hati akan membantu Anda melalui ekstensi +49 69 95427-555/+62 21 304 90228 atau melalui email ke auditmanager(at)dqs.de/info@dqsindonesia.com. Masalah pemrograman atau masalah yang lebih serius juga dikumpulkan di sana dan diteruskan ke VDA QMC untuk Anda melalui Dukungan Tingkat Kedua DQS Holding GmbH maupun DQS Indonesia.

Tanya jawab tentang CARA

Apa tujuan dari CARA?

Harmonisasi dokumentasi audit yang sebelumnya ditangani secara individual oleh perusahaan sertifikasi. Di masa depan, semua dokumen audit akan dibuat, diedit, disimpan dan digunakan secara terstandar.

Bagaimana cara menghubungi CARA?

Sebagai pelanggan yang terlibat dalam proses sertifikasi, Anda dapat menjangkau area yang relevan bagi Anda dalam CARA melalui tautan berikut:  nccara.iatfglobaloversight.org.

Apakah CARA memerlukan perangkat lunak tambahan untuk diinstal di dalam organisasi?

Tidak, CARA adalah aplikasi berbasis browser yang hanya membutuhkan akses internet, tanpa software tambahan. Aplikasi ini juga tidak terhubung ke server atau cloud. Semua data audit yang dibuat dan diimpor disimpan secara eksklusif di database internal browser masing-masing pengguna, yang juga dapat diakses secara offline (tanpa koneksi internet). Ini memastikan bahwa tidak ada data lebih lanjut yang dikirimkan ke database di luar aplikasi lokal

Browser mana yang didukung?

  • Edge, Chrome, Firefox dan Opera - keempat browser ini didukung penuh dalam versi masing-masing saat ini.
  • Internet Explorer versi 11 dan di atasnya didukung, tetapi tidak boleh digunakan.
     

Browser mana yang tidak didukung?

  • Safari - browser Apple ini tidak didukung. Ini bekerja sesuai dengan standarnya sendiri, file PDF tidak dapat dibuat dan laporan tidak dapat dicetak.
  • Perangkat Apple iOS tidak dapat membuat file di dalam browser, jadi pencadangan data tidak dapat dilakukan. Penggunaannya tidak disarankan atau didukung secara resmi.
     

Apa pengaruh transisi ke CARA bagi organisasi kita?

1. Perencanaan Audit

Selama empat tahun terakhir Anda telah menggunakan DQS Audit Manager untuk proses perencanaan audit. Namun, segera setelah transisi ke CARA selesai, ini tidak akan mungkin lagi. Sebagai gantinya, DQS akan memperkenalkan templat berbasis Excel untuk menggunakannya untuk melaksanakan proses perencanaan audit yang terdokumentasi secara transisi. Segera setelah audit Anda direncanakan dan dikonfirmasi, auditor IATF yang bertanggung jawab akan mengirimi Anda template ini untuk diisi. Dokumen / dokumen yang Anda kirim kembali menjadi dasar untuk mengembangkan dan menyelesaikan rencana audit untuk audit yang akan datang.

2. Dokumentasi audit

Mulai 1 Januari 2021, semua laporan audit dan dokumentasi hilir dari segala ketidaksesuaian akan dibuat di CARA. Ini berarti bahwa manajemen ketidaksesuaian dan pertukaran informasi yang diperlukan antara Anda dan auditor Anda juga dilakukan secara langsung melalui CARA.

Di masa lalu Anda juga telah menggunakan Audit Manager untuk dapat bereaksi terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam audit. Dengan transisi ke CARA, juga akan terjadi perubahan dalam pengertian standardisasi. Karena CARA memiliki template berbasis web yang dengannya Anda harus bereaksi terhadap ketidaksesuaian terbuka dengan cara terstandar di seluruh dunia. Penggunaan wajib CARA untuk manajemen ketidaksesuaian sudah dicatat dalam SI 13 dari aturan sertifikasi IATF.

Formulir web menggunakan teknologi yang sama dengan CARA, jadi Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak tambahan apa pun dan akses tidak dibatasi dengan cara apa pun. Menggunakan formulir web memastikan bahwa struktur data dipertahankan dan respons Anda dicatat dalam format yang konsisten. Bagi Anda, ini mengubah tampilan laporan audit dan rencana tindakan untuk tindakan pelacakan (rencana tindakan).
 

Bagaimana audit jarak jauh diidentifikasi dalam CARA?

Di CARA, di subbagian “Data audit” sekarang secara eksplisit ditanyakan apakah audit IATF adalah audit jarak jauh atau bukan – perusahaan harus mengisi kolom yang sesuai (ya / tidak).

Selain itu, CARA telah membuat kategori untuk audit jarak jauh sebagian. CARA memberikan informasi berikut: Jika audit dilakukan sebagian dari jarak jauh, sebutkan auditor yang melakukannya dari jarak jauh dan tunjukkan di area "Processes" di bagian "Process audit details" di bawah "Audit information" proses mana yang dilakukan dari jarak jauh. Wajib diisi jika berlaku.
 

Bagaimana tepatnya manajemen ketidaksesuaian (NC) bekerja di CARA?

Masukan Anda ditukar melalui aplikasi NC Forms CARA. Proses komunikasi antara Anda dan auditor Anda adalah sebagai berikut dan dapat diulang sesering yang diperlukan:

  1. Auditor Anda melengkapi semua data yang diperlukan untuk proses sertifikasi di aplikasi CARA dan kemudian membuat laporan audit.
  2. Pada saat yang sama, laporan NC dibuat jika ditemukan ketidaksesuaian.
  3. Auditor biasanya mengirimi Anda laporan NC ini melalui email dengan mengekspor dan mengirim file JSON* termasuk tautan ke CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Transmisi terjadi di luar CARA. Catatan: File yang disimpan hanya dapat dibaca dalam sistem CARA, yaitu harus diimpor ulang ke dalam aplikasi terlebih dahulu oleh editor.
  4. Untuk Anda ini berarti, setelah menerima laporan NC (file JSON), buka "NC CARA" dan impor kembali ke CARA dengan mengklik pada "Load report".
  5. Sekarang Anda dapat mengedit ketidaksesuaian seperti biasa – laporan tersedia untuk entri dalam organisasi Anda. NC individu dari laporan dapat diekspor dan diteruskan ke departemen yang bertanggung jawab.
  6. Setelah Anda selesai mengedit laporan NC akan disimpan ke folder unduhan Anda dengan mengklik "Save NCs for auditor".
  7. Laporan NC diekspor lagi dan dikirim kembali ke auditor Anda (sekali lagi sebagai file JSON melalui email). Untuk alasan keamanan, file lampiran tambahan harus dalam format PDF atau JPG dan masing-masing tidak boleh melebihi 10 MB.
  8. Setelah menerima laporan NC, auditor mengimpornya kembali ke CARA dengan mengklik “Load customer NC management”. Versi laporan NC ini secara otomatis menggantikan yang tersedia di sana.
  9. Jika pemrosesan umpan balik lebih lanjut diperlukan, ini dilakukan lagi sesuai dengan langkah 1 sampai 8.

*Singkatan JSON adalah singkatan dari JavaScript Object Notation (ekstensi file .json). Ini adalah file teks murni yang digunakan untuk bertukar data antar aplikasi.

Bagaimana saya menerima laporan audit saya?

Laporan audit akhir akan dikirimkan kepada Anda seperti sebelumnya. Tidak akan ada perubahan untuk Anda bahkan setelah pengenalan CARA.

Di mana saya bisa mendapatkan bantuan dari DQS?

Harap dicatat bahwa aplikasi CARA diprogram secara eksklusif oleh IATF. Namun, untuk mendukung Anda jika terjadi kesulitan teknis, tim dukungan, yang telah membuktikan dirinya sejak diperkenalkannya Audit Manager, siap membantu Anda melalui helpdesk:
Auditmanager@dqs.de/info@dqsindonesia.com atau melalui telepon di +49 69 95427- 555/+6221-304 90228. Masalah pemrograman atau masalah yang lebih serius juga dikumpulkan di sana dan diteruskan ke VDA QMC untuk Anda melalui dukungan tingkat kedua DQS Holding GmbH maupun DQS Indonesia.
 

Di mana saya dapat menemukan informasi lebih lanjut?

Untuk informasi lebih lanjut tentang alat dokumentasi audit baru CARA, silakan kunjungi halaman CARA Wiki resmi dari IATF dan CARA manual resmi. FQA saat ini dan tutorial video yang berguna bagi pengguna juga tersedia di sana.

Ada Pertanyaan?

Kami siap membantu.
Hubungi Kami